Конструктор звітів і його застосування

Відомо, що конструктор звітів дозволяє користувачеві створювати складні звіти із|із| заданими параметрами, які містять|утримують| елементи управління і графічні об'єкти. При цьому процес створення|створіння| звітів багато в чому збігається з процесом створення форм, хоча і має ряд специфічних особливостей. Вікно конструктора звітів відкривається за допомогою команди Конструктор , що на панелі Режимы вкладки Конструктор. Вікно конструктора, як і вікно конструктора форм, може містити: координатну сітку, масштабні лінійки, область даних, а також області заголовку, примітки, верхнього і нижнього колонтитулу. Заголовок і примітка звіту включаються (чи вимикаються) за допомогою команди Заголовок / примечания отчета з контекстного меню. А верхній і нижній колонтитули – за допомогою команди Колонтитулы страницы. Що стосується області даних, то вона включається системою за замовчуванням і міститься у вікні конструктора завжди.

Для додавання в звіт елементів управління використовують команди панелі Элементы управления вкладки Конструктор. Попередній перегляд|проглядати| і друк|печатка| звітів в режимі конструктора проводиться в звичайному порядку. За наявності в звіті груп записів цей порядок|лад| практично зберігається, але спочатку і в кінці кожної групи поміщається відповідні заголовки і примітки. Для кожної групи можна також створити і області верхнього і нижнього колонтитулів.

До процедур специфічних для роботи з конструктором звіту відносяться: введення дати, друк звіту, нумерація сторінок і записів звіту, групування і сортування записів, відображення проміжних сум, розміщення даних в декількох колонках, створення поштових марок.

Нумерація записів звіту

У MS Access можуть нумеруватися не тільки сторінки, але і їх записи. Причому нумерація записів можлива як по всьому звіту, так і в межах груп. Для цього необхідно:

ввести в область даних конструктора незв'язане поле, тобто поле без напису;

відкрити вікно властивостей поля і на його вкладинці Данные у рядку Данные вписати значення =1;

у рядку Сумма с накоплением вписати значення Для всего.

В результаті записи звіту будуть пронумеровані (рис. 10. 57).

Рис. 10.57 Звіт з пронумерованими записами

Створення обчислюваних полів у звітах

Виконується в наступному порядку:

за допомогою команди Поле , що на панелі Элементы управления вкладки Конструктор у необхідну область звіту вводиться зв'язане поле і відкривається вікно його властивостей із вкладкою Данные;

клацанням на кнопці у рядку Данные активізується Построитель выражений, засобами якого формується розрахункова формула;

за допомогою кнопки ОК формула спочатку передається в рядок властивості Данные, а потім - у виділене поле конструктора;

на закінчення, в поле напису вводиться ім'я обчислюваного поля.

Вставка графічних об'єктів

Порядок вставки графічних об'єктів у звіти залишається таким, як і у формах:

відкрити вікно конструктора звіту і виконати команду Рисунок , що на панелі Элементы управления вкладки Конструктор. Вставити рисунок в область заголовка (рис. 10. 58);

встановити потрібні розміри рамки картинки шляхом буксирування її граничних маркерів. Відкрити вікно властивостей картинки і на вкладці Макет у рядку Установка размеров вибрати слушний варіант розташування;

перейти в режим попереднього перегляду і оцінити зовнішній вигляд документа.

Рис. 10.58 Багаторівневий звіт з підсумками