Використання форми даних

Кожний запис бази даних містить інформацію про один об'єкт (наприклад, у БД Продаж – інформація про продаж одного виду товарів за один день, у прайс-листі – ціна про один вид товару, у телефонному довіднику – відомості про власника телефону тощо). Для виконання різних дій тільки з одним об'єктом бази даних використовується форма даних.

форма даних – це діалогове вікно у вигляді "формуляра", що орієнтовано на роботу з одним записом бази даних.

Вона призначена для додавання записів (в кінець бази даних), їх перегляду, видалення і редагування значень полів, а також пошуку записів за заданими критеріями.

У формулярі у стовпчик виводяться назви полів БД у вигляді елементів керування Подпись, праворуч від яких в елементах керування Текстовое поле – їхні значення (максимальна кількість стовпчиків – 32) (рис. 3.60). Ці значення можна змінювати.

Рис. 3.60. Вікно форми (відображається перший запис БД)

Щоб визвати форму даних досить виділити будь-яку клітинку БД і натиснути кнопку Форма на вкладці Данные у групі Форма.

Примітка. Якщо групи Форма з відповідною кнопкою немає, їх потрібно створити, використовуючи подання BackStage (вкладка Файл).

При викликанні форми даних спочатку виводиться перший запис бази даних. Для переходу до будь-якого іншого запису використовують вертикальну лінійку прокручування, що міститься на формі.

У правій частині форми даних є такі кнопки:

Добавить – очищення текстових полів з переходом на новий запис для додавання у кінець бази даних.;

Удалить – вилучення поточного запису із бази даних (рядка із таблиці).

Вернуть – відмова від зроблених змін поточного запису. Її можна виконати, якщо не було переходу до інших записів;

Назад – перехід до попереднього запису;

Далее – перехід до наступного запису;

Критерии – установлення фільтру бази даних для переміщення тільки по відібраних записах;

Закрыть – закриття тільки діалогового вікна форми даних. Усі зроблені зміни в поточному записі зберігаються.

При додаванні нового запису чи зміні існуючого нові значення зберігаються у базі при натисканні клавіші Enter. Для переходу від одного поля до іншого у поточному записі використовується миша чи клавіатура (клавіша Tab для переходу до наступного поля і Shift + Tab – до попереднього).

Для того щоб у формі даних були доступні тільки записи, що задовольняють певним умовам, необхідно задати ці умови так:

1. Натиснути кнопку Критерии.

2. Задати у полях очищеної форми умови відбору й натиснути клавішу Enter.

Приклад. Для перегляду даних у БД Продаж про продаж батонів у ті дні, коли їх вартість перевищувала 800 грн. у поле Найменування потрібно ввести слово батон, а в поле Вартість – вираз >800 (рис. 3.61).

Потім, використовуючи кнопки Далее і Назад, можна переглядати записи, що задовольняють введеним критеріям.

Для того щоб знову були доступні всі записи бази даних, досить натиснути кнопку Критерии, а потім – Очистить.

Рис. 3.61. Завдання пошуку запису у формі даних