1.8. Механизм управления и основные требования, предъявляемые к системе управления

При производстве продукции в механизме управления происходят исключительно сложные процессы влияния многообразных субъективных и объективных условий на функционирование элементов СУ. Тем не менее, во всех случаях должна четко прослеживаться последовательная цепочка воздействий:

цели СУ организацией (в том числе цели управление качеством и охраны окружающей среды, являющиеся при объективном отношении к общечеловеческим ценностям стратегическими императивами и приоритетами)  стратегия и обязательства организации  мероприятия (воздействия) по достижению целей и выполнению обязательств  условия, влияющие на элементы системы  эффективно функционирующие элементы системы  рациональные решения (информация, документация)  продукция и услуги, удовлетворяющие требования потребителей.

При этом выполнение всех принципов системного управления и учета, всех условий, влияющих на функционирование элементов СУ — одно из необходимых требований достижения целей организации.

Среди других требований, предъявляемых к СУ, необходимо отметить:

• направленность на эффективное достижение целей организации;

• обеспечение рационального соединения элементов в систему для достижения синергетического эффекта;

• обеспечение непрерывности функционирования и развития организации;

• согласованность интересов различных групп, «сил влияния» и др.

1.9. Состав и характеристика элементов и подсистем системы управления.

Вначале рассмотрим состав элементов управляемой подсистемы системы организации. При проведении исследования любой системы важно определиться с ее структурой, понимаемой как состав элементов (подсистем), относительно устойчивых связей и отношений между ними, соответствующим образом упорядоченных и организованных для функционирования системы.

Структура формируется применительно к условиям функционирования системы, при необходимости проводя ее изменение во времени и пространстве. Следовательно, ее можно признать одновременно стабильной (топологически устойчивой) и переменной. Это выражает единство устойчивости и изменчивости структуры.

Одним из важнейших вопросов в определении как системы в целом, ее состава подсистем и элементов, а также содержания деятельности и характеристик элементов подсистем системы организации являются системообразующие факторы. Такими факторами, как правило, принято считать все те явления, связи, отношения, элементы и воздействия, которые обусловливают создание и функционирование системы. Применительно к организационно-экономической системе важнейшими системообразующими факторами, как уже было сказано, могут быть факторы внешней и внутренней среды.

Для условий рынка в составе как управляемой, так и управляющей подсистем системы социально-экономической производственно-хозяйственной организации следует (помимо целей и стратегии, ресурсов на входе системы, внешних условий и факторов, влияющих на систему) выделять результирующие, ресурсные и функционально-организационные группы элементов.

При структурировании производственной системы на элементы на первом этапе можно использовать принцип «черного ящика». Очевидно, что у «черного ящика», если представить его непосредственно в качестве производства, имеется вход и выход. На входе находятся материальные и трудовые ресурсы, а на выходе — результаты производства, т.е. продукция, услуги (товар) предприятия, отрасли, региона, народного хозяйства в целом в натуральном или денежном выражении. Материальные и трудовые ресурсы, т.е. ресурсные элементы, включают:

• предметы труда (сырье, материалы, полуфабрикаты, комплектующие, нормативно-техническая информация и т.п.),

• средства труда (машины, оборудование, станки и т.п.),

• производственный персонал (основные и вспомогательные рабочие). На втором этапе структурирования, раскрывая «черный ящик» — производство продукции и услуг, — можно выделить следующие производственные функционально-организационные элементы:

• производственные функции, устанавливающие количественную связь между результатом процесса производства и условиями его получения (функции кадров производства, машин, оборудования, станков и т.п.),

• технология производства (совокупность взаимосвязанных процессов по изготовлению продукции, услуг),

• методы организации производства (совокупность способов организации основного, вспомогательного и обслуживающего производств).

На основе указанных выше элементов (производственных функций, используемой технологии, методов организации производства, изготавливаемой продукции и услуг), формируется производственная структура (состав производственных подразделений и взаимосвязи между ними в процессе производства).

В управляющей подсистеме (системе управления) состав элементов имеет свои особенности и зависит от системообразующих факторов внешней и внутренней среды, включая конкретное содержание системы организации. Вместе с тем наиболее универсальным представляется подход к определению состава элементов СУ в зависимости от состава элементов, характера и особенностей производственной системы (управляемой подсистемы). При этом целесообразно принимать число элементов субъекта равным числу элементов объекта при их относительно возможном соответствии друг другу. В совокупности системообразующие факторы и основные правила формирования СУ определяют не только состав элементов, но и их характеристики (соотношение и трудоемкость функций, особенности циклов управления, структуру, объемы и периодич­ность информации и т.п.), что отражается на особенностях организационной структуры, кадрового обеспечения и других элементах управляющей подсистемы.

Очевидно, что важнейшим элементом в системе организации в целом и СУ в частности являются персонал и каждый человек в отдельности. Именно человек в конечном итоге обеспечивает достижение целей системы и ее развитие, но из-за многообразия взаимоотношений людей и противоречивости человека исследование социально-экономических систем весьма сложная и трудоемкая задача.

Предварительно следует дать характеристику элементов производственной системы.

1. Производственные функции (функции кадров производства, машин и оборудования, осуществляемые в процессе производства продукции), устанавливающие количественную связь между результатом (эффектом) созидательного процесса и его условиями (факторами) производства, т.е. ресурсами, затраченными, использованными или маличными, и др.), характеризуются: составом и содержанием, структурой и качеством осуществления, количеством функций, приходящихся на одного рабочего (работающего), бригаду; затратами на их осуществление, длительностью осуществления производственных Функций; уровнем повторяемости функций.

2. Производственная структура (состав подразделения производственной системы и взаимосвязи между ними в процессе производства продукции) характеризуются: составом производственного объединения, районных управлений и других подразделений производства; территориальным расположением подразделений, внутрипроизводственными связями звеньев производственной структуры; распределением численности работающих, производственных мощностей и объемов производства по производственным подразделениям; масштабом научных и опытно-конструкторских подразделений; степенью обеспечения производства новыми разработками; уровнем централизации производства и специализации производственных подразделений; коэффициентом рациональности производственной структуры.

3. Производственный персонал (основные и вспомогательные рабочие) характеризуются: уровнем нормирования труда; формами разделения и кооперирования труда; условиями труда; организацией охраны труда; составом, структурой кадров; численностью по категориям работающих; обеспеченностью кадрами по составу; образовательным уровнем работающих;- уровнем текучести кадров; уровнем работ по повышению квалификации, подготовке и переподготовке кадров; эффективностью использования трудовых ресурсов; выполнением планов социального развития; совершенствованием социальной структуры трудового коллектива; производительностью труда и размером заработной платы; экономической эффективностью мероприятий по совершенствованию организации труда; коэффициентами полноты обеспечения производственных стадий персоналом.

4. Средства труда (машины, оборудование и т.п.) характеризуются: обеспеченностью средствами труда, структурой основных производственных фондов (удельным весом активной части основных производственных фондов); составом и структурой оборудования (удельным весом оборудования со сроком службы до пяти, от пяти до десяти и от десяти до 20 лет); показателями использования основных фондов; удельным весом физически изношенного и морально устаревшего оборудования; степенью прогрессивности средств труда и удельным весом их прогрессивных видов; уровнем выбытия и прироста основных фондов; уровнем механизации и автоматизации; фондовооруженностью; динамикой фондоотдачи; коэффициентом обновления технологического оборудования; удельным весом модернизированного оборудования; фондовооруженностью труда рабочих; вооруженностью труда рабочих прогрессивной техникой; электровооруженностью труда рабочих; удельным весом рабочих, занятых ручным, механизированным и автоматизированным трудом; удельным весом рабочих, занятых на вредных работах; эффективностью использования основных производственных фондов; эффективностью мероприятий по техническому развитию производства; выполнением плана технического развития.

5. Предметы труда (сырье, материалы, полуфабрикаты, комплектующие и т.п.) характеризуются: обеспеченностью производства предметами труда; объемом и номенклатурой материальных ресурсов; размерами запасов; оборачиваемостью оборотных средств; удельным весом новых, прогрессивных видов сырья, материалов, полуфабрикатов в общем их объеме; коэффициентом обновления сырья и материалов; удельным весом используемых отходов в их общем объеме; периодичностью поставки материалов; использованием материальных ресурсов; материалоемкостью; уровнем организации снабжения материальными ресурсами; эффективностью использования материальных ресурсов; эффективностью использования финансовых ресурсов.

6. Методы организации производственного процесса (совокупность способов организации основного, вспомогательного и обслуживающего производств) характеризуются: коэффициентом специализации производства; коэффициентом предметной и подетальной специализации; уровнем кооперированных связей (отраслевых и региональных); уровнем комбинирования; структурой видов движения предметов труда (последовательный, параллельно-последовательный, параллельный); структурой форм организации производственного процесса; научно-техническим уровнем производственных процессов; ритмичностью производственного процесса; сочетанием материальных и моральных стимулов к труду; внедрением новых прогрессивных форм организации производства; выполнением плана по охране окружающей среды и рациональному использованию природных ресурсов; эколого-экономической эффективностью мероприятий по охране окружающей среды; эффективностью мероприятий по совершен­ствованию организации производственного процесса.

7. Технология производства (совокупность взаимосвязанных производственных процессов по изготовлению продукции) характеризуется: оснащенностью технологического процесса; структурой технологического процесса; коэффициентом применения типовых и групповых технологических процессов; коэффициентом обновления технологических процессов; внедрением новых прогрессивных процессов (по количеству или объему производственной продукции); уровнем обеспечения вспомогательным оборудованием; уровнем автоматизации управления технологическими процессами; удельным весом применяемых прогрессивных технологических процессов (по количеству или объему производственной продукции); качеством осуществления технологических процессов; затратами на осуществление технологических процессов.

8. Продукция, услуги (объект производственного процесса — материальный результат производства) характеризуется: объемом и качеством продукции, работ и услуг; выполнением плана; НИОКР и услуг; динамикой роста объемов; удельным весом затрат в производственных процессах и в себестоимости товарной продукции; соотношением между собственными и сторонними разработками; себестоимостью продукции; прибылью и рентабельностью.

Характеристика элементов управляющей системы осуществляется исходя из параметров и показателей, представленных ниже.

1. Функции управления (специфический вид деятельности по обоснованию, выработке, принятию и выполнению управленческих решений) характеризуются: количеством видов и составом функций управления; структурой функциональных подсистем системы управления; структурой целевых подсистем системы управления; распределением функций по уровням управления; распределением функций по функциональным подразделениям; уровнем автономности осуществления функций; уровнем специализации, концентрации, централизации и кооперирования функций; соотношением численности линейного и функционального персонала; количеством уровней управления и охватываемых функцией; количеством функциональных подразделений одного уровня и охватываемых функцией; уровнем дублирования функций; коэффициентами полноты выполняемых функций управления и дублирования функций; уровнем регламентации функций; количеством функций, приходящихся на каждое подразделение аппарата управления; уровнем автоматизации управленческого труда; затратами на осуществление функций управления; продолжительностью осуществления функций управления; уровнем качества осуществления функций управления; соответствием затрат на осуществление функций управления и их значимостью; эффективностью управленческих функций; уровнем качества выполняемых функций.

2. Организационная структура управления (совокупность специализированных органов управления — подразделений, т.е. отделов, бюро, групп и т.п., взаимосвязанных и взаимодействующих между собой для достижения целей и задач организации; в организованных системах структура следует за функцией) характеризуется: составом и соотношением линейного, функционального, целевого управления и обеспечения управления; количеством и составом управленческих подразделений на разных иерархических уровнях; типом существующей структуры управления, числом уровней управления (линейного и функционального), численностью и соотношением различных категорий руководителей, специалистов и технических исполнителей в целом по системе управления и по отдельным подразделениям; объёмом перерабатываемой информации в целом по системе управления по отдельным подразделениям; стоимостью и соотношением занятой в подразделениях различных видов организационной техники; территориальным расположением подразделений аппарата управления; степенью регламентации организационной структуры управления; степенью управляемости в сравнении с нормой управляемости; уровнем качества существующей организационной структуры управления; соотношением количества и масштабности объектов, курируемых различными управленческими подразделениями; количеством и соотношением числа решений различных видов, подготавливаемых и принимаемых в различных подразделениях и на различных ровнях аппарата управления; числом линий соподчинений, числом связей между подразделениями; границами изменения состава функциональных органов в зависимости от конкретного содержания функций; коэффициентами целенаправленности ОСУ; соответствием важности решаемых задач уровню квалификации линейного руководства; затратами на управление по отдельным функциональным подразделениям и уровням управления; составом обеспечивающих звеньев управления и их соотношением с линейными функциональными и целевыми подсистемами управления.

3. Персонал управления (работники всех уровней управления) характеризуются: численностью управленческих кадров; численностью кадров в подсистемах; функциями; удельным весом руководителей, специалистов, исполнителей; профессиональным, квалификационным и возрастным составом; структурой кадров по стажу работы; общеобразовательным уровнем кадров; уровнем постановки работы по повышению квалификации и переподготовки управленческих кадров; уровнем текучести управленческих кадров; фондом заработной платы управленческих работников; уровнем обеспеченности управленческими кадрами; уровнем использования управленческих кадров; уровнем состояния трудовой дисциплины; уровнем соответствия работников управления занимаемым должностям; удельным весом управленческого персонала; степенью загруженности работников управления прямыми обязанностями; оперативностью и достаточностью решения управленческих задач линейными руководителями; организацией труда работников аппарата управления, использованием рабочего времени работников аппарата управления; условиями труда работников аппарата управления; системой оценки кадров управления.

4. Технические средства управления и оргтехника (совокупность технических средств, применяемых для сбора, обработки, представления и использования информации кадрами управления) характеризуются: количеством и видами технических средств и оргтехники; технико-эксплуатационными характеристиками и стоимостью; степенью использования технических средств и оргтехники; удельным весом прогрессивных видов оргтехники и ЭВМ; структурой оргтехники; уровнем механизации автоматизации управленческих процессов; возрастным составом оргтехники; удельным весом стоимости оргтехники и ЭВМ в общей стоимости основных фондов объединения (предприятия); уровнем технического обеспечения управления; уровнем технической вооруженности управленческого труда; уровнем оснащенности управленческого труда техническими средствами и специальной мебелью; уровнем обеспеченности управленческих работников площадью; уровнем организации рабочих мест управленческих работников; уровнем охвата автоматизацией задач управления; уровнем использования типовых рабочих мест руководителей, специалистов и исполнителей.

5. Информация (информационное обеспечение системы управления: совокупность сведений и данных, необходимых для обоснования, выработки, принятия и выполнения решений по достижению целей и задач организации) характеризуется: объемами и видами информации; уровнем информационного обеспечения управления; структурой информации, по всем ее видам; периодичностью поступления информации; приходящейся на одноструктурное подразделение или работника аппарата управления, затратами на обработку информации; уровнем использования информации и документов; схемой информационных потоков и документооборота; коэффициентом непрерывности информационного потока; коэффициентами эффективного использования информации и абсолютного использования информации; распределением информации по уровням иерархии; соотношением общесистемной, специальной и специфической информации.

6. Методы управления (совокупность способов и приемов управления, обеспечивающих достижение целей и решение задач организации) характеризуются: соотношением организационно-административных, экономических и социально-психологических методов управления по отдельным подразделениям аппарата управления и уровням иерархии; уровнем обеспеченности системы управления регламентирующей документацией; уровнем системы учета и контроля исполнения; уровнем обеспечения системы управления методической документацией; уровнем использования методов; уровнем качества применяемых методов; состоянием работы по подбору; расстановкой аттестации кадров; степенью внедрения стандартов всех категорий; соответствием действующих положений о подразделениях и должностных лицах предъявляемым к этим документам требованиям; действительностью приказов, указаний и распоряжений администрации и технических инструкций; качеством контроля действенности административных методов управления; эффективностью использования фондов экономического стимулирования; уровнем внедрения хозяйственного расчета; системой стимулирования повышения эффективности труда на каждом рабочем месте; эффективностью используемой системы оплаты труда и материального поощрения работников объединения (предприятия); эффективностью экономических мер воздействия на смежников при соблюдении договоров и обязательств по поставкам; уровнем социального развития коллектива; уровнем производительной и творческой активности членов коллектива; использованием мотивационных факторов трудовой деятельности, количеством жалоб и заявлений работников предприятия на стиль руководства; наличием и качеством распорядка рабочего дня руководителей; уровнем правового обеспечения управления; уровнем организации и внедрения нормативного хозяйства; уровнем организации делопроизводства.

7. Технология управления (совокупность взаимосвязанных управленческих процессов, направленных на обоснование, выработку, принятие и выполнение решений управленческих процессов) характеризуется: составом и последовательностью выполнения процессов управления; структурой и длительностью управленческого цикла; полнотой и замкнутостью управленческого цикла; количеством и структурой процессов, процедур, операций; удельным весом процедур и операций, выполняемых последовательно, параллельно-последовательно; удельным весом процедур и операций творческого и рутинного характера; повторяемостью процессов, процедур и операций; уровнем применения типовых технологических процессов, процедур и операций; уровнем регламентации процессов управления; ритмичностью выполнения процессов управления; длительностью осуществления процессов, процедур и операций управления; степенью сложности процессов, процедур и операций; затратами на выполнение процессов, процедур и операций; соотношением повторяющихся, легко формализуемых и оригинальных, неформализуемых процедур и операций; структурой видов обработки информации; уровнем применения прогрессивных технологических процессов обработки информации и выработки решений; качеством выполнения управленческих процессов, процедур и операций; уровнем нормирования процессов процедур и операций управления; уровнем формализации управленческих процессов, процедур и операций.

8. Финансы (совокупность финансовых средств и потоков, используемых для достижения целей деятельности организации) характеризуются: коэффициентом качества прибыли, определяемым на основе отношения текущей рыночной цены акции организации к общему годовому доходу на акцию, процентной ставкой кредита, доступностью финансовых источников в перспективе; размером уставного капитала; величиной оборотного капитала, доходов, прибыли, финансовых резервов, заемных средств; ликвидностью оборотных капиталов; коэффициентами привлечения заемных средств; коэффициентами оборачиваемости (деловой активности); показателями рентабельности; другими показателями и коэффициентами.

9. Управленческие решения (акты, результат, конечный продукт управленческой деятельности, направленные на достижение целей и задач организации) характеризуются: составом и структурой целей; составом, структурой и количеством принимаемых решений предприятия, объединения; соотношением оперативных, тактических и стратегических, локальных и комплексных, типовых и оригинальных, письменных и устных решений; степенью полноты и обоснованности принимаемых решений; своевременностью принятия решений и исполнительности выполнения решений; вариантностью принимаемых решений; уровнем регламентации решений; затратами на подготовку, принятие и реализацию решений; степенью повторяемости принимаемых решений; причинами невыполнения решений; качеством принимаемых решений; удельным весом принимаемых типовых управленческих решений; оперативностью и эффективностью принятия решений.

Соответствие системы управления системе производства — характеризуется степенью соответствия управления системе производства, а именно: состояния всех элементов системы управления целям и направлениям развития объекта управления; состояния всех элементов системы управления требуемым состояниям элементов объекта управления; надежности и точности работы существующего аппарата управления сложности производственных процессов; оперативности работы аппарата управления циклам ритма материального процесса производства; номенклатуры принимаемых решений требованиям процесса производства управляемого объекта; иерархического построения системы управления составу и иерархии производственных звеньев; состава и уровня квалификации линейных руководителей требованиям управляемого объекта.

От выбора для исследования состава элементов СУ, их параметров и показателей во многом зависят конечные результаты этого исследования.

Для того чтобы определить состав и характеризовать подсистему производственной системы в первую очередь необходимо определиться с составом подсистем в производственной подсистеме системы организации. Так, для промышленного предприятия, с учетом «продуктового» подхода, в ней может формироваться и функционировать следующий состав производственных субподсистем:

• основная «продуктовая» заготовительная;

• основная «продуктовая» обрабатывающая;

• основная «продуктовая» сборочная;

• обеспечивающая «продуктовая» энергетическая;

• обеспечивающая «продуктовая» ремонтно-техническая (в том числе электроремонтная);

• обеспечивающая «продуктовая» инструментальная;

• обеспечивающая «продуктовая» метрологическая;

• обеспечивающая «продуктовая» транспортная;

• обеспечивающая «продуктовая» складская.

Соответственно в этих субподсистемах должен выполняться свой состав производственных функций.

Рассмотрим состав и характеристики подсистем управляющей подсистемы (системы управления).

Принцип системного управления, как и все общие, общесистемные и специальные принципы, предопределяют сочетание в управляющей подсистеме (т.е. в СУ), линейного, целевого, функционального и обеспечивающего управления. В соответствии с этим в СУ, как правило, целесообразно формировать и исследовать следующие взаимосвязанные между собой функционально-целевые подсистемы управления: общую линейную, целевые, функциональные, обеспечивающие.

Теперь перейдем к характеристике подсистем системы управления. Подсистема общего линейного управления — это неотъемлемая составная часть системы управления, обеспечивающая непосредственное управление производственным процессом в организации на основе современных управленческих принципов и координации работы целевых и функциональных звеньев на каждом уровне управления. Она включает всех линейных руководителей (генерального директора, его заместителей и руководителей всех подразделений) организации. В данной подсистеме осуществляется вся общая управленческая деятельность руководителей организации, которые принимают окончательные решения по отношению к своему подчиненному персоналу и несут ответственность за результаты их деятельности. Здесь можно выделить четыре уровня управления:

0-й — высший предпринимательский организационно-целевой (высшее звено предпринимательского управления, включающие предпринимателей — членов высших органов управления);

1-й — высший организационно-целевой исполнительный (высшее исполнительное звено);

2-й — координационно-контрольный исполнительный (среднее звено управления);

3-й — технико-операционный исполнительный (низовое исполнительное звено управления).

В составе целевых подсистем осуществляется управление по достижению основных целей деятельности организации, которые обеспечивают выполнение миссии организации, и ее главной (генеральной) цели. В них реализуются задачи по интеграции, организации и координации выполнения специальных целевых функций.

Конкретный состав целевых подсистем во многом зависит от предназначения и целей организации, но в любом случае среди них целесообразно иметь подсистемы УК продукции (услуг), охраны окружающей среды и ряд других.

В функциональных подсистемах управления осуществляется специализированная управленческая деятельность, которая обособилась в результате кооперации и разделения труда для достижения всех основных целей деятельности организации. Функциональная подсистема характеризуется специализацией управленческой деятельности, целями управления, составом специальных функций, составом задач управления по каждой специальной функции и их распределением между должностными лицами высшего звена управления и подразделениями.

Состав функциональных подсистем зависит от выполняемых функций управления. Применительно к производственной организации эти функции можно сгруппировать в комплексные функциональные подсистемы (технического руководства, экономического руководства, производственного руководства и др.).

Состав обеспечивающих подсистем (подсистем обеспечения) определяется необходимостью эффективного обеспечения общего линейного, целевого и функционального управления. Главное, что при этом должны быть созданы условия и обеспечиваться правомочность, обоснованность, достоверность, рациональность, своевременность и действенность всей СУ.

В каждой подсистеме для достижения ее целей выполняется определенный состав функций управления.