Вправа 1. Телефонний довідник

Завдання: Скласти простий телефонний довідник у вигляді звичайного списку телефонів із вказівкою для кожного телефону номера, імені абонента, його адреси і його категорій (друзі, родичі, майстерні, магазини й т.д.).

Лабораторна робота № 9 Створення базових таблиць і робота з ними

Ціль роботи: навчитися створювати базові таблиці в MS Access, змінювати структуру, редагувати бази даних, додавати нові поля в таблиці.

Етапи роботи:

Етап 1: Створення баз даних. Запустите Microsoft Access

Вам буде запропоновано задати ім'я файлу створюваної бази даних (виберіть свій каталог і вкажіть ім'я файлу, наприклад, telephone).

Зверніть увагу, що в MS Access, ім'я файлу задається ДО створення нової бази, а не ПІСЛЯ того, як вся робота пророблена й залишається тільки зберегти результат (як, наприклад, в MS Word або Excel). Зроблено це з міркувань забезпечення схоронності даних. Всі зміни, внесені в базу даних, відразу ж відображаються й у її файлах (а тому програмі із самого початку треба знати їхні імена). Таким чином, зводиться до мінімуму ризик втрати важливих даних навіть при непередбачених збоях (наприклад таких, як відключення електроживлення).

Перед вами відкриється вікно "База даних". Це вікно є вихідним елементом керування Microsoft Access.

На лівій панелі вікна "База даних" зосереджені елементи керування для виклику всіх типів об'єктів Access (таблиці, запити, форми й т.д.). На правої - елементи керування для створення нових об'єктів. Сюди ж додаються й створювані об'єкти. Вікно має панель інструментів для здійснення основних операцій з об'єктами (відкриття, редагування, видалення й т.п.).

Запустіть конструктор створення таблиць, зробивши подвійного щиглика по відповідному елементі керування або нажавши кнопку "Конструктор" на панелі інструментів. Перед вами відкриється вікно проектування структури таблиці.

У верхній частині вікна перебуває створюваний або модифікувати макет, що, таблиці, що являє собою список полів із вказівкою імені поля, типу даних й опису (необов'язковий параметр).

У стовпці "Ім'я поля" набирається довільне ім'я поля, а в наступному стовпці ("Тип даних") указується тип для цього поля. Тип даних можна вибрати зі списку, що розкривається.

Зверніть увагу, що кнопка списку, що розкривається, з типами даних є схованим елементом керування. Вона з'являється як тільки після вибору відповідного поля бланка. Треба мати на увазі, що в Microsoft Access дуже багато таких схованих елементів, які не відображаються, поки уведення даних не початий. При вивченні програми рекомендуються спеціально "прощелкивать" порожні поля бланків у пошуках схованих елементів.

У нижній частині вікна задаються індивідуальні властивості для кожного поля. Набори властивостей можуть розрізнятися, їхній состав визначається зазначеним типом даного поля. При необхідності ви можете змінювати значення властивостей (у рамках припустимого для обраного типу даних).

Задайте структуру основної таблиці проектованої нами бази даних. Будемо вважати, що всі дані в нашій базі - текстові. Задайте імена полів, їхнього опису й довжини, відповідно до наведеного нижче таблиці:

Ім'я поля	Опис	Довжина
Номер	Номер телефону	12
Ім'я	Ім'я абонента	25
Адреса	Адреса абонента	40
Код_категорії	Категорія абонента	2

Вкажіть наявність ключового поля (у нашому прикладі поле "Номер"). Це можна зробити через контекстне меню (нажавши правою кнопкою миші на рядку відповідного поля й вибравши пункт "Ключове поле" меню, що випав) , давши команду меню "Виправлення > Ключове поле" або нажавши на кнопку панелі інструментів Microsoft Access.

Про те, що поле задане ключовим, свідчить значок ключа поруч із ім'ям поля у вікні проектування структури таблиці.

Ключове поле (первинний ключ) - це одне або кілька полів, значення яких однозначно визначають кожен запис у таблиці. Значення в ключових полях не повинні повторюватися. Ключові поля використаються для встановлення зв'язків між таблицями.

Збережете в поточній базі даних створену таблицю.

Зробити це можна за допомогою команди меню "Файл > Зберегти" або за допомогою кнопки панелі інструментів Microsoft Access. Укажіть ім'я зберігає таблиці, що: "ТЕЛЕФОНИ".

Закрийте вікно проектування структури таблиці й зверніть увагу на те, що у вікні "База даних" з'явився новий елемент - тільки що створена таблиця "ТЕЛЕФОНИ". Звернете також увагу, що створена таблиця була збережена не у вигляді окремого файлу на диску, а в структурі бази даних.

Категорію абонента в створеній таблиці ми позначили кодом. Це було зроблено з розрахунком, що в структурі бази даних буде ще одна таблиця з розшифровками кодів (словник категорій). Такий підхід має ряд переваг, до яких можна віднести, наприклад, спрощення (автоматизацію) уведення даних про абонентів, гнучке керування списком категорій, виключення помилок у позначенні категорій, економію ресурсів пам'яті комп'ютера й ін.

Створіть за допомогою конструктора таблицю - словник категорій. Нехай всі поля в ній будуть текстовими. Їхні імена, описи й довжини наведені в таблиці:

Ім'я поля	Опис	Довжина
Код	Код_категорії	2
Найменування	Найменування категорії	12

Обов'язково задайте ключове поле - "Код". Збережете таблицю під ім'ям "КАТЕГОРІЇ"

Етап 2: Заповнення баз даних.

Відкрийте по черзі створені таблиці й наповните їхнім довільним умістом.

Застосуєте прийоми редагування структури таблиць - зміна властивостей полів, прийоми редагування даних: завдання маски уведення, завдання властивостей ключових полів, первинна перевірка вводи даних, уведення в таблиці довільних об'єктів, додавання OLE-об'єктів. Відкрийте довідкову службу й коротко законспектуйте зазначені вище можливості редагування.

Контрольні питання:

1. Для чого служить програма MS Access?

2. Де зберігаються бази даних? Що таке СУБД?

3. Основні поняття баз даних.

4. Логічна й фізична структура БД.

5. Типи полів, яку інформацію містить таблиця, у якій немає жодної запису?

6. Особливості полів типу «Лічильник» й «Мемо».

7. Яке поле можна вважати унікальним? Яке - ключовим?

8. Первинний і вторинний ключі.