8. Первинне спостереження та документація

1. Документація господарських операцій. Її сутність та призначення.

2. Вимоги до змісту та оформленню документів.

3. Класифікація бухгалтерських документів.

4. Документообіг та його організація.

5. Способи виправлення помилок в документах.

1. Документація господарських операцій. Її сутність та призначення.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факт здійснення господарських операцій. Документи представляють собою письмовий доказ дійсного здійснення господарських операцій або письмове розпорядження на право її здійснення. Документи повинні містити всі необхідні дані для відображення операції в обліку.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією.

Документи виконують наступні функції:

1. доказова –документи являються юридичним (правовим) доказом

здійснення господарської операції;

1. інформаційна – надають інформацію про фактичний стан господарських засобів підприємства, джерел їх утворення та змін в процесі господарювання;

2. контрольна – документи являються джерелом контролю за законністю та доцільністю господарських операцій; при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.

Значення документів:

1. в управлінні діяльністю підприємства - оскільки документи забезпечують прозорість в роботі підприємства, контролюють наявність та рух майна та грошових коштів, надають інформацію про фактичну наявність господарських засобів та їх змін в процесі кругообігу засобів.

2. для попереднього та наступного контролю за законністю та доцільністю господарських операцій та здійснення державної дисципліни;

3. у забезпеченні контролю за збереженням майна підприємства та його раціональним використанням;

4. правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій.

2. Вимоги до змісту та оформленню документів

До документів пред’являють наступні вимоги:

1. своєчасність складання;

2. достовірність показників;

3. правильність оформлення.

Показники, які містяться в документі та характеризують операцію називаються реквізитами. Документ має обов’язкові та додаткові реквізити.

До обов’язкових реквізитів відносять:

1. назва підприємства, від імені якого складається документ;

2. назва документу, його номер, код фірми;

3. дата складання документів;

4. зміст господарської операції та її вимірювачі;

5. сума господарської операції;

6. посади, прізвища та підписи осіб, що відповідають за здійснення

господарської операції та правильність її оформлення;

7. підпис особи, що приймає участь у здійсненні господарської операції.

Додаткові реквізити – це дані, що доповнюють або уточнюють дані господарської операції (коди, ліміти, норми видатків).

Документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством фінансів України, Державним комітетом статистики, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами. Крім цього, на підприємствах можуть використовувати документи власної форми. Наприклад, розрахунок бухгалтерії або довідка бухгалтера. Такі документи також повинні містити обов’язкові реквізити та поле для зшивання.

Документи повинні складатися чітко, розбірливо, державною мовою, с обов’язковим прочерком усіх пустих строк чорнилами синього, чорного або фіолетового кольорів вручну або за допомогою технічних засобів без підчисток, помарок та інших дефектів, які викликають сумніви у вірності господарської операції. При вказані дати складання число вказується цифрою а місяць – прописом, в грошових документах – суму необхідно вказувати цифрою та прописом. В касових та банківських документах виправлення не допускаються, замість документа з помилкою виписується новий.

Документи, які пов’язані з оформленням грошових операцій (чеки, векселі) складають на спеціальних бланках, виготовлених таким чином, щоб неможливо було зробити ніяких виправлень. Такі бланки називають бланками суворої звітності та за їх використанням встановлений суворий контроль.