52. . Характеристика

• Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника.

Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст викладають від третьої особи.

Основні реквізити характеристики:

1. Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.

2. Рік народження, освіта.

3. Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.

4. Дата складання.

5. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Зразки характеристик:

53. Контракт (від лат. contractus - "угода") - в юридичному значенні договір, угода, за якою встановлюються права та обов'язки для обох сторін - особи та установи, обумовлені певним терміном.

Отже, контракт - це угода між особою та установою про обумовлений час роботи з зазначенням посади й посадового окладу, обов'язків організації перед контрактантом (особою або організацією, яка укладає контракт) і контрактанта перед організацією. Документ набуває юридичної сили з моменту його підписання обома сторонами й діє протягом визначеного в ньому терміну. Укладається в двох примірниках - для обох сторін - із записом адрес юридичних сторін, підписом і розшифруванням прізвищ, датою підписання контракту.

Реквізити контракту:

1. Назва документа зі стислим обґрунтуванням його призначення (на виконання обов'язків.", на управління підприємством тощо).

2. Дата й місце написання.

3. Орган, що наймає працівника.

4. Посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кого наймають.

5. Текст документа .

6. Підписи сторін - укладачів контракту.

7. Печатка.

Структура тексту контракту:

1. Загальні положення.

2. Обов'язки сторін, де зазначаються:

o основні характеристики роботи, яку виконуватиме працівник, та вимоги до рівня й терміну її виконання, дотримання правил охорони праці;

o зобов'язання підприємства щодо організації виробничого процесу, обладнання робочого місця, організації підвищення рівня кваліфікації працівника. Окремим пунктом може бути передбачено додаткові пільги, компенсації, якщо умови роботи шкідливі.

3. Робочий час, де визначено умови роботи (неповний робочий день, погодинна робота, неповний робочий тиждень тощо). Може наводитися конкретний графік роботи на певний термін.

4. Оплата праці та соціально-побутове забезпечення працівника, де зазначаються:

o посадовий оклад (тарифна ставка) за певний період;

o надбавка та інші виплати;

o компенсація у разі використання працівником власного автомобіля для службових поїздок;

o щорічна оплачувана відпустка (кількість робочих днів): основна та додаткова. Може вказуватися матеріальна допомога до щорічної відпустки;

o додаткові пільги, гарантії, компенсації.

5. Відповідальність сторін, вирішення суперечок, де зазначається:

o яку відповідальність несуть сторони у разі невиконання чи неналежного виконання обов'язків;

o порядок вирішення суперечок відповідно до чинного законодавства.

6. Зміни, припинення та розірвання контракту, де зазначається:

o як можуть вноситися зміни та доповнення до контракту;

o умови дострокового розірвання контракту;

o умови припинення дії контракту.

7. Термін дії та інші умови контракту. Контракт може бути укладено на термін до 5 років, але не менше ніж на 1 рік.

Трудова угода укладається між організацією й особою, яка не працює в цій організації. Коли в організації чи установі бракує фахівців з певної галузі, вона залучає для виконання деяких видів робіт працівників з інших установ.

Реквізити трудової угоди:

1. Назва виду документа.

2. Дата й місце його укладання.

3. Перелік сторін, які уклали угоду.

4. Зміст угоди з зазначенням обов'язків виконавця й замовника.

5. Юридичні адреси сторін.

6. Підписи сторін.

7. Печатка підприємства або організації.

Трудова угода складається в двох примірниках: один видають на руки виконавцеві, інший зберігають у справах організації-замовника.

54. Службова записка — це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо. Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

55. Протокол – це документ, в якому фіксується хід об­говорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.

 За обсягом протоколи можуть бути:

- стислими – містять лише назви обговорених пи­тань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

- повними – назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповіда­чам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

- стенографічними – дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

 Протоколи складаються з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням харак­теру його роботи (загальні збори, виробнича нара­да, засідання кафедри тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата й місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників бага­то, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, на­ради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­кості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секре­таря).

Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) про­токолу, що відображає конкретне окреме питання по­рядку денного, оформлена належним чином.

Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам).

 Реквізити витягу з протоколу:

1. Назва й номер документа.

2. Назва колегіального органу, засідання, наради.

3. Дата.

4. Питання порядку денного.

5. Текст з цього питання.

6. Підписи голови й секретаря.

56.

Факс - це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат - це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа “RESULTS”, в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється “OK”; якщо були збої, - то “NG”.

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

3. Телеграма - це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки “не”). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки “-” (мінус), “+” (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа - переважно словами, багатозначні - цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці - вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства - відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства - відправника.

4. Телефонограма - це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил: 1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму; 5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

57.ТРУДОВІ УГОДИ укладаються між організаціями і працівниками, які не входять до складу цієї організації. Залучення працівників для виконання певних видів робіт відбувається тоді, коли в організації бракує фахівців з певної галузі і коли ці роботи не можна виконати на договірних засадах з відповідними установами і підприємствами. Трудова угода має такі обов'язкові реквізити:

1) назва документа;

2) дата і місце його складання;

3) перелік сторін, що уклали угоду;

4) зміст угоди із зазначенням обов'язків виконавця і замовника;

5) терміни виконання і оплати роботи;

6) юридичні адреси сторін;

7) підписи сторін;

8) печатка підприємства або організації.

Трудова угода складається в кількох примірниках, один з яких передається виконавцеві, а інші зберігаються у справах організації-замовника.

58.