Обчислення проміжних і загальних підсумків

Після сортування за даними якого-небудь поля, у базі даних зазвичай стають помітними групи записів зі співпадаючими значеннями цього поля.

У деяких економічних задачах виникає потреба виконати обчислення за кожною такою групою (знайти суму, середнє, максимум у групі тощо).

В Excel є засоби для таких розрахунків (проміжні і загальні підсумки). Проміжні підсумки розраховуються за допомогою функцій (наприклад, Сумма, Среднее тощо), а загальні – за даними записів (рядків) бази даних, а не за значеннями проміжних підсумків.

Для обчислення підсумків потрібно:

1. Виконати сортування за значеннями поля, які утворюють групи.

2. Зробити активною будь-яку комірку відсортованої бази даних.

3. Клацнути кнопку Промежуточный итог на вкладці Данные у групі Структура.

4. встановити у вікні Промежуточные итоги, що з’явилося, потрібні параметри. Для цього:

4.1. Вибрати зі списку При каждом изменении в назву поля, за яким було виконано сортування у п. 1.

4.2. Вибрати зі списку Операция потрібну функцію (сума, середнє, максимум тощо).

4.3. Вказати у списку Добавить итоги по ті поля бази даних, за якими будуть проводитися обчислення.

5. Клацнути кнопку ОК.

Приклад. Визначити за даними БД Продаж (рис. 3.45) щоденну виручку за проданий товар і в цілому за весь період роботи кіоску. Використати один рівень проміжних підсумків по полю Дата.

Для розв’язання задачі спочатку виконують швидке сортування за полем Дата за збільшенням (кнопка Сортировка от старых к новым).

На рис. 3.49 подано вікно Промежуточные итоги з введеними параметрами, а на рис. 3.50 – результати підбиття підсумків.

Рис. 3.49. Вікно Промежуточные итоги (введені параметри)

Рис. 3.50. Проміжні і загальні підсумки за полем Дата

Після обчислення підсумків база даних має вигляд структури. Це дає змогу переглядати її з різними ступенями докладності шляхом натискання кнопок із символами "+" і "–" ліворуч від даних або кнопок з цифрами 1, 2 і 3 ліворуч у рядку стовпчиків вікна Excel (рис. 3.50).

З рис. 3.50 видно, що 01.09.2010 р. виручка була 3435 грн. 02.09.2010 р. – 4293 грн., 03.09.2006 р. – 4440 грн., а за весь період у цілому – 12168 грн.

Відбір інформації у базі даних за допомогою фільтрів Загальні положення

В Excel є спеціальні засоби автоматизації відбору (фільтрація) і відображення інформації для подальшого використання фахівцями.

фільтрація – це відбір даних з бази даних, що задовольняють заданим умовам (критеріям).

Автоматичний відбір потрібної інформації у базі даних виконується за одним або декількома її полями за допомогою автофільтра і розширеного фільтра.

Примітка. Відмінність автофільтра і розширеного фільтра полягає в тому, що у другому можна задати більш складні умови і результати відбору записів помістити у необхідному вигляді і не на місці початкової БД. Причому можна відбирати тільки потрібні поля бази.

Відбір інформації за допомогою автофільтра

Автофільтр дозволяє відбирати дані за текстовими чи числовими значеннями, датами чи за кольором клітинок, до тексту або фону яких застосовано умовне форматування.

За допомогою автофільтра можна створити фільтри трьох типів: за списком значень, за форматом (текст, число чи дата) або за умовами.

Для відбору даних автофильтром треба:

1. Зробити активною будь-яку клітинку бази даних.

2. Клацнути кнопку Фильтр на вкладці Данные у групі Сортировка и фильтр.

Праворуч від імені кожного поля бази даних відобразяться кнопки зі стрілкою , що вказують на включення фільтрації.

3. Клацнути на одній із таких кнопок і у вікні, що з’явилося, задати умови відбору даних.

Поле Поиск у вікні застосовується для введення шуканих значень. Можна використовувати шаблони зі знаками зірочка * і питання ?.

Список всіх значень поля слугує для вибору потрібних значень. У стовпці у списку відображається залежно від типу даних елемент текстові, числові фільтри або фільтри за датами.

При виборі фільтра з’являється меню Автофильтр зі списком розширених умов пошуку певних значень.

Після вибору елементу меню відкривається вікно Пользовательский фильтр, в якому задають умови фільтрації (рис. 3.51).

Рис. 3.51. Вікно Пользовательский фильтр

На рис. 3.51 задані умови відбору даних у БД Продаж про продаж булок, а також найменування товару, що починається на букву х (це є хліб). Між цими двома умовами виконується логічна операція ИЛИ.

На рис. 3.52 наведені умови відбору даних з БД Продаж за полем Дата про продаж хлібобулочних виробів з 02.09.2010 по 06.09.2010 включно. Застосовано Фильтры по дате. Дати вводяться за допомогою календаря, який відкривається кнопкою Выбор даты. Між цими двома умовами виконується логічна операція И.

Приклад. Відібрати інформацію з БД Продаж про продаж батонів у ті дні, коли їх вартість перевищувала 800 грн.

Рис. 3.52. Вікно Пользовательский фильтр з умовами відбору