5.3 Організація оптової закупівлі товарів

Основою звичайної операційної діяльності підприємств опто-вої торгівлі є оптова закупівля товарів. Для забезпечення безпе-ребійного та якісного обслуговування покупців необхідно здійс-нювати закупівлю товарів у визначеному обсязі, асортименті та якості. Завдяки цьому формується необхідний торговельний асо-ртимент товарів, доводяться до товаровиробників вимоги спожи-вачів щодо поліпшення якості та асортименту продукції.

Оптова закупівля забезпечує реалізацію різноманітних цілей оптового підприємства, склад яких представлений на рис. 5.3.

Комерційна діяльність по оптовій закупівлі включає комплекс взаємопов’язаних операцій виконуваних в певній послідовності:

— вивчення та прогнозування попиту з метою обґрунтування комерційних рішень по оптових закупівлях товарів;

— виявлення та вивчення джерел надходження та постачаль-ників товару;

— визначення конкретних обсягів закупівлі окремих товарів та необхідних для цього коштів;

— встановлення та оформлення комерційних зв’язків з поста-чальниками, узгодження та укладання контрактів купівлі-продажу, договорів поставки;

— контроль виконання укладених угод, організація закупівлі, завезення та приймання товарів.

Оптова закупівля може здійснюватися безпосередньо у під-приємств-товаровиробників, у оптово-торговельних підприємств, а також через оптових посередників: товарні біржі, аукціони, то-що.

В умовах емерджентного ринку України оптова закупівля по-винна здійснюватись на основі принципів сучасного маркетингу. За допомогою методів маркетингу оптовики отримують необхід-ну інформацію про прихильність споживачів до певних виробни-ків, товарів, про найбільш прийнятний для покупців рівень цін, про попит на відповідний товар на регіональних ринках.

Рис. 5.3 Цілі закупівельної діяльності.

Вивчення та прогнозування попиту споживачів являється обов’язковою маркетинговою умовою проведення ефективної ді-яльності по закупівлі товарів. Маркетингова наука виробила ці-лий арсенал засобів та методів вивчення та прогнозування попи-ту, які необхідно використовувати при організації оптової закупівлі. Оптово-торговельні підприємства регіонального рівня вивчають попит на ті чи інші товарні групи, а в окремих випад-ках — асортиментну структуру попиту. Особлива увага приділя-ється оперативному обліку реалізації за минулі періоди та руху товарних запасів.

На підставі розрахунків прогнозованого обсягу попиту окре-мих груп товарів та даних про рух товарних запасів визначається необхідний загальний обсяг закупівлі товару на прогнозований період як в натуральному, так і у вартісному обчисленні. Для цього можна скористатися формулою:

, (5.7.)

де — загальний обсяг закупівлі і-го товару на весь про-гнозований період;

— обсяг попиту споживачів і-го товару на прогнозова-ний період;

— нормативний запас і-го товару на кінець прогнозова-ного періоду;

— очікуваний залишок і-го товару на початок прогнозо-ваного періоду.

В свою чергу, очікуваний залишок і-го товару на початок про-гнозованого періоду розраховується за формулою:

, (5.8.)

де — фактичний залишок і-го товару на складах оптово-торговельного підприємства на початок місяця, в якому робиться розрахунок;

- очікуваний обсяг оптової закупівлі і-го товару від по-чатку місяця, в якому робиться розрахунок, і до кінця поточного періоду, згідно укладених договорів (контрактів);

- очікуваний обсяг реалізації (товарообороту) за цей же період.

На підставі проведених розрахунків визначається ціла низка показників діяльності оптово-торговельного підприємства: опто-вий товароборот, необхідний обсяг грошових коштів для прове-дення оптових закупівель, тощо.

Для виконання операцій по оптовій закупівлі товарів оптово-торговельні підприємства повинні вести постійний пошук та ви-вчення джерел закупівлі та постачальників товарів. Оптове під-приємство зацікавлене в закупівлі товару по можливо нижчих ці-нах, тому, при виборі постачальника виходить з пропонованої ним вартості продукції. Відповідно, при плануванні закупівлі не-обхідно уважно вивчати пропозиції постачальників, розглядати різні альтернативні рішення з метою визначення найбільш вигід-них джерел придбання товару.

Комерційні працівники оптових підприємств повинні відвіду-вати товаровиробників для ознайомлення з їх виробничими мож-ливостями, отримання інформації про обсяги, асортимент та якість продукції, умови та обсяги реалізації товарів. Їм доцільно брати участь у виробничих нарадах з працівниками промислово-сті, виставках-оглядах нових зразків товарів. Маркетингова наука виробила низку конкретних вимог до постачальників, які необ-хідно враховувати при виборі останніх (див. рис. 5.4.)

Рис. 5.4. Маркетингові вимоги до постачальників.

Тісна співпраця з товаровиробниками дозволяє довести до них вимоги покупців щодо якості та асортименту товарів, а також закупити товари, які в повній мірі відповідають цим запитам. Вивчення постачальників здійснюється також з метою оцінки їх надійності та стабільності. Адже найкращий товар не принесе значного прибутку, якщо не буде забезпечено своєчасне та повне надходження його до оптовика.

На рішення оптовика про закупівлю товару впливають не тільки оголошена відпускна ціна постачальника, але й інші чин-ники: відстань та тип перевезень, транспортні тарифи, умови по-ставки, загальний рівень обслуговування тощо. Встановлення стабільних цін на товари протягом максимально тривалого часу позитивно впливають на планування та фінансування закупівлі, сприяють встановленню більш тісних та довірливих відносин між постачальником та підприємством оптової торгівлі.

Для закупівлі товарів оптовик формує замовлення на їх поста-вку конкретним товаровиробникам. При цьому, на підставі даних про стан товарних запасів, визначаються строки наступного над-ходження товару та оптимальний розмір замовлюваної партії по-ставки. Важливо врахувати всі витрати на закупівлю та доставку товару, його розвантаження та розміщення по місцях зберігання. Обсяг окремої партії закупівлі впливає також на ціну одиниці то-вару. Чим більша партія закупівлі товару, тим нижча вартість одиниці продукції. Для кожного найменування товару встанов-люється мінімальний та максимальний обсяг закупівель.

Закупівля мінімальних партій товару дозволяє оптовику отри-мати найвищу економічну вигоду. Закупівля товару в обсягах менших мінімальної партії веде до підвищення ціни одиниці про-дукції та втрати прибутку.

На рішення про максимальний обсяг закупівлі впливають ті ж самі чинники, крім того приймаються до уваги можливі відхи-лення в обсягах та строках поставки, обмеження в наявності ві-льних складських площ для зберігання, в трудових та матеріаль-них ресурсах.

Прийняті рішення про обсяги закупівель відображаються в спеціальних картках, відкритих на кожного постачальника. В них вказуються поштові, розрахункові та відвантажувальні реквізити, прізвище та телефон відповідальних за виконання замовлень осіб, дані про виробничі потужності, обсяг та асортимент вироб-люваної продукції, про можливості виробництва інших товарів, умови поставки товарів, інша інформація, необхідна оптовику. В карточці фіксуються обсяги закупівель товару, всі відхилення від погоджених умов поставки.

При плануванні оптових закупівель на кожну товарну позицію заводиться картка обліку товару. В картці вказується назва та шифр (номенклатурний номер) товару, його технічна характеристика, ціна за одиницю, інформація про граничні межі величини товарних запасів, мінімальний та максимальний обсяги замовлення, обсяг та термін наступного надходження товару, а також фіксується рух товару на оптовому підприємстві. Картотека формується в послідовності відповідно до діючої системи класифікації Державного класифікатора продукції та послуг (ДК 016-17). Ця інформація використовується при підготовці та оформленні замовлення на наступну закупівлю товару.

Замовлення на закупівлю товару оформлюються в довільній формі. Але, зважаючи на вимоги господарського (комерційного) кодексу, в ньому вказується назва та адреса замовника, його роз-рахункові та відвантажувальні реквізити, термін замовлення, ме-тод транспортування, умови розрахунків, обсяг поставки по кож-ній товарній позиції, технічна характеристика продукції, одиниці виміру, ціна за одиницю товару, загальна вартість замовлення та інші умови. Оформлене замовлення підписується особою, відпо-відальною за здійснення закупівельної діяльності. Оригінал за-мовлення та його копія направляються постачальнику, який про-тягом 10 днів підписує його або відмовляється від виконання. Підписане постачальником замовлення оптовика представляє со-бою письмовий контракт. Якщо в замовленні були відсутні сут-тєві умови, які, на погляд постачальника, там варто зафіксувати, то останній складає проект контракту купівлі-продажу (постав-ки), який направляється оптовику для оформлення. Підписанням цих документів завершується процес оформлення комерційних зв’язків між оптовиком та постачальником.

Важливою частиною роботи по оптовій закупівлі товарів є ор-ганізація обліку та контролю за виконанням постачальниками до-говорів (контрактів). Облік виконання договірних зобов’язань постачальниками здійснюється в спеціальних картках постачаль-ника, де фіксуються всі дані про фактичне надходження товарів та виявляються випадки порушення постачальниками договірних зобов’язань. Це необхідно для обґрунтування та своєчасного на-правлення претензій постачальникам.

Товари, які надійшли від постачальників, розвантажуються, перевіряються та транспортуються до місць зберігання.

Першочерговим завданням особи, відповідальної за прийман-ня товару є перевірка його належності даному оптово-торговельному підприємству. Належність вантажу встановлюєть-ся згідно з накладною, яку перевізник передає матеріально-відповідальній особі. Тільки після цього дозволяється розванта-жувати транспортний засіб. Якщо вантаж доставлений автотран-спортом, то водій зобов’язаний бути присутнім при виконанні ці-єї операції. Завершується розвантаження підписанням накладної, отриманої від перевізника. Це означає, що вантаж прийнято в на-лежному стані і його фактична кількість відповідає обсягу, зазна-ченому у накладній.

При надходженні товару залізничним транспортом приймання його починається з старанного зовнішнього огляду транспортного засобу (вагону, цистерни, тощо). Особа, відповідальна за приймання товару, перевіряє цілість транспортного засобу, дверних замків, пломб. Після цього транспортний засіб оглядають зсередини. При виявленні пошкоджень транспортного засобу, відсутності пломб, порушень упаковки товарів, представник торговельного підприємства має право вимагати від залізниці перевірки фактичної наявності товарів. Виявлені розбіжності оформляють-ся актом, який є підставою заявити претензію залізниці на від-шкодування збитків. Останній повинен бути підписаний предста-вником залізниці.

Доставлені товари приймаються за кількістю та якістю.

Приймання товарів за кількістю — це визначення точної кіль-кості товару, який надійшов, і його відповідності даним, які міс-тяться у транспортних, супровідних і (або) розрахункових доку-ментах (пакувальні листи, накладні, рахунки та ін.). Вона здійснюється, як правило, шляхом суцільного підрахунку оди-ниць, міри і маси товару в даній партії (за винятком товарів у фа-бричній упаковці). Перевірка товарів може проводитися і вибір-ково.

До товаросупровідних документів і документів на оприбутку-вання товарів відносяться такі як:

— накладна — один з основних товаросупровідних докумен-тів. У накладній вказується номер і дата її складання, наймену-вання постачальника і покупця, найменування і короткий опис товару, якісна інформація (марка, сорт, розмір) його кількість, ціна і загальна сума;

— товарно-транспортна накладна — складається постачаль-ником і є документом, який супроводжує надходження на торгі-вельне підприємство товару автомобільним транспортом;

— залізнична накладна — є супровідним документом при надходженні товару залізничним транспортом. До залізничної накладної можуть бути додані специфікації і пакувальні листки, про що обов’язково робиться відмітка у накладній. Залізнична накладна передається представникові підприємства-одержувача на підставі доручення;

— специфікація — містить перелік усіх видів і сортів товарів, які входять в дану партію;

— пакувальний листок — містить перелік усіх видів і сортів товару, які знаходяться в кожному товарному місці, та інші до-кументи.

Приймання товарів за якістю — це визначення їх якості за встановленим зразком, перевірка комплектності (наявності всіх предметів, які входять у даний комплект), відповідності тари, упаковки і маркування установленим вимогам, а також даним су-провідних документів (сертифікат якості, санітарний сертифікат або їх засвідчені копії та ін.). Звичайно проводиться суцільна пе-ревірка якості і комплектності товарів. Однак якщо договором передбачено, то можлива і вибіркова перевірка.

У разі виявлення невідповідностей приймання товарів припи-няється. Потім складається акт, який є юридичною підставою для пред’явлення претензій постачальникові, про що в супровідних документах робиться відмітка. До акта включаються тільки ті то-вари, за якими встановлені розходження.

При відсутності супровідних і розрахункових документів при-ймання товарів на складі ведеться на підставі даних маркування і внутрішніх пакувальних листків, а при їх відсутності — за фак-тичною наявністю товару. У цьому разі приймання товарів здійс-нюється спеціально створеною комісією, до складу якої обов’язково входить матеріально відповідальна особа, представ-ник постачальника або незалежної організації. Складається при-ймальний акт у трьох примірниках (1-й примірник відправляєть-ся постачальникові, 2-й разом з товарним звітом передається в бухгалтерію підприємства-одержувача, а 3-й залишається у матеріально відповідальної особи).

Один із необхідних документів — доручення, яке є бланком суворої звітності. Воно використовується при отриманні товару поза складом покупця (на складі постачальника, залізничної ста-нції та ін.) і підтверджує право матеріально відповідальної особи на отримання товару.

Оплата товарів, які надходять, може здійснюватися на підставі рахунка. Рахунок на товар, який поставляється, виписується постачальником одночасно з накладною, а в разі передоплати — до випуску товару. Форма оплати визначається при підготовці угоди і фіксується в договорі (контракті) поставки (купівлі-продажу).

Забраковані при прийманні товари беруться на відповідальне зберігання. Їхнє зберігання повинне здійснюватись в умовах, які не допускають подальшого погіршення якості до тих пір, доки постачальник не прийме рішення про їх подальшу долю.

Завдяки прийманню товарів за якістю підприємство оптової торгівлі перешкоджає проникненню в роздрібну мережу та до професійних споживачів недоброякісних товарів, а також впли-вають на виробників продукції з метою поліпшення її якості.