6. Записи у картках складського обліку

Картка, в якій відбивається облік руху і залишки матеріалів. На кожен номенклатурний номер відкривають окрему картку. Картки відкривають у бухгалтерії і записують в ній номер складу, найменування матеріалу, марку, сорт, профіль, розмір, одиницю виміру, номенклатурний номер, облікову ціну і ліміт. Після цього картки передають на склад і комірник заповнює колонки приходу, витрат і залишку матеріалів. Запис в картках комірник робить на підставі первинних документів (прибуткових ордерів, вимог, накладних тощо) у день здійснення операцій. Після кожного запису виводять залишок матеріалів.

Картка складського обліку - відпуск матеріалів зі складів (комор) підрозділу організації на виробництво може оформлятися шляхом запису у картках складського обліку. У цьому випадку видаткові документи на відпуск матеріалів не оформляються. Матеріали відпускаються на підставі лімітно-забірних карт, які виписуються в одному примірнику. Ліміт відпустки можна вказати і в самій картці. Одержувач розписується в отриманні матеріалів безпосередньо в картці складського обліку. Тут же вказується шифр або найменування замовлення (витрат). При цій системі відпустки матеріалів зі складу картка складського обліку є регістром аналітичного обліку і одночасно виконує функції первинного облікового документа. Перелік матеріалів, що відпускаються зазначеним способом, і підрозділи організації, де застосовується, встановлює керівник організації. Картки складського обліку відкриваються на календарний рік службою постачання (постачальницько-збутової) організації. При цьому заповнюються реквізити, передбачені у картках, як то: номер складу, повне найменування матеріальних цінностей, сорт, артикул, марка, розмір, номенклатурний номер, одиниця виміру, облікова ціна, рік та інші реквізити. На кожен номенклатурний номер матеріалу відкривається окрема картка. Картки складського обліку реєструються бухгалтерською службою організації в спеціальному реєстрі (книзі), а при механізованому обробці - на відповідному машинному носії. При реєстрації на картці ставиться номер картки і віза працівника бухгалтерської служби або спеціаліста, який здійснює бухгалтерську функцію в організації. Картки видаються завідувачу складом (комірнику) під розписку в реєстрі. В отриманих картках складського обліку завідуючий складом (комірник) заповнює реквізити, що характеризують місця зберігання матеріальних цінностей (стелаж, полиця, осередок і т. п.).

7. Складання інвентаризаційного опису

Інвентаризаційний опис — перелік майна установи із зазначенням кількості виявлених предметів та їхньої вартості.

Інвентарний номер — номер, який використовується для ведення аналітичного обліку, організації контролю за наявністю та станом майнових цінностей, основних засобів. Кожному інвентарному об'єктові надається відповідний номер, що закріплюється за об'єктом на весь час його експлуатації.

Результати проведення інвентаризації матеріально-виробничих запасів необхідно документально зафіксувати. Для цього традиційно складається інвентаризаційний опис.

Для відображення відомостей про фактичну наявність матеріально-виробничих цінностей: дані про товари, матеріалах, напівфабрикатах і готової продукції. Тут же фіксуються їх види, групи, артикули і сорти.

Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей складається за формою інв-3, яка наведена в додатку 8 Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань, затверджених наказом Верховної Ради України (ВВР).

Опис складають у двох примірниках. Один примірник передають в бухгалтерію для складання порівнювальної відомості. Другий примірник залишається у особи, відповідальної за схоронність цінностей.

У графі «Товарно-матеріальні цінності» опису (стовпець «Код (номенклатурний номер)») вказують номенклатурний номер товарно-матеріальних цінностей. Для заповнення цієї графи можна розробити власні кодування або скористатися Загальноукраїнським класифікатором видів економічної діяльності, продукції і послуг (ОК 004-93).

У графі «Одиниця виміру» необхідно вказати дані за ЄДРПОУ одиниць виміру ОК 015-94. Він затверджений постановою Верховної Ради України (ВВР). До цінностей, що містять дорогоцінні метали або камені, повинен бути прикладений спеціальний паспорт. Його номер вказують у графі «Номер» (графа «Паспорт»).

З відвантажених товарах, які не перебувають на складі фірми, потрібно оформляти окрему опис. У ній необхідно зробити запис про покупців, найменування товарів, їх вартість і дату відвантаження.

У опису, яка заповнена не остаточно, зазвичай ставлять прочерк у вигляді латинської літери «Z». Це роблять, щоб не можна було дописати туди що-небудь після закінчення інвентаризації. З цією ж метою внизу опису проставляють кількість порядкових номерів по кожній сторінці і загальна кількість одиниць цінностей.