Загальні властивості полів таблиць

Властивість Подпись задає назву поля у вікнах таблиці, форми і звіті. Якщо властивість не задана, то як підпис використовується ім'я поля.

Властивість Значение по умолчанию автоматично додає значення в полі нового запису. Значення можна задати у вигляді константи або виразу.

Властивості Условие на значение і Сообщение об ошибке використовуються спільно. У першому випадку задаються вимоги до даних, які вводяться в поле, а в другому вказується текст повідомлення, який виводиться при порушенні цих вимог. Наприклад, у властивості Условие на значение поля Оклад задана умова «<10000», а у властивості Сообщение об ошибке – «Неприпустиме значення». При введенні даних перевіряється умова. Якщо воно порушується (значення 50000), то виводиться повідомлення «Неприпустиме значення».

Властивість Обязательное поле за замовченням має значення «Нет» (поле таблиці може бути порожнім). Якщо вибрати в списку значення «Да», то порожні значення в цьому полі не допускаються. Ця властивість не визначена для полів з типом даних Счетчик.

Властивість Индексированное поле використовується для індексації полів таблиці з метою скорочення часу на пошук і сортування даних. У списку можна вибрати одне з трьох значень властивості:

Нет – поле не індексується;

Да (Совпадения не Допускаются) – поле індексується, значення поля в записах таблиці не повинні збігатися.

Да (Допускаются совпадения) – поле індексується, значення поля в записах таблиці можуть збігатися.

Способи створення таблиць

Таблиці можна створювати в режимі конструктора або таблиці, а також за допомогою майстра таблиць.

Вибір способу створення таблиць

Спосіб створення таблиці можна вибрати на панелі Таблицы вкладинки Создание стрічки MS Access (рис. 10. 24).

Рис. 10.24 Вибір способу створення таблиці у вікні бази даних

Структури таблиць створюються в залежності від призначення бази даних.

Створення таблиці в режимі конструктора

У режимі конструктора відкривається вікно конструктора (рис. 10. 25). Спочатку вікно порожнє і містить в рядку заголовка ім'я нової таблиці Таблица 1: і ім'я об'єкту – таблица.

Верхня панель вікна містить три стовпці: Імя поля (імена полів вводяться вручну), Тип данных (типи даних вибираються зі списку) і Описание (коментарі вводяться вручну).

Нижня панель Свойства поля містить дві вкладки: Общие і Подстановка. Вкладка Общие використовується для завдання властивостей полів таблиці. Значення властивостей вибираються в списках. Вкладка Подстановка дозволяє задати параметри підстановки даних в таблицю.

Розглянемо порядок створення таблиці на прикладі таблиці Товари бази даних «Магазин».

1. Ведіть ім'я поля Код_Товару в першому рядку стовпця Имя поля.

57. Виберіть тип даних. Перемістите курсор в стовпець Тип даных мишею (або клавішами Tab чи Enter). У осередку стовпця з'явиться значення Текстовый, змініть його на Счетчик.

Рис. 10.25 Вікно конструктора при створенні структури таблиці

58. Введіть опис поля в стовпці Описание. Опис має бути коротким, зрозумілим і інформативним. Текст опису відображатиметься в рядку стану при установці курсора в полі відкритої таблиці.

59. Задайте властивості поля на панелі Свойства поля за допомогою вкладки Общие.

60. Виконаєте кроки 1-4 для решти полів таблиці.

61. Створіть ключове поле таблиці:

виділіть поле простого первинного ключа або всі поля складеного первинного ключа, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl;

виберіть команду Ключевое поле з контекстного меню або натисніть кнопку Ключевое поле .

62. Збережіть таблицю. Закрийте вікно конструктора і введіть ім'я таблиці у вікні Сохранение, або виконайте команду Файл / Сохранить как і введіть ім'я таблиці у вікні Сохранение. Після натиснення кнопки ОК таблиця буде збережена у файлі бази даних.

Примітка. Якщо первинний ключ не заданий, MS Access перед збереженням таблиці запропонує створити ключ. При натисненні кнопки Да система створить ключове поле з ім'ям Код типу Счетчик.