Створення форм на базі зв'язаних таблиць

В MS Access є можливість створити комбіновану форму, дані якої при її заповненні будуть заноситись до кількох таблиць. За допомогою таких форм можна виконувати не лише одночасне завантаження, а й перегляд і редагування даних зв'язаних між собою таблиць.

Рис. 10.53 Вигляд форми після створення за допомогою майстра

Форма на базі зв'язаних таблиць складається з головної та підпорядкованої форм, яка є, так би мовити, формою всередині форми.

При створенні комбінованих форм необхідно дотримуватися таких умов:

головна форма повинна базуватись на таблиці;

підпорядкована форма може базуватись на таблиці, яка зв'язана з головною таблицею чи створена на базі таблиці або запиту, який вміщує поле з тим самим типом даних, що й ключове поле головної таблиці основної форми.

Для створення комбінованої форми спочатку створіть форму зовнішнього вигляду у один стовпчик на підставі таблиці Чеки. Додайте на форму всі поля таблиці.

Створення додаткових елементів форми

Додаткові елементи форми створюють у режимі конструктора. Перейти в цей режим можна за допомогою кнопки Конструктор панелі Режимы вкладки Главная стрічки бази даних.

Управління безпомилковим уведенням даних

До елементів, що полегшують і забезпечують безпомилкове введення даних, належать такі засоби MS Access: прапорці та перемикачі, поля зі списками, встановлення початкового значення за замовчуванням, забезпечення обов'язкового введення даних у поле, блокування введення даних у деякі поля.

Створення полів зі списком

Розглянемо створення полів зі списком на прикладі створеної форми Товари. Занесення коду касиру, який обслуговує клієнта за касовим апаратом незручне і не інформативне. Замінимо його на поле зі списком, яке дозволить вибирати ім’я касира із випадаючого списку. Поля зі списком створюють у такій послідовності.

Переведіть форму у режим конструктора, переконайтеся що на панелі Элементы управления вкладки Конструктор активна кнопка Использовать мастера. Виберіть команду поле зі списком і клацніть мишкою у тому місті форми, де бажаєте побачить список.

Після цього на екрані з'явиться перше діалогове вікно процесу створення полів зі списком, який складається з кількох кроків. Після кожного з кроків необхідно натискати кнопку Далее.

У першому діалоговому вікні потрібно вибрати опцію, яка дозволить вибрати значення з другої таблиці чи запросу.

На другому кроці виконують вибір необхідної таблиці. У даному випадку вибирають таблицю-довідник Касири.

Після вибору таблиці з'явиться наступне вікно, в якому буде запропоновано вибрати необхідні поля з цієї таблиці. Вибравши поля Код_касира та ПІБ натисніть кнопку Далее.

На наступному кроці з'явиться вікно, в якому буде запропоновано здійснити сортування даних списку, якщо це необхідно.

На п’ятому кроці з'явиться вікно, в якому ви побачите вигляд списку і буде запропоновано вибрати оптимальну ширину колонки для поля зі списком. Для цього необхідно двічі натиснути мишкою на правий край заголовку колонки.

Далі необхідно вказати поле на формі, в яке буде збережено створений список значень. У нашому випадку це поле Код_касира.

На останньому кроці буде запропоновано задати ім’я створеному полю зі списком. Після натискання Готово автоматично збережеться ім'я, запропоноване MS Access.

Після додавання поля зі списком, яке показує процент знижки по дисконтній картці клієнта і блокуванні цього поля від змін зовнішній вигляд форми Чеки буде як на рисунку 10. 54. Для того, щоб запобігти внесенню змін у поля форми їх можна заблокувати змінивши властивості. Для цього викликайте Окно свойств за допомогою кнопки Страница свойств, що на панелі Сервис вкладки Конструктор. На вкладинці Все цього вікна знайдіть властивість Доступ, виберіть значення Нет. Для властивості Блокировка, виберіть значення Да. Також можна задати колір фону поля за допомогою властивості Цвет фона. У разі необхідності приховати поле на формі (тобто не виводи його на екрані монітора, залишивши на формі) змініть властивість Вывод на экран на Нет.

Рис. 10.54 Остаточний вигляд головної форми

Підпорядковану форму побудуємо на базі запиту, у якому є всі потрібні для форми поля, у тому числі й обчислювальні поля Вартість та Вартість з урахуванням знижки по дисконтній карті. Зовнішній вигляд форми необхідно вибрати стрічковий та обовязково додати поле Код_чека для звязку головної і підпорядкованої форми.