Завдання №18

Завдання 1: Використання режиму конструктор для запитів

Завдання 2: Робота з формами в базі даних

Завдання 3: Види макросів та їх створення

Завдання 1:

Майстер простих запитів з успіхом можна використовувати для виконання деяких операцій, проте при цьому можливості запитів Access розкриваються не повною мірою. Для отримання більшого ефекту слід звернутися до режиму конструктора. Як ви знаєте з розділу 5, існує два формати відображення таблиць — режим таблиці і режим конструктора (у останньому відображається структура таблиці). Запити також підтримують цих два режими. Проглядання запиту в режимі конструктора дозволяє змінити структуру запиту, вживану при роботі в режимі таблиці. Крім того, режим конструктора більше підходить для зміни тих, що існують або створення абсолютно нових запитів. Наступний розділ розділу присвячений створенню нових запитів з нуля в режимі конструктора. Інформація, введена при створенні зв'язків, використовується Access для вибору поля при підстановці даних із зв'язаної таблиці. Тому, перш ніж створювати запити, бажано спочатку організувати зв'язки!

Додавання таблиць і запитів

Насамперед при створенні запиту в режимі конструктора слід визначити таблицю або запит, в якій міститимуться необхідні дані. От як це можна зробити.  1. Виберіть посилання Запити у вікні Рослини: база даних.  2. Двічі клацніть на посиланні Створення запиту в режимі конструктора. Відкриються новий запит і діалогове вікно Додавання таблиці

3. На вкладці Таблиці діалогового вікна Додавання таблиці виберіть значення Рослини і клацніть на кнопці Додати. Тепер таблиця додана в запит.  4. Клацніть на кнопці Закрити і проглянете запит в режимі конструктора (мал. 7.10). У верхній панелі відображається таблиця, що містить дані для запиту, а в ніжней — поля запиту.  Отже, таблиця в запит додана, проте робота на цьому не завершена. Виберіть команду Від>режім таблиці і з'явиться повідомлення з попередженням про те, що для запиту необхідно виділити, принаймні, одне поле. Іншими словами, поля для відображення запиту ще не визначені. Процес додавання полів описується в наступному розділі.

Додавання полів

Для того, щоб отримати дані за допомогою запиту, необхідно визначити їх місцезнаходження. Таблиця була вказана раніше, а зараз займемося визначенням окремих полів, для чого потрібно виконати наступні дії.  1. Двічі клацніть на полі Ім'я у таблиці Рослини розташованою у верхній панелі вікна запиту. В результаті поле Ім'я буде додано як перше поле для запиту (див. перший стовпець ніжней в панелі вікна запиту).  2. У верхній панелі вікна запиту клацніть на полі Латінськоєімя таблиці Рослини. Тепер перетягнете це поле вниз і помістите його в другий стовпець нижньої панелі вікна запиту.  3. Клацніть на першому рядку третього стовпця в нижній панелі вікна запиту і виберіть із списку доступних полів, що розкривається, значення Імякаталога.

Як бачите, поля для запиту можна визначати різними способами. Зокрема, це можна зробити уручну, вказавши ім'я поля в нижній панелі вікна запиту. Після додавання поля в таблиці задається його ім'я і назва таблиці, що містить поле.

Сортування результатів

Всі описані дії в режимі конструктора можна виконати і за допомогою майстра. Проте режим конструктора володіє і рядом оригінальних можливостей. Наприклад, при його використанні результати створеного запиту сортуються по імені в алфавітному порядку; не є проблемою і сортування по латинському імені. Режим конструктора дає можливість упорядкувати отримувані результати з урахуванням значень одного або декількох полів.  1. Виберіть команду Вигляд> Конструктор.  2. Клацніть на третьому рядку другого стовпця в нижній панелі вікна запиту. Цей рядок, що розташовується під стовпцем Латінськоєімяназивається Сортування. В результаті клацання на осередку з'явиться список, що розкривається.  3. Клацніть на значку стрілки і виберіть із списку значення За збільшенням.  4. Клацніть на кнопці Вигляд у лівій області панелі інструментів Access і виберіть опцію Режим таблиці

5. Запит отримує ті ж дані, що і раніше, але тепер вони будуть відсортовані по латинських іменах. Ще раз клацніть на кнопці Вигляд для переходу в режим конструктора.  6. Відміните сортування вмісту стовпця Латінськоєімяклацнувши на осередку і вибравши в списку, що розкривається, опцію (Відсутній). 7. Перейдіть у верхню область стовпця Імякаталога і перемістите покажчик миші трохи нижче, так щоб він перетворився на направлену вниз стрілку. Клацніть лівою кнопкою миші для виділення всього стовпця.  8. Утримуючи кнопку миші натиснутою, перетягнете стовпець Імякаталога вліво, щоб він став першим стовпцем запиту.  9. Встановите для стовпця Імякаталога тип сортування По убуванню.  10. Для стовпця Ім'я встановите тип За збільшенням.  11. Перейдіть в режим таблиці. Як видно з мал. 7.13, вміст стовпця Імякаталога відсортовано в зворотному алфавітному порядку, а вміст стовпця Ім'я — в звичайному.

Сортування даних запитів можна здійснювати самими різними способами. Зокрема, допускається сортування будь-якого поля, будь-якій комбінації полів в порядку зростання або убування. При збереженні запиту тип сортування зберігається як елемент запиту, тому при повторному відкритті запиту указувати його наново не доведеться. Сортування застосовується з урахуванням розташування стовпців в режимі конструктора. Як було показано раніше, стовпець у будь-який момент можна перетягнути на нову позицію.

Якщо в запиті не буде визначений тип сортування, Access вибере його самостійно. Як правило, сортування проводиться відповідно до вмісту першого поля першої таблиці запиту.

Фільтрація результатів

Режим конструктора дозволяє набудувати фільтр для обробки результатів запиту. Використання фільтрів — дуже ефективний спосіб сортування великих об'ємів даних. При налаштуванні фільтру необхідно вказати деякі характеристики даних, що обробляються запитом, після чого Access відобразить тільки відповідні правилам фільтрації рядка. Фільтри настроюються так, як описується нижчим.  1. Перейдіть в режим конструктора.  2. У рядку Умова відбору першого стовпця запиту введіть значення Городник як показано на мал. 7.14  3. Перейдіть в режим таблиці. Як бачите, на екрані тепер відображаються тільки рядки, в яких поле Імякаталога містить значення Городник

4. Перейдіть в режим конструктора. Введіть значення Квітникарство у наступному рядку першого стовпця, безпосередньо під осередком фільтру.  5. Перемкнетеся в режим таблиці. Тепер в таблиці відображаються рядки з іменами каталога Квітникарство і Городник. Якщо ви введете більш за одну умову фільтрації в декількох рядках нижньої панелі таблиці запиту, в режимі таблиці відображатимуться тільки рядки, відповідні вказаним критеріям.  6. Перейдіть в режим конструктора і видалите умову відбору «Квітникарство», виділивши його і натиснувши клавішу <Delete>.  7. Введіть значення Деревій у рядку Умова відбору стовпця Імякаталога розташованою праворуч від рядка із значенням Городник.  8. Перейдіть в режим таблиці. Запит відобразить один рядок, в якому буде вказано значення Деревій з каталога Городник. При використанні декількох фільтрів в одному рядку таблиці конструктора цей рядок відображається тільки у разі відповідності її вмісту критеріям всіх вказаних фільтрів.  9. Клацніть на кнопці Зберегти розташованою на панелі завдань Access. Введіть Фільтррастеній як ім'я запиту, а потім клацніть на кнопці ОК.  10. Закрийте таблицю запиту.  Іноді Access модифікує введені критерії фільтрації. Наприклад, при переході в режим конструктора значення «Деревій» було поміщене в лапки. Не варто турбуватися, оскільки таким чином Access лише проявляє свою турботу про розробник

Завдання 2.

В попередніх розділах даного посібника описано порядок роботи з БД в режимі таблиці. Але в Access крім таблиць для роботи з даними в БД часто використовують режим форм.

Форма - це спеціальний об'єкт БД, що використовується для введення та відображення даних таблиць БД. Форми дозволяють задати альтернативний спосіб представлення табличної інформації. В формах можна виводити дані з кількох зв'язаних таблиць. Можна також створювати форми, які забезпечують різне подання одних і тих же даних. Форми, як і інші об'єкти можна створювати як в режимі конструктора, так і за допомогою майстра, але на відміну від запитів знайомство з формами краще починати з майстра форм.

Використання форм для введення та редагування даних має ряд переваг в порівнянні з використанням таблиць. Так, при перегляді даних в режимі таблиці часто виявляється, що важко побачити всі поля окремого запису. Крім цього, форми дозволяють вибрати зручне розміщення полів і забезпечити перегляд графічних об'єктів, які зберігаються в полях OLE - об'єктів.

Для створення форми потрібно у головному вікні БД перейти до закладки Формы і натиснути командну кнопку Создать. Відкривається діалогове вікно Новая форма, яке схоже на вікно створення нової таблиці БД. В даному вікні можна вибрати один з режимів створення форми:

- Конструктор - створення форми за допомогою конструктора форм;

- Мастер форм - створення форми за допомогою майстра форм;

- Автоформа: в столбец - створення форми з використанням можливостей авто форматування. При цьому поля розміщуються в колонку;

- Автоформа: ленточная - створення форми з використанням можливостей авто форматування. При цьому поля розміщуються в рядок;

- Автоформа: табличная - створення форми з використанням можливостей авто форматування. При цьому поля розміщуються у вигляді звичайної таблиці БД.

- Диаграмма - створення форми, яка відображає числові дані у вигляді діаграми, що будується за допомогою майстра діаграм;

- Сводная таблица - створення форми, що містить зведену таблицю Excel.

Після вибору режиму створення форми, у випадаючому списку в нижній частині вікна потрібно вибрати назву таблиці БД, до якої створюється форма і натиснути кнопку Ok.

Створення форми за допомогою майстра форми

Створення форми за допомогою майстра розглянемо на прикладі БД Автомобілі. Створимо форму Клієнти. При виборі у вікні Новая форма режиму створення форми Мастер форм завантажується підпрограма майстра форми. При цьому відкривається перше вікно роботи майстра, в якому, у списку Доступные поля, потрібно вибрати кнопкою поля  , які необхідно включити в форму (кнопка  - для вибору всіх полів). Виберемо з таблиці Клієнти поля: Прізвище, Ім'я, По батькові, Адреса, Телефон, Дата замовлення, Скидка. Встановивши список всіх необхідних для форми полів, потрібно натиснути Далее для переходу до наступного вікна роботи майстра.

Якщо для створення форми потрібно використати поля з інших таблиць, то у випадаючому списку Таблица/Запросы потрібно вибрати іншу таблицю або запит. Тоді добавити потрібні поля так, як це описано попередньо. При цьому таблиці повинні бути зв'язані, в іншому випадку після натискування Далее з'являється додаткове вікно, де пропонується зв'язати ці таблиці і розпочати створення форми спочатку.

В результаті - відкривається наступне вікно роботи майстра форм, в якому потрібно вибрати тип форми і натиснути кнопку Далее.

При цьому можна вибрати наступні типи форм:

- в один столбец - всі поля запису розміщені в одну колонку і вирівняні по лівому краю;

- ленточный - всі поля запису розміщені в рядок і відділені між собою інтервалами;

- табличный - форма у вигляді таблиці, що схожа на таблицю даних, але без виділення відступом;

- выровненный - поля форми розміщуються по порядку, а їх ширина підганяється до ширини полів таблиці з фіксованим відступом від правого краю.

Створимо форму Клієнти в один стовпчик.

Якщо для створення форми використовувались поля таблиць, що містять під таблиці, то вигляд другого діалогового вікна буде іншим, ніж той, що зображений вище. В цьому випадку в списку потрібно вибрати таблицю БД, яка повинна бути головною таблицею, тобто таблицею на базі якої створюється форма. Після цього необхідно вибрати тип підключення полів інших зв'язаних таблиць до головної таблиці.

На третьому етапі роботи майстра форм відкривається діалогове вікно, зображене на малюнку, де потрібно вибрати стиль фону форми. В Access є 10 стилів фону для форм, які створюються за допомогою майстра форм.

Для нашої форми Клієнти виберемо дифузний стиль фону, що зображений на малюнку.

Після того, як буде вибрано стиль форми, потрібно натиснути командну кнопку Далее для переходу до наступного етапу роботи майстра форм.

В останньому (четвертому) вікні роботи майстра форм потрібно вказати назву (заголовок) форми.

Крім цього в даному вікні можна вибрати одну з двох опцій перемикачів:

- открытие формы для просмотра или ввода данных - після завершення роботи майстра форм відкрити вікно форми із активним першим записом.

- изменение макета формы - після завершення роботи майстра форм, відкрити вікно конструктора форм.

Опція Вывести справку по работе с формой? дозволяє виводити текст допомоги при роботі з формою. Встановивши в даному діалоговому вікні всі необхідні параметри, потрібно натиснути командну кнопку Готово для завершення роботи майстра форм.

В нашому випадку форма будувалась на основі однієї таблиці Клієнти, тому вибирати вище описані параметри не потрібно, а зразу ж після вибору фону форми натиснути кнопку Готово. В результаті отримаємо форму, зображену на малюнку