Тема 7. Аудит расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами – установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

При аудите расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:

– утвержденный состав подотчетных лиц;

– документальное оформление авансовых отчетов;

– правильность отражения в учете командировочных расходов;

– правильность выделения НДС из сумм командировочных расходов;

– соблюдение сроков отчетов по выданным подотчетным средствам и наличие остатков неиспользованных сумм;

– авансовые отчеты по представительским расходам;

– правильность ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх сумм, установленных законодательством.

В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их параллельно.

При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета «Расчеты с подотчетными лицами» с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После этого проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.). Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

Данные действия помогут аудитору удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и правильном распределении сумм по авансовым отчетам между соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).

Одним из направлений получения аудиторских доказательств является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям нормативных актов. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Тема 8. Аудит договорных отношений и расчетов с контрагентами

При аудите договорных отношений аудитор проверяет не только юридические аспекты действия договоров, но и их влияние на порядок отражения связанных с ними операций в бухгалтерском учете. В проведении проверки может участвовать эксперт-юрист.

Аудит договорных отношений и расчетов с контрагентами представлено следующими направлениями:

– аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, дебиторами и кредиторами;

– аудит резервов по сомнительным долгам;

– аудит расчетов по претензиям и возмещению материального ущерба;

– аудит расчетов по совместной деятельности

1. Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, дебиторами и кредиторами:

– проверка и подтверждение полноты и правильности проведенных инвентаризаций расчетов с дебиторами и кредиторами и отражения их результатов в учете;

– проверка и подтверждение правильности оформления первичных документов по приобретению ТМЦ и получению услуг с целью подтверждения обоснованности возникновения кредиторской задолженности;

– проверка и подтверждение своевременность погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета кредиторской задолженности;

– оценка правильности оформления и отражения в учете предъявленных претензий;

– проверка правильности оформления первичных документов по поставке товаров и оказанию услуг с целью подтверждения обоснованности возникновения дебиторской задолженности;

– проверка и подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета дебиторской задолженности;

– проверка правильности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, осуществляемых в рамках договора простого товарищества;

– проверка правильности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с дочерними (зависимыми) обществами.

2. Аудит резервов по сомнительным долгам:

– проверка и подтверждение остатков средств, зарезервированных по сомнительным долгам;

– проверка полноты, правильности и обоснованности начисления резерва по сомнительным долгам;

– проверка полноты и правильности использования резерва по сомнительным долгам;

– проверка полноты и правильности отражения в синтетическом и аналитическом учете операций по резерву по сомнительным долгам;

– проверка правильности формирования резерва по сомнительным долгам в налоговом учете.

3. Аудит расчетов по претензиям и возмещению материального ущерба:

– проверка своевременности предъявления претензий вследствие нарушения договорных обязательств, за пропажу и недостачу груза в пути и т.д.;

– выяснение своевременности принятых мер по возмещению нанесенного ущерба, проверка обоснованности претензий;

– подтверждение законности списания претензионных сумм на издержки производства и финансовые результаты;

– проверка расчетов по недостачам, растратам и хищениям;

– установление соблюдения сроков и порядка рассмотрения случаев недостач, потерь и растрат;

– проверка правильности оформления материалов о претензиях по недостачам, потерям и хищениям;

– изучение причины, вызвавшие недостачи, растраты и хищения;

– проверка по всем ли дебиторам (должникам) имеются обязательства о погашении задолженности или исполнительные листы, систематически ли поступают суммы в погашение задолженности, какие меры принимаются к должникам, от которых прекратились поступления денег, и т.п.

Цели аудита договорных отношений:

– выявить типовые обстоятельства, влияющие на налоговые риски организации, т.е. на возможное наступление нежелательных финансовых последствий (штрафов, пеней, сумм налога к доплате в бюджет) по результатам проведения налоговых проверок;

– сформулировать исчерпывающий перечень рекомендаций, которым должна следовать организация при согласовании с контрагентами условий договоров и оформлении первичных документов, предусмотренных соглашением сторон.

При этом аудиту должен быть подвергнут именно процесс заключения, исполнения и закрытия договоров. Источниками информации являются не только конкретные договоры, заключенные с контрагентами, но и внутренние нормативные акты, регламентирующие указанный процесс (например договорный регламент).

Содержание действий аудитора включает изучение и высказывание профессионального суждения относительно следующих элементов:

– формы договора (простая письменная или нотариальная);

– способа оформления (единый документ, совокупность документов);

– наличия существенных условий договора;

– наличия дополнительных условий, существенно снижающих налоговые риски;

– наличия и надлежащего оформления первичных документов, обязанность составления которых предусмотрена договорными отношениями (например, акта приема-передачи помещения по договору аренды);

– наличия обязательных реквизитов сторон (подписи полномочных представителей, печати сторон).

При этом порядок проведения аудита следующий:

1. проверка надлежащего оформления договорных отношений (исследуется форма заключения договоров);

2. проверка наличия совокупности существенных условий, обязательных для данного типа договоров;

3. проверка наличия прочих условий, снижающих налоговые риски организации;

4. проверка наличия реквизитов сторон и подписей их полномочных представителей.

Основная цель аудита расчетов с поставщиками, подрядчиками, покупателями и заказчиками – установить соответствие совершенных операций действующему законодательству и подтвердить достоверность отражения данных операций в бухгалтерской отчетности аудируемого лица.

К задачам аудита таких расчетов относится проверка дебиторской и кредиторской задолженности перед поставщиками, подрядчиками, покупателями и заказчиками; ее законности и реальности, правильности ее учета и списания на финансовые результаты организации.

В процессе проверки задолженности контрагентов выявляются:

– соответствие отражения в учете дебиторской и кредиторской задолженности принятой учетной политике;

– реальность существования, правильное и полное отражение в учете дебиторской и кредиторской задолженности;

– полнота представления в отчетности дебиторской и кредиторской задолженности.

Источниками информации для проведения аудита являются:

– регистры синтетических и аналитических счетов расчетов, включая компьютерные карточки по счетам;

– формы бухгалтерской и налоговой отчетности;

– первичные документы по учету расчетов: договоры, накладные, счета-фактуры, таможенные декларации, акты о приемке материалов, акты выполненных работ, справки о стоимости выполненных работ и затрат и т.д.;

– документы, подтверждающие факт оплаты: кассовые, банковские, акты о взаимозачетах и т.п.;

– журналы регистрации счетов-фактур (полученных, выданных), книги покупок и продаж, журналы учета выполненных работ;

– акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности, акты ее инвентаризации и другие документы, составленные в ходе инвентаризации расчетов;

– штатное расписание и должностные инструкции работников, ответственных за учет и управление дебиторской и кредиторской задолженностью организации и прочие документы, содержащие информацию о расчетах, дебиторской и кредиторской задолженности организации.

Данные источники информации должны давать полное представление о расчетах с контрагентами, в т.ч.: по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых еще не наступил; неоплаченным в срок расчетным документам; выданным и полученным авансам; выданным и полученным векселям, срок оплаты которых еще не наступил или уже прошел.

Этапы аудита договорных отношений и расчетов с контрагентами:

1. Планирование аудиторской проверки.

Во-первых, аудитору необходимо рассчитать уровень существенности ошибки. Существенной признается ошибка, величина которой сопоставима или превышает 5% от средней величины сумм по договорам с контрагентами. Аудитор может согласно своему профессиональному опыту установить другой уровень существенности.

Во-вторых, аудитору следует оценить аудиторский риск, заключающийся в том, что аудитор выразит неправильное мнение в случаях, когда финансовая отчетность содержит существенные искажения.

В-третьих, в общем плане аудита рекомендуется предусмотреть формирование аудиторской группы и распределение аудиторов по участкам, контроль руководителем выполнения плана и качества работы ассистентов аудитора, документальное оформление особого мнения члена аудиторской группы при возникновении разногласий, планируемые виды работ, период проведения аудита, необходимость привлечения экспертов и другие организационные вопросы.

2. Сбор аудиторских доказательств (рабочий этап). На данном этапе осуществляются следующие действия:

– получение аудиторских доказательств;

– проведение детальных тестов внутреннего контроля;

– процедуры проверки по существу (детальные тесты, аналитические процедуры, оценка прогнозной информации);

– уточнение приемлемого уровня аудиторского риска и существенности;

– документирование аудиторских процедур.

Для получения доказательств при аудите расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками могут использоваться следующие рабочие процедуры проверки:

– определение основных дебиторов и кредиторов и порядка расчетов с ними;

– анализ договоров с основными контрагентами на соответствие нормам гражданского законодательства;

– получение списка дебиторов и кредиторов (поставщиков, подрядчиков, покупателей, заказчиков) с указанием сумм задолженности на конец года; выполнение выборки с включением в нее наиболее значительных сумм и проверка наличия соответствующих договоров и первичных документов;

– проверка развернутого приведения в балансе остатков по счетам расчетов с вышеуказанными контрагентами; по счетам, имеющим дебетовое сальдо – в активе; имеющим кредитовое сальдо – в пассиве;

– проверка проведения в конце года инвентаризации задолженности поставщиков, подрядчиков, покупателей, заказчиков;

– изучение правильности отражения в учете дебиторской и кредиторской задолженности данных контрагентов в иностранной валюте;

– проверка того, что организация учета расчетов с покупателями, заказчиками, поставщиками и подрядчиками позволяет сгруппировать суммы дебиторской и кредиторской задолженности по срокам погашения;

– оценка правильности формирования статей баланса, содержащих сведения о дебиторской и кредиторской задолженности;

– проверка списания дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, и других нереальных для взыскания долгов за счет соответствующего резерва сомнительных долгов или отнесения их на финансовые результаты хозяйственной деятельности;

– проверка порядка учета авансов, полученных от покупателей и заказчиков, включения их в облагаемый оборот при расчете НДС.

3. Завершающий этап. Данный этап включает:

– завершение подготовки рабочей документации;

– информирование руководителя аудируемого лица о выявленных нарушениях в системе бухгалтерского учета;

– расчет степени влияния выявленных и неисправленных аудируемым лицом искажений на достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности;

– формирование мнения аудитора о подготовке итоговых документов (отчета для аудируемого лица, аудиторского заключения);

– подписание акта приема-сдачи выполненных работ.

После окончания работ аудитор формирует пакет рабочих документов, составляет аудиторский отчет и представляет его совместно с рабочей документацией руководителю проверки.

Наиболее типичными ошибками и нарушениями в учете расчетов с покупателями, подрядчиками, поставщиками и заказчиками являются:

1) нарушения в части организации первичного учета:

– арифметические ошибки при фиксировании оперативного факта;

– несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации;

– регистрация хозяйственных операций в документах неунифицированной формы, отсутствие реквизитов, придающих документу юридическую силу;

– отсутствие договоров на поставку продукции (выполнение работ, оказание услуг), первичных документов, подтверждающих возникновение дебиторской (кредиторской) задолженности;

– отсутствие графиков документооборота;

– ошибки при регистрации документа;

– нарушения сроков хранения документов в архиве;

– уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению;

– несоблюдение порядка оформления и предъявления претензий по договорам.

2) нарушения в части организации бухгалтерского и налогового учета:

– перекрытие кредиторской задолженности одному контрагенту авансами, выданными другому контрагенту;

– несвоевременное списание задолженности в связи с неверным исчислением сроков исковой давности;

– возмещение входящего НДС по неотфактурованным поставкам;

– счетные ошибки при исчислении курсовых разниц;

– списание безнадежного долга на счет прочих доходов и расходов при наличии ранее образованного резерва под эту задолженность;

– неправомерное признание задолженности безнадежной и ее списание за счет резерва по сомнительным долгам или прочих расходов;

– отсутствие или ненадлежащее ведение аналитического учета по контрагентам, неоплаченным в срок расчетным документам, неотфактурованным поставкам, авансам выданным, авансам полученным, выданным и полученным векселям, просроченным оплатой векселям и т.п. (исходя из требований нормативных актов);

– нарушение методологии учета в части неверно составленных корреспонденции счетов;

– нарушение порядка составления бухгалтерской отчетности в части формирования показателей о размере дебиторской (кредиторской) задолженности;

– нарушение сроков и порядка проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.