Підготовка структурованих документів ms Excel 2010

Програма Excel з пакету MS Office 2010 використовується для створення електронних таблиць, тому усі документі, що створюють за допомогою цієї програми мають табличну структуру.

У якості приклада розглянемо створення "Відомість видачі матеріалів".

Створити заголовок таблиці "Відомість видачі матеріалів". Ввести назву стовпців, задати зовнішні та внутрішні межі таблиці, провести форматування, задати тип даних, заповнити наступні поля: П.І.Б., Найменування товару, Дата, Кількість, Ціна даними. Поле П.І.Б. відсортувати за зростанням, в полі "№" проставити нумерацію за допомогою маркера автозаповнення. В обчислюване поле ввести формулу розрахунку вартості. Далі за допомогою команди Промежуточные итоги, (вкладка Данные в групі Структура) необхідно автоматично підрахувати проміжні та загальні підсумки у списку для стовпців Кількість та Вартість, При кожній зміні в полі П.І.Б.

Результат створення відомості наведено на рис. 12.2.

Рис. 12.2. Приклад створення структурованого документа

"Відомість видачі матеріалів" в ms Excel 2010 Створення складеного документа за технологією ole

Програми Microsoft Office здатні тісно взаємодіяти при вирішенні того чи іншого завдання. Вони створюють єдине інформаційне середовище і дозволяють обмінюватися об'єктами. MS Word являє собою центральне ядро потужного пакета MS Office, яким підтримується можливість спільної роботи з іншими програмами пакета, такими, як система управління базами даних MS Access, табличним процесором MS Excel та іншими.

Такий обмін стає можливим завдяки технології OLE.

Технологія OLE (Object Linking and Embedding) – технологія управ­ління та обміну інформацією між додатками ОС MS Windows, що підтримують цю технологію. OLE дозволяє створювати об'єкти в одному додатку, а потім відображати ці об'єкти в інших додатках.

Об'єкти можуть включати текст, документи, зображення, діаграми, таблиці, звуковий супровід і навіть відеокліпи. За допомогою пов'язаного або вбудованого об'єкта ви можете вставити в документ файл або частину файлу, створеного в будь-якій програмі, яка підтримує технологію OLE

При використанні OLE в обміні інформацією беруть участь два додатки – додаток-сервер і додаток-клієнт.

Додаток-сервер використовується для створення і редагування OLE-об'єктів. Після того як об'єкт створений, він поміщається в додаток-клієнт. Наприклад, при створенні діаграми в електронній таблиці (таблиця є додатком-сервером) та розміщення її в текстовому редакторі MS Word (додаток-клієнт) за допомогою OLE. Управління появою OLE-об'єкта в додатку-клієнті здійснюється на основі інформації, що зберігається в зов­нішньому файлі. Коли цей зовнішній файл змінюється в серверному додатку, OLE-об'єкт відповідним чином оновлюється. Вбудований OLE-об'єкт повністю утримується у файлі програми-клієнта, тому він не пов'язаний із зовнішнім файлом. Можливість поєднувати в одному документі об'єкти з різними форматами даних (текст, малюнки, таблиці, бази даних і та інше). Додаток, що містить вбудований або зв'язаний об'єкт, зберігає відомості про формат даних цього об'єкта та додатках працюють з ним. Додаток, що містить об'єкт, здійснює функції з відображення, переміщення і копіювання об'єкта всередині документа і між додатками. При цьому підтримується цілісність об'єкта – можливість автоматично викликати програми для редагування об'єктів або імпортувати функції редагування з цього додатку.

Технологія OLE може бути використана в двох варіантах:

встановлення зв'язку з об'єктом;

вбудовування об'єкта.

Встановлення зв'язку дозволяє пов'язувати дані з різних додатків таким чином, що дані однієї програми відображаються в іншій, і при зміні даних в одному додатку вони автоматично змінюються в іншому. Якщо дані, пов'язані з додатком неможливо уявити у вигляді тексту або малюнка, наприклад, звук або відеофільм, то вони відображаються в документі у вигляді піктограми (значка). Активізація даного зв'язку (подвійне клацання на піктограмі) призведе до програвання звукового сигналу або відеоролика. Зв'язування здійснюється наступним чином. Спочатку створюється вихідний документ. Потім за допомогою необхідної програми створюється об'єкт, який повинен бути поміщений у вихідний документ. Цей об'єкт зберігається у файлі. Ця процедура обов'язкова, без неї неможливо встановлення зв'язку. Після цього в програмі з вихідним документом виконується команда щодо зв'язування об'єкта з документом.

Переваги зв'язування:

відбувається автоматична зміна об'єкта в документі, при зміні оригіналу об'єкта;

вихідний документ має невеликий розмір.

При вбудовуванні об'єкт існує лише в єдиному екземплярі і тільки там, де він вбудований, тобто в самому документі (а не в окремому файлі, як при зв'язуванні). Для вбудовування об'єкта можна використовувати ті ж команди, що і при обміні даними, або викори­стовувати спеціальну команду для вбудовування об'єкта.

Переваги вбудовування:

легке копіювання документа на інший комп'ютер;

можливість редагування об'єкта безпосередньо в документі.