Введення і редагування даних до таблиці

Використовуються наступні способи введення даних в таблиці:

введення даних з клавіатури безпосередньо у вікні таблиці або у вікні форми, створеної на основі таблиці;

використання списків із фіксованими наборами даних, створених за допомогою майстра підстановок;

введення даних із інших таблиць за допомогою майстра підстановок.

При виборі порядку заповнення таблиць необхідно враховувати підлеглість таблиць, встановлену в схемі даних. З метою забезпечення цілісності даних спочатку необхідно заповнити незалежні головні таблиці, потім – підлеглі таблиці другого, третього і інших нижніх рівнів ієрархії.

Введення даних з клавіатури безпосередньо у вікні таблиці

Введення даних з клавіатури виконується безпосередньо у відкритому вікні таблиці. На рис 10. 32 показано два вікна заповнених таблиць бази даних: вікно головної таблиці Товари і вікно підлеглої таблиці Товари чеків. У головній таблиці Товари зліва від записів видно значок «+». Після клацання на значку «+» відображається інформація із зв'язаної таблиці Товари чеків і значок «+» замінюється на «–». На рисунку 10. 32 показана інформація про купівлю товару Торт. Клацання на значку «–» переводить таблицю в початковий стан.

Рис. 10.32 Вікна головної таблиці Товари і підлеглої таблиці Товари чеків

Таблиці слід заповнювати по рядках зліва направо, починаючи з введення первинного ключа. Виключенням є ключове поле типу Счетчик. У це поле значення вводяться автоматично, наприклад, 1, 2, 3 і так далі. Для переходу між полями використовуйте клавішу Tab, мишу або клавіші переміщення курсора.

Формування списків з фіксованими наборами даних

Списки з фіксованими наборами даних доцільно використовувати в тих випадках, коли заздалегідь відомі всі можливі значення, які передбачається вводити в поле таблиці. Для формування списку використовуються три кроки майстра підстановок. Робота виконується в діалогових вікнах Создание подстановок.

Принцип роботи з майстром підстановок розглянемо на прикладі створення списку видів дисконтних карт для введення даних в полі Вид_ дисконтної_карти таблиці Дисконтні карти бази даних «Магазин».

Крок 1. Для запуску майстра підстановок перейдіть у режим конструктора таблиці і виберіть поле Мастер подстановок в списку типів даних поля, для якого створюється список значень. Майстер відкриває перше вікно створення підстановки, в якому пропонується вибрати спосіб створення стовпця підстановки – фіксований набір значень чи вибирати список з таблиці чи запиту. В даному випадку виберіть спосіб створення стовпця підстановки як фіксованого набору значень та перейдіть до другого кроку, натиснувши кнопку Далі.

Крок 2. Створення списку значень поля. На цьому кроці задайте число стовпців списку і встановіть ширину стовпця підстановки (рис. 10. 33).

Рис. 10.33 Діалогове вікно Создание подстановки (крок 2)

З клавіатури введіть в рядки стовпця підстановки всі можливі значення даного поля, в даному прикладі введіть список видів дисконтних карт. Для переходу до чергового рядка стовпця підстановки використовуйте клавішу Tab або клавіші переходу на клавіатурі. Після створення списку перейдіть до третього кроку роботи майстра.

Крок 3. На завершуючому кроці роботи майстра задайте ім'я поля для створеного списку підстановки (або виберіть ім'я, запропоноване програмою, наприклад Види_карток і натисніть кнопку Готово.

Тепер для введення виду дисконтної карти в полі Види_карток таблиці Дисконтні карти досить вибрати відповідне значення з випадаючого списку.