3.5. Робота зі списками даних Загальні відомості

Для роботи з таблицями (пошук, упорядкування, підсумки, аналіз даних тощо) звичайну таблицю перетворюють у список даних і використовують групу команд, що зібрані на вкладці Данные. Список – це термін, який застосовується корпорацією Microsoft. У більш широкій практиці прийнято термін база даних. Тому у подальшому використовується термін база даних (БД).

База даних – це масиви взаємопов’язаних даних, що призначені для сумісного використання.

Записами бази даних є рядки таблиці, полями – дані стовпчиків, а іменами полів – назви цих стовпчиків.

Excel забезпечує створення і ведення нескладних баз даних реляційного типу, тобто баз, у яких дані зберігаються у вигляді двовимірних електронних таблиць.

В Excel є такі можливості для роботи з базою даних:

створення, супровід і введення-виведення даних;

виконання арифметичних і логічних операцій над даними;

перегляд, пошук і відбір даних із бази відповідно до критерію;

упорядкування даних;

візуалізація даних (діаграми, умовне форматування, спарклайни);

аналіз даних.

За допомогою Excel можна опрацьовувати бази даних розміром до мільйона записів.

Створення бази даних

Для роботи з таблицею як з базою даних потрібно дотримуватися таких правил:

1. у рядку безпосередньо над даними поміщають імена полів. Для нескладних таблиць імена полів і "шапку" таблиці доцільно поєднувати;

2. окремі таблиці в базі бажано розміщати на різних аркушах. Якщо таблиці розташовані на одному аркуші, то їх треба відокремлювати порожніми клітинками. Наявність порожніх рядків чи стовпчиків усередині однієї таблиці неприпустима;

3. якщо в таблиці є підсумковий рядок, то його слід відокремити порожнім рядком від попередніх рядків, у яких містяться дані.

4. заборонено об’єднувати клітинки (у "шапці" і даних).

Приклад. Створити базу даних Продаж, в якій зберігаються дані про підсумки роботи кіоску з продажу хлібобулочних виробів (хліб, батон, булка) за кожний день. Товар поставляють хлібозаводи Салтівський і Кулиничі, але можуть бути й інші. Кіоск почав працювати з 1.09.10. У БД знаходиться така інформація про продаж товарів: Дата, Найменування, Виробник, Ціна, Кількість і Вартість. Ціни товарів виробників однакові.

Для розрахунку вартості використовується формула:

Вартість = Ціна * Кількість

Структуру БД (заголовок та імена полів), наведено на рис. 3.40.

Рис. 3.40. Структура бази даних Продаж

Перевірка даних при введенні Загальні відомості

Найбільш "дорогою" операцією при розв’язуванні задач на комп'ютері є введення даних з клавіатури. Разом з тим воно є найпотужнішим джерелом помилок через природну неуважність людини. Неправильно введені дані призводять до неправильних управлінських рішень.

В Excel передбачені засоби для контролю даних при введенні.

Для перевірки вхідних даних потрібно виконати такі дії:

1. Виділити діапазон клітинок стовпчика, в який вводитимуться дані.

2. Вибрати команду Проверка данных на вкладці Данные у групі Работа с данными.

3. Ввести у вікні Проверка вводимых значений, що з'явилося, потрібні параметри у вкладки Параметры, Сообщение для ввода і Сообщение об ошибке (рис. 5.2):

а) на вкладці Параметры вказати тип даних, а також обмеження, що накладаються на правильні дані, які вводяться у виділений діапазон клітинок (на рис. 3.41 наведено приклад обмежень на поле Дата);

Рис. 3.41. Вікно Проверка вводимых значений