20. Структура документа в условиях автоматизации.

Для формирования документов в условиях автоматизации могут быть использованы три технологические схемы:

1. Централизованная. Все работы по первоначальному формированию документов и их последующему редактированию сосредоточены в одном месте, например, в кадровой службе

2. Децентрализованная. Все документы составляются в линейных подразделениях при непосредственном участии самих работников.

3. Смешанная. Функции по составлению и последующему изменению должностных инструкций и квалификационных требований распределяются между линейными подразделениями и кадровой службой.

При составлении документа, используется структура утвержденная в соответствии со стандартами, и видом деятельности организации. Следовательно, определенного, универсального образца на этот случай не предусмотрено.

21. Виды кодируемой информации.

КОДИРОВАНИЕ - образование и присвоение кода классификационной группировке или объекту классификации.

Порядковый, десятичная, код повторения, шахмотный

22. Внутримашинное информационное обеспечение.

Внутримашинное информационное обеспечение связано с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами.

Внутри машинной информационная база является информационным отображением предметной области автоматизированного объекта и состоит из одной или нескольких баз данных.

База данных – набор данных организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. Основные модели баз данных – реляционная(отражает связь между элементами таблицы представления исходных данных), сетевая(базируется на использовании графовой формы представления данных аналогичной форме представления иерархических структур) и иерархическая(использует классификаторы, ускоряющие поиск информации).

Банк данных – система организованных данных/баз данных, программных, языковых средств предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного использования этих данных.

23. Электронные документы.

Электронный документ - документ, зафиксированный на электронном и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования, а также форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на электронном материальном носителе.

24. Электронная подпись в документах.

Электронная подпись - это аналог собственноручной подписи, придающий юридическую значимость электронным документам.

Электронная подпись предназначена для идентификации лица, подписавшего электронный документ.

Использование электронной подписи позволяет осуществить:

-Контроль целостности передаваемого документа.

-Защиту от изменений (подделки) документа.

-Доказательное подтверждение авторства документа.

25. Техническое обеспечение: три направления.

К техническому обеспечению относят

1. организационная техника – носители информации, средства изготовления текстовых документов, средства обработки документов, склеивающее и переплетное оборудование, оборудования для хранения носителей, банковское оборудование, малая оргтехника, слайды- проекторы, графо-проектор (проецирует информацию с прозрачной пленки), видео проектор, мультимедийные проекторы,

2. средства коммуникационной техники (средства связи) – средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи, средства и системы телеграфной связи, средства и системы факсимильной информации и модемной связи, оптоволокно, спутники. …- сети для которых определении общие правила администрирования и объединении одной организацией. …-сеть в которую входит организация и клиенты.

3. Техника – различные ПК, рабочие станции, серверы, суперкомпьютеры