Редагування та виконання запитів Редагування запитів

Для редагування запитів слід повернутися в режим конструктора і внести зміни.

Для додавання в запит додаткових таблиць або запитів служить кнопка Отобразить таблицу на вкладці Конструктор панелі Настройка запроса. Для видалення зайвих таблиць і запитів слід виділити їх у верхній частині вікна і натиснути клавішу Delete.

Для видалення поля з запиту треба виділити це поле в бланку (нижній частині вікна) і натиснути клавішу Delete. Для виділення поля треба навести курсор миші над стовпцем поля так, щоб він набув форми чорної стрілки і клацнути лівою кнопкою. Виділені поля можна переміщати в бланку, перетягуючи їх за верхню сіру смугу.

У випадку якщо потрібно отримати не повний, а частковий список результатів роботи запиту (наприклад, перші 10 записів або 5% всіх записів), можна на панелі інструментів вказати необхідне значення за допомогою кнопки Возврат на вкладці Конструктор панелі Настройка запроса. При цьому дозволяється не тільки вибирати значення з випадаючого списку цієї кнопки, але і вводити свої, довільні значення.

Наприклад, можна для запиту, приведеного попереду встановити у полі Назва_товару сортування за убуванням цін і вказати у списку Возврат – 1. Це означатиме вимогу вивести один запис із результуючого набору значень – тобто найдорожчий товар.

У режимі конструктора запитів можна змінювати імена полів запиту. Щоб перейменувати поле, необхідно встановити курсор в бланку запиту перед першою буквою імені поля і ввести нове ім'я і двокрапку. Нове ім'я поля буде відображатися як заголовок стовпця при прогляданні запиту в режимі таблиці. Крім того, у формах, звітах і тому подібне, заснованих на даному запиті, також буде використано нове ім'я поля. Ім'я поля базової таблиці при цьому не змінюється.

Для форматування даних якого-небудь поля слід викликати вікно властивостей цього поля (команда на вкладці Конструктор панелі Показать или скрыть) і заповнити властивість Формат поля та Число десятичных знаков.

Виконання запитів

Запустити запит на виконання можна різними способами – як явними, так і неявними. До неявних відноситься використання запитів у формах, інших запитах, звітах, формуванні списків підстановки таблиць і тому подібне.

Для явного запуску запиту у вікні БД на панелі Все объекты MS Access двічі клацнути мишею на назві запиту або виділити його і у контекстному меню вибрати команду Открыть.

Для запуску запиту з режиму конструктора слід використовувати кнопку Режим таблицы на вкладці Конструктор стрічки.

Розширені можливості запитів Запити, що засновані на даних декількох таблиць

Якщо запит заснований на даних відразу декількох таблиць (або запитів), треба додати їх із за допомогою вікна вибору таблиць та запитів і прослідкувати, щоб вони були зєднані. Якщо зв'язки між таблицями в базі даних вже визначені, лінії зєднання відображаються автоматично. Якщо таблиці, що беруть участь в запиті, не зв'язані між собою безпосередньо, необхідно додати одну або декілька додаткових таблиць, які зв'язують вибрані раніше таблиці.

Так, для побудови запиту, що відображає прізвища клієнтів, які здійснювали покупки, необхідно включити у запиті таблицю Клієнти її поле: ПІБ. Проте ця таблиця безпосередньо не зв'язана з таблицею Чеки в базі даних. При виконанні такого запиту кожному клієнтові будуть приписані покупки кожного наявного товару. Щоб відобразити реальне положення справ, необхідно за допомогою вікна схеми даних з'ясувати, які таблиці зв'язують таблиці Клієнти і Чеки, і додати їх в запит. Для даного прикладу бази даних має бути додатково додана таблиця Дисконтні карти (рис. 10. 42).

Якщо в запит були додані не зв'язані між собою таблиці, які мають поля з однаковими іменами і узгодженими типами даних, конструктор запитів автоматично встановить зв'язки між цими полями таблиць. Найчастіше це приводить до некоректних результатів запиту. Наприклад, якщо в запит додати дві незв'язані таблиці, що містять поля Назва (допустимо, назви дисконтних карт і назви товарів), MS Access зв'яже таблиці по цих двох полях, що невірно.

Тому необхідно перевіряти зв'язки між таблицями у вікні конструктора. Зайві зв'язки треба видаляти (виділивши лінію зв'язку і натиснувши клавішу Delete).

Рис. 10.42 Запит заснований на даних декількох таблицях|