11. Описать 5 основных элементов бизнес-процессов при формировании моделей.

Моделирование бизнес-процессов — это отражение субъективного видения реально существующих в организации процессов при помощи графических, табличных, текстовых способов представления

При моделировании бизнес-процессов очень важно принять решение о структуре объектов моделирования, а также о том, из каких элементов должен состоять бизнес-процесс.

Любой достаточно сложный бизнес-процесс может включать в себя пять основных элементов, которые должны быть отражены при формировании моделей:

• планирование,

• осуществление деятельности,

• регистрация фактической информации,

• контроль и анализ,

• принятие решений.

1. Первым элементом любого бизнес-процесса является планирование деятельности (например, планирование производства готовой продукции).

2. Второй элемент — собственно выполнение работы (например, изготовление готовой продукции). Модели, описывающие деятельность, должны иметь входы от всех остальных элементов: плановые и учетные данные, данные анализа, уп­равленческие решения и т.д.

3. Третий элемент — группа функций по регистрации фактической информа­ции по выполнению процесса. На практике, как правило, — это функции учета: производственного, управленческого, бухгалтерского и т.п.

4. Четвертым элементом являются функции по контролю и анализу исполне­ния плановых показателей.

5. Пятый элемент — функции принятия управленческих решений в рамках про­цесса. На практике эта группа функций является одной из самых сложных для описания, так как реально сочетает в себе элементы оперативного (ежедневного) управления и стратегического управления.

Реальным выходом этой группы функций являются изменения в планах работы, решения о переподготовке персонала, изменения документации (положений, регламентов, должностных и рабочих инструкций, технологической документации и т.д.), решения о покупке или продаже оборудования или даже целых направлений в бизнесе.

Важно, что отсутствие хотя бы одного из указанных элементов в бизнес-процессе приводит к тому, что система становится плохо управляемой (неуправляемой) и неэффективной.

Допустим, например, что в рамках процесса решена задача учета фактической информации, однако не работает система контроля и не прописаны функции по принятию решений. В этом случае, даже при наличии удовлетворительной системы учета, процесс в целом будет неэффективен.

12. Дать определение методологии описания бизнес-процессов или нотации описания бизнес-процесса.

Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира (например, деятельность организации) и связи между ними представляются в виде модели.

Любая методология (методика) включает три основных составляющих:

1. Теоретическая база;

2. Описание шагов, необходимых для получения заданного результата;

3. Рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик. Если в основу методологии заложена теоретическая база, то ее наличие делает методологию более серьезной и обоснованной. Основное в методологии — дать пользователю практическую после­довательность шагов, которые приводят к заданному результату. Именно спо­собность получать результат с заданными параметрами характеризует эффектив­ность методологии.

Методология описания бизнес-процессов — система принципов и стандартов составления схемы существующих бизнес-процессов компании. Выделяют три основных способа описания бизнес-процессов: текстовое, табличное и графическое. Первые два из них используются в настоящее время все реже, поскольку существенно уступают графическому представлению. Оно является наиболее простым для восприятия из всех трех, но в то же время позволяет анализировать бизнес-процессы с целью их последующей оптимизации — а в этом и заключается предназначение описания бизнес-процессов.

В настоящее время существует большое количество методологий описания бизнес-процессов — см. ARIS, IDEF0 и пр.

К ключевым стандартам описания бизнес-процессов относят DFD (Построение диаграмм потоков данных) и WFD (Построение диаграммы потоков работ).

На диаграмме потоков данных (методология DFD) отображаются выполняемые в ходе процесса работы (функции), и для каждой из них определяются входы и выходы. В качестве входных и выходных данных бизнес-процесса выступают его информационные и материальные ресурсы. В программном продукте "ПитерСофт: Управление процессами" для обозначения входов и выходов конкретной задачи бизнес-процесса используются реквизиты процесса.

На диаграмме потоков работ (методология WFD) определяется временная последовательность выполнения работ, проектируется маршрут следования бизнес-процесса в зависимости от значения различных логических выражений. Для даннойметодологии отличительной чертой, которая отсутствует в DFD, является возможность задания временной последовательности. Впрочем, порядок выполнения работ в рамках бизнес-процесса обычно совпадает с направлением потоков на соответствующих диаграммах DFD.

Как правило, методология DFD используется для описания наиболее глобальных бизнес-процессов, а WFD — для описания бизнес-процессов нижнего уровня, поскольку на нижнем уровне необходимы детализация и наличие четкого алгоритма выполнения работ исполнителями. При этом диаграммы DFD можно декомпозировать как на DFD, так и на WFD, а WFD — только на WFD-диаграммы.

Таким образом, описание бизнес-процесса может быть представлено упорядоченным набором DFD и WFD-диаграмм. Указанные методологии, кроме того, могут применяться для описания как дерева, так и сети бизнес-процессов компании.