4. Документообіг та його організація.

Документообіг – рух документів в процесі їх оперативного використання та бухгалтерської обробки з моменту складання документу або отримання від інших підприємств до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри. Головним принципом документообігу є проходження документом найкоротшим шляхом та мінімальні затрати часу та праці на його обробку та пошук.

Правильна організація документообігу вимагає складання графіку (плану) документообігу, який повинен визначити порядок оформлення документів, надходження їх в бухгалтерію, обробку, використання для запису в облікові регістри та передачу в архів. Цей план розробляється головним бухгалтером та затверджується керівником підприємства, на кожному підприємстві він свій.

Основними етапами документообігу є:

1. складання документу;

2. рух документу робочими місцями підприємства;

3. надходження документу в бухгалтерію;

4. перевірка документів;

5. обробка документів;

6. підшивка документів в папки для поточного зберігання;

7. передача документів в постійний архів підприємства.

Першим етапом документообігу в бухгалтерії є перевірка. Перевірка, згідно з Положенням про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обігу, здійснюється за допомогою наступних прийомів:

1. Формальна перевірка – це встановлення повноти та правильності оформлення документів, заповнення реквізитів, відповідність підписів осіб, які склали документ, я також наскільки вірно використаний бланк відповідної форми для оформлення даної операції.

2. Арифметична перевірка – це перевірка усіх арифметичних підрахунків та розрахункових показників, які містяться в документі.

3. Перевірка за сутністю – складається з встановлення законності та господарської доцільності операції, яка оформлена документом, а також дотримання норм, лімітів, розцінок.

Після перевірки документів їх необхідно обробити. Бухгалтерська обробка складається з декількох етапів:

1. таксування ;

2. розцінка;

3. групування ;

4. контирування;

5. погашення.

Таксування передбачає переведення натуральних, трудових вимірників, які приведені в документі, в узагальнений грошовий вимірник та зазначення у відповідних графах документів розрахованої суми.

Розцінка – це розрахунок ціни за наявної суми та кількості матеріальних цінностей.

Групування – це об’єднання однорідних за змістом та періоду часу первинних документів в групи та їх реєстрація в нагромаджу вальних та групувальних відомостях для визначення загального підсумку в групі.

Контирування - зазначення на документі кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, яка підтверджена даними документу.

Погашення – це зазначення на документі штампа сплачено, погашено, отримано, виплачено, з зазначенням дати.

Після перевірки та обробки первинні документи використовуються для відображення господарських операцій в регістрах аналітичного та синтетичного обліку.

Первинні документи, що пройшли обробку повинні мати певну відзнаку для попередження повторного їх використання. Такі документи повинні містити номер облікового регістру, дату запису в обліковий регістр, номер рядка в регістрі (якщо в ньому декілька рядків).

Останній етап документообігу – це організація поточного та постійного зберігання документу. Відповідальність за зберігання документів несе головний бухгалтер. Передача документів в архів здійснюється після їх повної обробки.

Для зберігання документів за поточний та попередній роки в бухгалтерії створюється поточний архів, оброблені документи поточного місяця, що відносяться до певного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку та підшиваються в папки. В поточному архіві документи зберігаються до складання річного звіту.

Після цього документи передаються в постійний архів. В постійному архіві документи зберігаються протягом строку, встановленому Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій та підприємств зі зазначенням строку зберігання документу, затвердженого Наказом головного архівного управління від 31.03.1997 р. № 11а, згідно цього переліку для більшості видів бухгалтерських документів передбачений строк зберігання 3 роки.

Коли закінчується строк зберігання документів його необхідно знищити в присутності представника місцевого державного архіву, про що складається акт встановленої форми та робиться запис в архівній книзі.