- •Объект и предмет документоведения. Связь документоведения с другими дисциплинами.
- •Современные законодательные и нормативные правовые акты по делопроизводству и архивному делу (законы, декреты, указы и др.).
- •Понятие «документ в его историческом развитии. Современное содержание понятия «документ»
- •Понятие «электронный документ». Определение в нормативных правых актах государственных стандартах.
- •Понятие «информация». Связь информации и документа. Виды информации.
- •Функции документа
- •Понятия «метод», «способ» и «средства документирования».
- •Традиционные средства документирования.
- •Документирование с помощью технических средств.
- •Материальные носители документированной информации.
- •Фотофонокинодокументирование. Электронное документирование.
- •Оригинальность и подлинность документов.
- •Копийность документа. Соотношение понятий «подлинник и копия» применительно к электронным документам.
- •Понятие «формуляр». Индивидуальный и типовой формуляр. Реквизит.
- •Зарождение и развитие делопроизводства на территории Беларуси в IX – XIII вв.
- •Организация государственной канцелярии Великого Княжества Литовского.
- •Формы документирования в вкл, состав документов, организация хранения.
- •Особенности ведения делопроизводства, система документирования и методы работы с документами в приказной системе Московского государства и в Коллегиях Российской империи.
- •Особенности введения российского делопроизводства на беларуских землях в конце XVIII–начале XIX вв.
- •Формуляр современного управленческого документа и его составные части.
- •Бланк документа. Виды бланков. Требования к оформлению, изготовлению и учёту бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
- •Состав реквизитов бланка для письма и порядок их расположения. Состав реквизитов общего бланка.
- •Требования к оформлению реквизита «Адресат».
- •Требования к оформлению реквизита «Подпись». Правила подписания различных видов документов.
- •Утверждение документов. Требования к оформлению реквизита «Гриф утверждения». Реквизит «Резолюция».
- •Внутреннее и внешнее согласование документов. Требование к оформлению реквизита «Визы» и реквизита «Гриф согласования».
- •Печать и её назначение. Виды печатей. Порядок проставления печатей на документах.
- •Требования к оформлению реквизитов «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения». Оформление приложений.
- •Список детских лечебных учреждений на 10 л. В 1 экз.
- •Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 7 л. В 1 экз.
- •Заверение копий. Особенности оформления реквизита «Отметка о заверении копии» при заверении различных видов копий.
- •Текст современного управленческого документа. Композиционная структура текста. Общие требования к языку и стилю служебных документов.
- •Употребление в текстах современных управленческих документов иностранных слов, терминов, неологизмов, сокращений.
- •Понятие «система документации». Понятие «унификация» и «стандартизация». Цели и задачи унификации документов. Понятие «унифицированная система документации».
- •Понятие «унифицированная форма документа». Альбом форм унифицированных документов.
- •Организационные документы. Порядок составления и оформления.
- •Распорядительные документы. Порядок составления и оформления.
- •Приказы. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности.
- •Справочно-информационные документы. Основные виды, порядок составления и оформления.
- •Письма. Виды писем.
- •Порядок и особенности оформления документов по личному составу.
Требования к оформлению реквизитов «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения». Оформление приложений.
«Отметка о наличии приложения» располагают после текста документа перед реквизитом «Подпись».
- если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют по форме:
Приложение на 7 л. В 2 экз.
- если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров:
Приложение:
Список детских лечебных учреждений на 10 л. В 1 экз.
Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 7 л. В 1 экз.
- если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, «отметку о наличии приложения» оформляют по форме:
Письмо ИМНС Ленинского района от 15.11.2013 №1-4/72 и приложение к нему на 4 л. в 1 экз.
- при направлении приложения не во все указанные в документе адреса «отметку о наличии приложения» оформляют по форме:
Приложение на 3 л. в 1 экз. в первый адрес
Гриф приложения проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, инструкция и т.д.). Если приложение одно, порядковый номер не указывается.
Приложение 1 к приказу директора ЗАО НПП «БелСофт» 18.10.2013 №9
В приложения включают рисунки, таблицы, графики и другой информационный материал, который нецелесообразно приводить по тексту работы.
По правилам оформления приложения в дипломе, курсовой, реферате и других работах располагают после списка литературы. Часто приложения отделяют от остального текста работы отдельным листом с заголовком «Приложения» или «Приложение»
Заверение копий. Особенности оформления реквизита «Отметка о заверении копии» при заверении различных видов копий.
заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилию и дату заверения.
Верно
Инспектор по кадрам Жуковская Ж.А.Жуковская
При пересылке документа в другие организации или передачи её на руки, заверительную надпись удостоверяют печатью. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, проверяют заверительную отметку, дату и регистрационный индекс документа.
Отметки на документах. Требования к оформлению реквизитов «Отметка о контроле», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка данных о переносе на машинный носитель», «Отметка о поступлении»
Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.
При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса).
Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.
Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение».
Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.
Завершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части.