1.7. Принципы построения и функционирования систем управления

Проведение исследований СУ требует от исследователя знания важнейших принципов построения и функционирования таких систем, которые должны удовлетворять современным экономическим условиям; обеспечивать формирование свойств систем. Комплекс этих принципов был рассмотрен ранее.

Применительно к СУ принципы представляют собой основные правила, положения, идеи, определяющие направления их построения и функционирования и которыми должны руководствоваться кадры управления в своей деятельности.

С учетом опыта системного управления, который накоплен в 70—80-х гг. XX в. и в последующее время на отечественных предприятиях, а также современных зарубежных разработок по управлению построение и функционирование СУ осуществляется на основе общих, общесистемных и специальных принципов. Вместе с тем необходимо отметить, что исходным (главным) является принцип системности, во многом определяющий все другие.

И при построении, и при функционировании СУ в первую очередь необходимо учитывать ряд объективных общих принципов: сбалансированного демократического централизма, преимущественно оптимального сочетания единоначалия и коллегиальности, ответственности, активизации и стимулирования, рационального делегирования полномочий, заинтересованной творческой работы всего управленческого персонала. Наряду с указанным при построении и функционировании СУ следует руководствоваться общесистемными принципами, наиболее значимые из которых представлены в табл. 1.4.

Таблица 1.4

Общесистемные принципы построения и функционирования системы

управления организацией

Наименование принципа	Содержание принципа
I	2
Целостность	Является важнейшим исходным положением о представлении системы как достаточно обособленного целого, предполагающего членение ее на относительно неделимые, совместно функционирующие, взаимозависимые и взаимодействующие между собой элементы
Целенаправленность	Обусловливает необходимость наличия и достижения определенных целей, которые реализуются формированием в составе СУ целевых и соответствующих линейных, функциональных и обеспечивающих подсистем управления. Следует устанавливать приоритетность одних целей по отношению к другим или принимать взаимосвязанные цели нескольких систем, осуществляя взаимосвязанные процессы по их достижению
Обусловленность функций управления целями	Обеспечивает формирование и изменение функций управления в соответствии с целями СУ
Первичность функций управления	Означает, что состав подсистем системы управления, организационная структура, требования к работникам, их численность и т.д. зависят от содержания, количества и трудоемкости функций управления. Наиболее приоритетными функциями среди всех других должны быть функции управления качеством
Возможная структуризация и декомпозиция	Позволяет на основе наличия в системе свойства иерархичности структурировать ее внутреннее строение и расчленять на уровни, что обеспечивает представление каждой подсистемы и в конечном итоге элементов в виде системы, т.е. системы более высокого уровня. Число уровней, подсистем и элементов на каждом из них должно быть минимальным, но обеспечивающим рациональное построение и эффективное функционирование всей системы
Многодолжностная потенциальность	Временное выбытие отдельных должностных работников не должно прерывать управленческий процесс, что определяет необходимость выполнения каждым работником функций вышестоящего, нижестоящего сотрудника и одного-двух работников своего уровня
Правовая регламентация управления	Обеспечение законности управленческих процессов на основе соблюдения всех действующих нормативно-правовых актов
Единство теории и практики управления	Управленческие решения должны приниматься на основе логики, методологии управления и быть направлены на получение практического результата
Оперативность	Обеспечивает своевременное принятие управленческих решений по предотвращению и (или) оперативному устранению отклонений
Комплексность	Реализует взаимную увязку всех формируемых элементов, подсистем, стадий жизненного цикла продукции, иерархических уровней и комплекса организационных, экономических, социальных, научно-технических, производственных и других мероприятий по управлению
Систематичность	Определяет постоянное непрерывное выполнение всех работ по управлению, их ритмичность и долговременность действия
Преемственность	Максимальное использование передового отечественного и зарубежного опыта системного управления; передача наиболее эффективных элементов, подсистем, методов, принципов и т.п. от старых поколений систем к создаваемой и (или) совершенствуемой. Позволяет повысить качество СУ
Научность	Реализует разработку мероприятий и воздействий на основе достижений науки и техники с учетом объективных законов и закономерностей системного управления
Автономность	Обеспечивает относительную самостоятельность построения и функционирования структурных элементов и подсистем СУ
Экономичность	Обеспечивает наиболее эффективную и экономичную организацию СУ, что снижает долю затрат на управление в общих затратах на единицу выпускаемой продукции, повышает эффективность производства
Перспективность	Обеспечивает перспективу развития организации как системы
Оптимальность	Предусматривает многовариантную проработку управленческих решений и выбор в соответствии с определенным критерием оптимального для организации варианта
Устойчивость	Предусматривает удержание системы в относительно стабильном состоянии и обеспечивает выживание организации в условиях конкуренции
Комфортность	Предусматривает создание для человека, являющегося основным элементом системы, максимума удобств для творческой работы и реализации своих возможностей
Специализация	Обеспечивает рациональное разделение управленческого и производственного труда в организации
Концентрация	Обеспечивает выполнение однотипных задач в одном подразделении и (или) концентрацию усилий управленческих работников на решении основных целей и задач организации, исключая, тем самым, возможности дублирования работ
Адаптивность	Предусматривает обеспечение приспособляемости системы к изменяющимся внешним и внутренним условиям
Необходимое разнообразие	Предусматривает сложность системы управления не в меньшей степени, чем управляемой системы
Прозрачность	Предусматривает концептуальное единство системы управления
Параллельность	Предполагает одновременное выполнение отдельных управленческих работ
Ритмичность	Обусловливает регулярность повторения процессов управления примерно в равные промежутки времени
Простота	Предусматривает использование наиболее доступных и несложных методов, принципов и процедур управления и принятия легковоспринимаемых решений
Доходчивость	Обеспечивает понимание каждым работающим, потребителем всего того, что касается основополагающих вопросов функционирования СУ, особенно управления качеством и конкурентоспособностью продукции и предприятия в целом
Непрерывность развития	Все процессы построения и функционирования системы должны быть непрерывны и обеспечивать переход ее в более совершенное состояние
Альтернативность путей построения, функционирования и развития	Обеспечивает в зависимости от возникающих с течением времени условий возможность принятия при построении, функционировании и развитии системы одного из нескольких вариантов решений для достижения ее целей
Замкнутость ОФУ (замкнутость управленческого процесса)	Реализует выполнение в системе, подсистемах и элементах полного общефункционального цикла управления, включая планирование, организацию, координацию работы и т.д.

В условиях рынка и конкуренции реализация подавляющего большинства приведенных выше принципов исключительно важна, и ее трудно переоценить.

Среди всех общесистемных принципов необходимо обратить внимание на выполнение общих функций управления (замкнутого общефункционального управленческого цикла), которые перечислены ниже.

1. Планирование, представляющее особый процесс подготовки менеджерами решений по обеспечению усилий коллектива для достижения целей организации. Из-за периодического переориентирования целей и постоянного изменения условий внешней среды этот процесс всегда непрерывный.

2. Организация, направленная на структурирование всех работ, распределение их по вертикали и горизонтали для достижений це-1ей организации и выполнения намеченных планов и обязательств.

3. Мотивация, обеспечивающая активизацию труда работающих по выполнению всех видов работ с высоким качеством (без ошибок) в соответствии с распределенными функциями, планами и требованиями. Мотивация, как правило, включает: внешнее стимулирование (материальное и моральное); психологическое стимулирование (создание условий для заинтересованности в труде, потребности в трудовой активности, удовлетворения от трудовой деятельности). Это одна из самых важных менеджерских функций, способствующих достижению целей деятельности организации.

4. Контроль, предполагающий: отслеживание того, что запланировано; определение того, что сделано в этой области в определенный период времени; сравнение запланированного с достигнутым; принятие корректирующих «мягких» мер при обнаружении отклонений от запланированного. Посредством данной функции осуществляется обратная связь, которая не должна нести «возмездие», а должна стать объективной основой для эффективного вмешательства менеджеров в процесс достижения целей организации, выполнения обязательств, повышения и обеспечения качества и конкурентоспособности продукции.

Все эти четыре общие менеджерские функции в своей основе аналогичны общим функциям менеджмента промышленных организаций в целом. Они объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения. При этом руководство (лидерство) рассматривается как самостоятельная деятельность, в основе которой находится «человеческий» фактор.

А. Файоль, например, отмечал, что управлять — это значит предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать.

В ряде других источников приводятся следующие общие функции управления: планирование, организация, распорядительство (командование), мотивация, руководство, контроль, координация, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, регулирование.

В состав функций замкнутого управленческого цикла, выполняемого применительно к повышению и обеспечению качества и называемого в зарубежных источниках циклом РДСА, или циклом Деминга (по имени американского профессора по УКП), входят:

Р — планирование работы,

Д — выполнение работы по плану;

С — проверка соответствия реального результата с запланированным,

А — принятие мер при наличии отклонений фактического результата от запланированного

На японских предприятиях (например, в фирме «Комацу») к общим функциям управления относят планирование, выполнение, проверку и действие (регулирование)

Очевидно, что состав функций формально во многом соответствует функциям управленческого цикла отечественных систем, включающего планирование, организацию работ, координацию и регулирование, активизацию и стимулирование, учет, контроль и анализ. Некоторые различия, конечно, имеются (в частности, в упорядоченности содержания функции и методах их выполнения)

Так, следует учесть прогнозирование, выделить функцию учета, в которой кроме общеизвестных подфункций необходимо организовать идентификацию и выполнять прослеживаемость продукции, столь нужную для обеспечения качества, повышения оперативности регулирования производства и т. п. Допустим, причиной возникновения обнаруженного дефекта изделия стал недоброкачественный материал. При наличии возможности прослеживаемости можно установить, с какой партией, когда и откуда он поставлен, а затем выявить конкретные детали, содержащие этот материал.

При выполнении управленческого цикла первостепенную роль играют организация, координация и регулирование процессов управления. Выработанные корректирующие (регулирующие) воздействия на основе организации и координации работ посредством обратной связи оказывают влияние на оперативное устранение непредвиденных реальных отклонений (ошибок) в процессах.

Общие функции управления (ОФУ) целесообразно дополнить выполнением работ, что более объективно будет отражать весь управленческий цикл.

Следует отметить, что ОФУ в процессе управленческого цикла выполняются, не строго последовательно, а последовательно-параллельно. Это, естественно, несколько усложняет взаимосвязи усматриваемых функций.

При рассмотрении ОФУ следует помнить, что в производственном процессе (в производственной системе) аналогично выполняются общие производственные функции, в состав которых в общем случае могут входить функции: подготовительная; производство изделий или услуг (работ); протекание естественных процессов; транспортировка; контроль и испытание; заключительная.

К основным специальным принципам при построении и функционировании СУ относятся:

• ориентация на потребителя, поскольку организации зависят от своих потребителей и должны понимать их текущие и будущие потребности, выполнять их требования и стремиться превзойти их ожидания;

• обеспечение лидерства руководителя, которое необходимо для установления единства и реализации целей, выполнения задач и соответствующих им направлений деятельности организации;

• вовлечение всех работников в активный инновационный процесс, так как работники всех уровней составляют основу организации и приобщение к работам, по улучшению деятельности и повышению результативности работы позволяет более полно использовать их возможности и способности;

• системный подход к менеджменту (включая процессный), представляющий собой взаимосвязные процессы, обеспечивающий больший вклад в результативность и эффективность организации при достижении ее целей; при этом системный подход неразрывно связан с процессным подходом (очевидно, что желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом);

• постоянное улучшение управленческих процессов, рассматриваемое как неизменная цель управления;

• принятие решений на основе фактов, т.е. в основе эффективных решений лежит анализ объективных фактических данных и информации;

• сочетание всех видов (линейного, целевого, функционального и обеспечивающего) и методов управления на основе взаимодействия подразделений при выполнении конкретных функций управления;

• «продуктовый» подход к управлению, когда управление в системе осуществляется (помимо общего управления) по каждому выпускаемому виду разнородной продукции;

• управление на всех стадиях и этапах жизненного цикла продукции (исследование, проектирование и разработка, изготовление, товарооборот — обращение и реализация, использование — эксплуатация или потребление, утилизация или уничтожение);

• выполнение целостного комплекса функций управления, способного обеспечить достижение целей и решение задач системы организации;

• использование в управлении комплекса методов мотивации высококачественного, производительного, заинтересованного, новаторского и, главное, осознанного труда как каждого работника, гак и всего коллектива;

• формирование у всех изготовителей и потребителей, причастных к реализации жизненного цикла продукции, соответствующих знаний, умений и навыков, что требует массовой непрерывной систематической подготовки, обучения и повышения квалификации;

• регулирование на всех иерархических уровнях управления — межотраслевом федеральном; отраслевом федеральном; межотраслевом субъектов федерации; отраслевом субъектов федерации; территориальном (городском, районном); объединения организаций; организации; цеха, отдела; участка, бюро; бригады, группы; рабочего места (содержание управленческих функций зависит от уровня управления — для более высокого уровня приобретают значимость функции, связанные с организацией, координацией и регулированием, активизацией и стимулированием, причем воздействия в этом случае, как правило, должны носить такой характер, который соответствовал бы рыночным отношениям, собственности и уровням управления);

• интегративное взаимовыгодное взаимодействие со всеми организациями в течение жизненного цикла продукции, в первую очередь поставщиками сырья, материалов и комплектующих изделий, сбытовыми, торговыми, транспортными, сервисными и эксплуатационными организациями (организация-изготовитель, ее поставщики и партнеры взаимозависимы, поэтому отношения взаимной выгоды и заинтересованности существенно повышают способность всех взаимосвязанных сторон более эффективно достигать свои цели, поэтому совместно со всеми взаимосвязанными организациями целесообразно создавать взаимосвязанные интегративные СУ);

• осуществление реальной индивидуальной и коллективной ответственности за результаты деятельности организации, когда наибольшая ответственность лежит на высшем звене управления;

• постоянное (перманентное) использование в управлении преимущественно воздействий (решений) превентивного характера с их оперативным (немедленным) выполнением, что предполагает (в случае недостаточной эффективности превентивных воздействий) максимально быстрое оперативное текущее устранение возникших отклонений; этому во многом должна способствовать идентификация и прослеживаемость труда и продукции (таким образом, необходимость выработки как предупредительных, так и текущих оперативных управляющих воздействий на объекты управления требует организации постоянно действующей надежной превентивно-перманентной и оперативной обратной связи во всех подсистемах СУ);

• обеспечение доступности и систематичности проведения внутренних и внешних проверок деятельности по управлению, позволяющее совершенствовать, непрерывно развивать и повышать эффективность СУ;

• документирование управленческих процессов, обеспечивающих выполнение технологии управления и производства (это определяет необходимость использования в управлении стандартизации, регламентации и планирования);

• решение задач управления различными способами, включая автоматически-автоматизировнными, автоматизированными и другими;

• восприятие каждым работающим себя в качестве изготовителя продукции (услуги), а исполнителя следующей операции технологического процесса — как потребителя (необходимо соблюдать деловую этику и проявлять уважительное отношение ко всем участникам реализации жизненного цикла продукции и соответственно руководствоваться этим в жизни в целом).

В общем виде можно определить, что соблюдение приведенных принципов является, как теоретически, так и практически, необходимой современной тенденцией развития организаций. При этом для большинства российских предприятий принятие и реализация стратегии повышения качества является по существу безальтернативной.

Для реализации специальных принципов при построении и функционировании систем управления необходим соответствующий механизм управления, который применительно к СУ организацией следует рассматривать как совокупность организационных и экономических компонентов, обеспечивающих согласованное, взаимосвязанное и взаимодействующее функционирование всех элементов системы для достижения целей организации. Такой механизм должен обеспечивать в рамках системного управления выработку и реализацию эффективных целенаправленных управляющих воздействий на все многообразные условия и элементы, от которых зависят конечные результаты функционирования СУ.

Все условия при этом можно классифицировать по их влиянию на элементы системы (рис. 2.2), выделив субъективные (непосредственно связанные с деятельностью человека и зависящие от него) и объективные (связанные со сложившимися обстоятельствами в деятельности человека и практически не зависящие от него) условия. На элементы системы существенное влияние оказывают также социальные, международные и политические условия, которые в зависимости от уровня рассмотрения можно отнести не только к объективным, но и к субъективным.

Наряду с приведенными на рис. 1.2 можно выделить условия, которые связаны с предназначением и целями организации, со спецификой конструкций продукции и характером услуг, оказываемых организацией, требованиями потребителей и клиентов, отраслевой спецификой и поставщиками.

Рис. 1.2. Классификация условий, влияющих на функционирование элементов системы управления