11. Поняття планування проекту. Функції і цілі планування проекту.

Планування проекту – це механізм розподілу обсягів робіт, ресурсів, витрат і термінів і міри отримання вимог для вчасного і ефективного здійснення проекту.

Ефективне планування проекту вважається найважливішою складовою успіху основаного у процесі реалізації виникнення несподіваного відхилення від плану, помилки і т. д.

Для ефективного планування потрібен документ, який би фіксував очікувані результати.

Такий повний документ називається план. Важливо, що план потрібен для прийняття рішень.

На протязі часу виконання проекту проектний менеджер залучений збирати та аналізовувати інформацію про хід виконання проекту. Ця реалізація порівнюється із планом. Таким чином планування не є єдиним процесом управління ходом виконання проекту.

Функції планування

1. Визначення послідовності виконання робіт з реалізацією проекту, яка би забезпечила логічне і ефективне їх виконання.

2. Визначення і розподіл ресурсів і поєднання їх з календарним планом виконання робіт.

3. Розробка інформаційної бази для контролю виконання проекту.

4. Обґрунтування рішень щодо перерозподілу ресурсів на протязі життєвого циклу проекту.

5. Розвиток робочих взаємовідносин і групової роботи.

6. Позитивна мотивація виконання робіт.

7. Забезпечення виконання завдань, згідно обмежень.

8. Інформаційне забезпечення підсумкового аналізу виконання проекту.

Цілі та види планування

• Багаторівневий етап планування говорить про систематизацію планів при розробці проектів.

• Концептуальний включає визначення цілей і завдань проекту, аналіз альтернативних варіантів з досягненням запланованих результатів з оцінками. Реалізація проектної структури робіт, вірності показників та потрібних робіт.

• Тактичний рівень задається поточними і тактичними планами.

  • Поточний – перевірка виконання поточних робіт, потреб, ресурсів.

  • Оперативний аналізує план виконавця на місяць, тиждень, день.

Таким чином розробка планів проекту є досить складною і багатокроковою працею.

12. Методи скорочення тривалості виконання проекту

Визначення за допомогою сіткових графіків критичного шляху і тривалості виконання робіт інколи показує, що обчислені терміни перевищують планові завдання. Виникає потреба скорочення окремих робіт для забезпечення запланованого строку виконання проекту за допомогою методів скорочення тривалості робіт:

1. Перерозподіл ресурсів від некритичних до критичних робіт в межах запасу часу.

2. Зміна логічних зв’язків: замість послідовних – паралельні.

3. Нове обчислення тривалості робіт критичного шляху.

4. Зміна режиму роботи, проте потрібно враховувати зниження продуктивності праці й збільшення витрат на оплату праці.

5. Якщо внутрішні ресурси перевантажені – використання субпідрядників.

6. Зміна засобів транспортування матеріалів.

7. Технічні зміни, які скорочують тривалість виконання роботи і спрощують її зміст.

8. Матеріальне стимулювання – премії за скорочення тривалості робіт.

9. Підвищення рівня кваліфікації, яке підвищує ефективність праці.

10. Поліпшення умов праці і мотивація.

11. Якщо головні критерії – час і затрати, то скорочується обсяг робіт.

Зазвичай усі ці шляхи потребують збільшення ресурсів, що призводить до підвищення витрат на проект. Тому менеджер проекту кожного разу має шукати компроміс між скороченням часу виконання робіт і економією додаткових витрат на проект.

Менеджер проекту повинен визначити:

1. Розрахункові витрати по роботах при нормальному або очікуваному їх виконанню.

2. Тривалість робіт за умов максимального скорочення їх за рахунок додаткових ресурсів.

3. Розрахункові витрати на виконання робіт за умов максимального скорочення часу їх завершення.