38. Справочно-информационные документы. Основные виды, порядок составления и оформления.

Иформационно-справочные документы являются основанием для издания приказов по личному составу.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

- докладная записка;

- служебная записка;

- объяснительная записка;

- предложение;

-представление;

- заявление;

- протокол;

- акт;

- справка;

- отзыв;

-переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики.

Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка:

- внутренняя;

- внешняя.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному.

Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:

- материально-технического обеспечения;

- хозяйственного обеспечения;

- организационного обеспечения.

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

По содержанию заявления подразделяются на две группы:

- по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и так далее);

- сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

- индивидуальным

- коллективным.

Справка:

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:

- место работы;

- должность, профессия, специальность;

- стаж работы в определённой должности;

- размер заработной платы;

- размер начисленных и уплаченных страховых взносов.

39. Письма. Виды писем.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Датой письма является дата его подписания.

Виды писем:

-инструктивные;- сопроводительные;- информационные;

- гарантийные;- рекламные;- претензионные;

- арбитражные;- письма-подтверждения;- письма-напоминания;

- письма-извещения;- письма-просьбы.

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.;

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии.

Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.).

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

Инициативные письма — это письма, требующие ответа.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.