Впорядкування даних

Для спрощення пошуку й аналізу даних у таблиці її рядки упорядковують (сортують) за значеннями полів.

сортування – це операція перестановки рядків або стовпців таблиці у певному порядку.

Сортування використовується в багатьох задачах оброблення даних: відомостях на одержання зарплати, списках виборців, телефонних книгах, словниках тощо. В Ехсеl воно виконується кнопками (командами) на вкладці Данные у групі Сортировка и фильтр і дозволяє упорядкувати рядки (стовпці) виділеного діапазону клітинок таблиці за даними в одному, двох чи більше стовпцях (рядках).

Одиницею даних, що бере участь у сортуванні є запис. Упорядкування записів здійснюється відповідно до значень певного поля (поля сортування, ключа сортування). Сортування може виконуватися за зростанням або за спаданням поля сортування.

Швидке сортування

сортування за значеннями одного поля називається швидким сортуванням.

Для його виконання треба виділити одне значення у полі сортування, а потім клацнути на кнопці (за зростанням) або (за спаданням), які знаходяться на вкладці Данные у групі Сортировка и фильтр.

Приклад. Визначити засобом швидкого сортування за даними БД Продаж дату, найменування товару і виробника, коли була отримана найбільша виручка за весь період роботи кіоску.

Для цього потрібно зробити активною будь-яку клітинку стовпчика F (поле Вартість) бази даних (наприклад, F3) і клацнути кнопку Сортировка от максимального к минимальному на вкладці Данные у групі Сортировка и фильтр, щоб виконати сортування.

Дані з відповіддю знаходяться в першому рядку бази даних (рис. 3.46).

Рис. 3.46. Відсортована база даних Продаж за полем Вартість

Багаторівневе сортування

сортування за значеннями двох або більше полів називається багаторівневим сортуванням.

Наприклад, при сортуванні за трьома полями спочатку упорядковуються записи за значеннями першого поля. Якщо при цьому утворяться групи записів з однаковими значеннями цього поля, то усередині кожної групи виконується сортування за другим полем, а потім усередині кожної підгрупи зі співпадаючими значеннями поля може виконуватися сортування за третім полем.

Для виконання багаторівневого сортування бази даних необхідно:

1. Зробити активною будь-яку клітинку бази, щоб виділити БД.

2. Клацнути кнопку Сортировка на вкладці Данные у групі Сортировка и фильтр.

3. Задати у вікні Сортировка, що відкрилося, послідовність полів сортування і в якому порядку (зростання чи спадання) буде виконуватися сортування за кожним із них.

Приклад. Визначити за даними бази даних Продаж (рис. 5.6) дати, найменування товарів і виробників, коли було отримано найбільші виручки за всі дні роботи кіоску засобом трьохрівневого сортування.

Для цього потрібно виконати спочатку сортування записів за значеннями поля Виробник за збільшенням, потім усередині кожної групи клітинок (зі значеннями Кулиничі і Салтівський), що утворяться, – за значеннями поля Дата за збільшенням і в останню чергу всередині створених підгруп клітинок (зі значеннями однакових дат: за 01.09.2010, 02.09.2010 і 03.09.2010) – за значеннями поля Вартість за зменшенням. Після сортування записів у кожній такій підгрупі значень поля Дата (наприклад, за 01.09.2010) у групі значень поля Виробник (наприклад, Кулиничі) найбільше значення поля Вартість буде першим.

На рис. 3.47 подано вікно Сортировка з параметрами, що установлені для розв’язання задачі.

Рис. 3.47. Вікно Сортировка із заданими параметрами

Результат виконання сортування подано на рис. 3.48.

З рис. 3.48 видно, що з продукції хлібозаводу Кулиничі 01.09.2010 р. і 02.09.2010 р. найбільший виторг давали батони (810 грн і 1215 грн. відповідно), з продукції хлібозаводу Салтівський 01.09.2010 р. і 03.09.2010 р. – хліб (1050 грн, і 2100 грн відповідно), а 02.09.2010 р. – батон (729 грн).

Рис. 3.48. Відсортована база даних Продаж