Введення даних про об'єкти поза бд

Перш ніж вводити дані про обєкти поза базою даних (фотографії співробітників, товару та інше) необхідно перейти у режим конструктора таблиці і встановити для необхідного поля тип даних Поле обьекта OLE.

Для введення даних у комірку таблиці відкрийте вікно таблиці, викличте контекстне меню і виконаєте команду Вставить объект. На екрані відобразиться діалогове вікно (рис. 10. 36) для пошуку об'єкту.

Рис. 10.36 Діалогове вікно вставки об'єкту

Щоб вставити об'єкт з файлу, виберіть перемикач Создать из файла, натисніть кнопку Обзор і в діалоговому вікні, що відкрилося, знайдіть файл рисунку або іншого об'єкту та натисніть кнопку ОК.

У полі таблиці буде записано посилання на об'єкт. Якщо у вікні зробити активним перемикач Связь, то поле таблиці з типом OLE буде пов'язано з вказаним файлом. Всі зміни у файлі автоматично відображатимуться при відкритті об'єкту.

Перевірка даних при введенні в таблицю

Для перевірки значень, що вводяться, використовуйте властивості полів Условие на значение, Обязательное поле та Маска ввода.

Властивість Условие на значение застосовується для контролю правильності введення значень в дане поле. Перевірка виконується при переході в інше поле. Щоб вказати вимоги, яким повинні задовольняти значення поля, виконаєте наступні дії (рис. 10. 37):

відкрийте таблицю в режимі конструктора і встановіть курсор в поле, значення якого контролюється, наприклад, в поле Ціна_продажу;

Рис. 10.37 Завдання умови на значення поля Ціна_продажу

у властивості Условие на значение вкажіть необхідне обмеження. Наприклад, якщо вартість товару у магазині не перевищує 1 000 грн., то у властивості Условие на значение поля Ціна_продажу вкажіть умову < = 1000;

у властивості Сообщение об ошибке введіть пояснювальний текст попереджувального повідомлення.

Якщо в полі Ціна_продажу буде введена помилкова ціна, що перебільшує задане обмеження, то при виході з поля буде видано попередження з текстом з властивості Сообщение об ошибке.

Якщо потрібно перевіряти відразу декілька умов, вкажіть їх в рядку Условие на значение, з'єднавши логічними операторами And (операція и) або Or (операція или). Можна використовувати Построитель выражений, натиснувши кнопку його виклику (рис. 10. 38).

Рис. 10.38 Вікно Построитель выражений

Наприклад, якщо ціна товару має бути тільки позитивним числом, то умова виглядатиме так: >0 And <=1000.

Крім того, можна зобовязати користувача обов'язково заповнювати деякі поля. Для таких полів треба встановити властивість Обязательное поле рівним значенню Да.

Якщо ж передбачається, що значення буде часто повторюватися при заповненні поля, то можна задати властивість Значение по умолчанию. В цьому випадку при створенні нового запису поле вже буде заздалегідь заповнено вказаним значенням. При необхідності ці значення можуть бути замінені. Наприклад, можна вказати для поля Код_дисконтоної_карти таблиці Чеки значення за умовчанням, рівне 1 тобто відсутність карти (передбачається, що таке значення буде найчастішим).

Питання для самодіагностики

1. Що таке об'єкт типу «Таблиця», як його можна створити?

69. Які властивості необхідно визначати при описі полів даних таблиці?

70. Що таке «Ключ» для об'єкту типу «Таблиця» і як його можна задати, якщо він складається з одного або декількох полів таблиці? Чи може бути задано для таблиці декілька ключів?

71. Що таке зв'язки між таблицями, якого типу зв'язку між таблицями підтримує MS Access?

72. Що таке первинний ключ таблиці? Чому для кожної таблиці слід встановлювати первинний ключ?

73. Як можна задати зв'язки між таблицями і де ці зв'язки будуть зафіксовані? Які зміни можна внести до зв'язків між таблицями?

74. Що таке головна таблиця і підлегла таблиця, як вони зв'язані?

75. Що таке підтримка каскадного видалення і каскадного оновлення при опису зв'язків?

76. Для чого служать характеристики полів Значение по умолчанию та Условие на значение?

77. Як встановити зв'язок між таблицями?

78. Як встановити цілісність даних між таблицями? Що розуміється під цілісністю даних і для чого вона служить?

79. Як створити поле зі списком за допомогою майстра підстановок?