31. Текст современного управленческого документа. Композиционная структура текста. Общие требования к языку и стилю служебных документов.

На бланке текст располагается между наименованием документа и реквизитами удостоверяющей части формуляра документа (подпись, печать, визы). Тексты управленческих документов имеют ряд особенностей, обусловленных спецификой их функционирования:

- устойчивость языковых конструкций;

- зависимость лексики документов управления от законодательных и нормативных актов органов власти;

- насыщенность документов специальной терминологией;

- нейтральность лексики, то есть отсутствие экспрессивно и эмоционально окрашенных выражений

Текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным.

Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью выражения содержания. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов, придаточных предложений), а также от правильности выбора формы предложения (односоставное, двусоставное или сложное).

Точность текста или предложения заключается в правильном употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Правильность формы слова или словосочетания определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой речи. Текст управленческого документа и каждое его предложение должны быть информационно емкими. Для этого необходимо избегать слов и словосочетаний, несущих избыточную информацию, неоправданных повторов и слов, не имеющих в условиях данного контекста конкретной смысловой нагрузки.

Убедительность является одной из важнейших черт текста документа.

Композиционная (логическая) структура текста документа - последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.

Тексты конкретных документов составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, определяющим состав смысловых частей текста документа, индивидуальным для каждого вида документа или его разновидностей. Например, тексты приказов по основной деятельности составляются по схеме:

1) вводная, или констатирующая, часть (обоснование);

2) распорядительная часть.

Тексты писем обычно состоят из 3-х частей: введения, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ; изложения, где приводятся цифры, факты и доводы; заключения, содержащего суть вопроса, т.е. предложения, распоряжения или просьбы.

Требования к языку и стилю документов:

- однозначность используемых слов и терминов;

- нейтральный тон изложения;

- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

- смысловая достаточность и лаконичность текста.

32. Употребление в текстах современных управленческих документов иностранных слов, терминов, неологизмов, сокращений.

При составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется поль­зоваться простыми предложениями, использовать прямой порядок слов.

Особенности употребления терминов, неологизмов в деловой речи.

Термины, употребляемые в документах, делятся на:

- отраслевую терминологию, отражающую содержание предметной области, которой по­священ документ. Например: комплектование - отбор документов и прием их на посто­янное хранение в архив;

- специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управле­ния.

Термин - слово (устойчивое словосочетание), которому приписано определенное науч­ное или специальное понятие.

При употреблении термина следует следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и корреспонденту. Если у автора возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина:

- дать официальное определение термина;

- расшифровать понятие словами, относящимися к нейтральной лексике;

- исключить из текста термин и заменить его общеупотребительным словом , выражением.

Использование неологизмов в текстах документов должно основываться на их оценке с точки зрения того, является ли неологизм обозначением нового понятия или называет по­нятие, уже имеющееся в языке. В последнем случае - это профессионализм, употребление которого в деловой речи недопустимо. Неологизм, относящийся к первой категории, имеет полное право на существование.

Есть два вида сокращенных слов:

1) аббревиатуры (лексические сокращения) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или образованные из частей слов. Напри­мер: СНГ, АСУ, зам.;

2) графические сокращения - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: п/о, гр-н, тчк, ж.-д.

Существует несколько видов лексических сокращений:

- буквенные - при чтении произносятся буквы: БГУ, ВДНХ, СССР и т.д.;

- звуковые - при чтении произносятся звуки: вуз, МАЗ, АЭС и т.д.;

- буквенно-звуковые: МВД, ГИБДД, РОВД и т.д.;

слоговые сокращения - сокращение по начальным слогам слов, входящих в сложное на­именование: иняз, истфак, завуч.

частично сокращенные слова - слова из части или частей слова и полного слова: техос­мотр, подлодка, хозрасчет.

Графические сокращения делятся на:

- точечные - после сокращения всегда ставится точка: и др., и т.д., экз., и т.п., и пр., т.е., т.о., т.к., т.н.(не употребляются в официальных документах, т.к. не являются общепринятыми);

- дефисные: г-н (форма обращения «господин» сокращается в начале / середине фразы, а также в реквизите «Адресат» в форме «г-н»;

- нулевые (курсивные): как правило - физические величины: т, кг, м, см;

- косо-линейное сокращение: п/о, к/ф;

- комбинированные: ж.-д., сев.-зап.

Названия географических понятий сокращаются только перед словом, к которому они относятся: г. Минск, оз. Нарочь.

После некоторых дат ставятся две буквы «г» с точкой после второго «г». При этом если охватывается определенный хронологический период, второй год пишется полностью. 2001-2004 гг.