3.6. Тактичні прийоми отримання пояснень

Р евізор на всіх етапах своєї діяльності повинен враховувати різні аспекти психологічного пізнання: систематизувати інформацію і аналізувати думки працівників ревізуємого підприємства, вступати в контакт з ними, здійснювати самооцінку своїх дій тощо.

У кожного ревізора мета повинна бути підтверджена єдиною психологічною настановою. Відсутність такої настанови при виявленні ревізорами порушень призводить до їх неправильного сприйняття, ревізійні дії стають малоефективними.

Зокрема, низька якість ревізій, що проводяться, неповне виявлення ними господарських порушень та зловживань поряд з іншими причинами пояснюється недооціненням ролі пояснень, які отримуються в ході ревізії. При проведенні ревізії слід використовувати всі можливі методи та засоби впливу на особистість. Найбільш поширеним методом є передача інформації: цілеспрямована передача повідомлень про події, факти, знання.

Діючі інструкції про порядок проведення ревізій надають право ревізору отримувати необхідні пояснення про виявлені ревізією факти порушень. Це не формальна вимога, а обов’язкова умова підвищення якості ревізій, достовірності їх матеріалів.

Правильно відібрані в ході ревізії пояснення дають можливість дотримуватись її основних принципів: активності та безперервності, повноти, об’єктивності та всебічності, гласності, виховної дії ревізії, а також дозволяють виявити обставини та причини, що сприяли господарським порушенням, намітити шляхи їх усунення, аргументовано скласти висновки та рекомендації за матеріалами ревізії, а керівнику, що призначив ревізію, – прийняти об’єктивне рішення за її результатами.

Ревізору в ході ревізії та після її закінчення необхідно отримати пояснення від великої кількості осіб, яких умовно можна поділити на дві групи: а) зацікавлені, тобто посадові та матеріально-відповідальні особи, безпосередньо зацікавлені в результатах ревізії; б) інші (робітники, службовці), що не беруть участі у ревізії.

Між поняттями “роз’яснення” та “пояснення” є суттєва розбіжність. Під першим в ревізії слід розуміти внесення зацікавленими особами роз’яснень щодо перевіряємого факту, способів і прийомів виконання певних дій (наприклад, розподілу загальновиробничих витрат, створення резерву сумнівних боргів, методів оцінки запасів, визначення корисного строку експлуатації основних засобів та нематеріальних активів, очікуваної вигоди тощо). До отримання роз’яснень ревізори звертаються лише в ході ревізії. Роз’яснення не потребують письмового оформлення.

Пояснення в ревізії – це письмовий документ конкретної особи, що складений у підтвердження певного факту. У поясненні повинно бути зазначено, чому особа діяла таким чином, які були причини такого вчинку, за чиєю ініціативою це відбувалось

Отже, у роз’ясненні зазначаються методи, способи, прийоми проведення тих чи інших операцій, а у поясненні – причини їх здійснення.

Оскільки роз’яснення даються в усній формі, а пояснення – в письмовій, ревізору спочатку необхідно отримати роз’яснення з питання, що його цікавить, а потім вирішувати, чи потрібне йому письмове пояснення, чи ні.

Пояснення повинні надаватися на ім’я ревізора, оскільки вони необхідні йому для встановлення істини по виявленому факту порушення. Виняток складає пояснення керівника перевіреного підприємства за всіма матеріалами ревізії в цілому, які слід адресувати керівнику, що призначив ревізію, як з урахуванням цих пояснень буде приймати рішення в цілому по матеріалах ревізії. Пояснення слід давати у такій формі (зразок 3.13).

Зразок 3.13

Ст. контролеру-ревізору КРУ в Житомирській області ПОЯСНЕННЯ Я, Іванов Іван Васильович, 1966 року народження, займаючи з 1990 року посаду бухгалтера розрахункового відділу ТзОВ “Зоря” Житомирського району, освіта середньо-спеціальна, по суті поставлених переді мною питань пояснюю наступне: ____________________________________________________________________________ 07.01.2006 р. (підпис) І. Іванов

Роз’яснення отримують в ході ревізії, а пояснення можна отримати як в ході ревізії, так і після її завершення. Від керівника і головного бухгалтера, як правило, пояснення за всіма матеріалами ревізії слід відбирати в кінці ревізії.

Отримання пояснень розглядається як система, що складається з трьох елементів: а) правових норм, що регулюють проведення ревізії, б) ревізора і в) того, хто пояснює. Всі три елементи слід розглядати у нерозривному функціональному зв’язку. Отримання пояснень, що повно та об’єктивно відображають факти, які цікавлять ревізію, часто поєднано з визначеними складностями.

Н а практиці існують об’єктивні та суб’єктивні фактори, які впливають на повноту та правильність відтворення фактів: той, хто пояснює не може пригадати окремі деталі явища або невимушено спотворює їх; недобросовісна особа навмисно відмовляється давати пояснення ревізору або повідомляє хибні відомості. В таких випадках у ревізора виникає необхідність спрямувати на того, хто пояснює, керуючий вплив, що в ревізії називають тактичними прийомами отримання пояснень.

До отримання пояснень ревізор завжди повинен ретельно готуватися, насамперед, сформулювати мету їх отримання, яка визначить його позиції. Формулювання мети отримання пояснень, по-перше, допомагає ревізору визначити свою позицію та з’ясувати завдання отримання правдивих свідчень; по-друге, сприяє усуненню конфлікту між ревізором та особою, яка дає пояснення. Сутність отримання пояснень полягає у створенні ревізором впливу, що направлений на отримання інформації відповідно до поставленої мети.

Отримання пояснень – це не пасивне накопичення ревізором інформації, що має значення для ревізії, а активна ревізорська діяльність

Тактичні прийоми отримання пояснень, їх конкретний перелік та зміст залежать від виявлених ревізією фактів, наявності в розпорядженні ревізора документів. Можна сформулювати загальні правила, яких необхідно дотримуватись у ході отримання пояснень.

Наприклад для отримання пояснень від матеріально-відповідальних осіб, їх запрошують, як правило, для уточнення виявлених і документально підтверджених фактів недостач та лишків. Недостача (лишки) можуть бути результатом розкрадання, псування, підвищеного природного убутку через несприятливі умови зберігання, занедбання обліку, помилки при прийманні цінностей, неповного їх оприбуткування або видачі. Тому ревізор перед тим, як запросити відповідальних за недостачі та лишки осіб для отримання від них пояснень повинен ретельно до цього підготуватись. Він повинен заздалегідь передбачити, які вони можуть дати пояснення, щоб документально підтвердити або заперечити їх. У більшості випадків відповідальні за недостачі (лишки) особи заявляють, що їм незрозумілі причини їх утворення і вони їх не визнають, або посилаються на неякісне проведення інвентаризації, на те, що бухгалтерія не списала природний убуток та не провела взаємозалік недостач та лишків, що утворилися в результаті пересортування; при інвентаризації не враховано документи, що є в них на руках; бухгалтерський облік на підприємстві запущений і його даним вірити не можна.

Від підготовки ревізора до отримання пояснень залежить успіх та ефективність перевірки виявлених фактів. Для цього ревізор повинен:

• ретельно вивчити матеріали, які в нього є;

• розібратися в технології операцій, які здійснюються на підприємстві;

• вивчити функції, права та обов’язки осіб, які запрошені для надання пояснень;

• вивчити наявну інформацію про особистість запрошуваного (вік, освіту, професію, стаж роботи тощо);

• визначити перелік документів та порядок їх надання запрошуваному;

• скласти перелік і зміст питань для виявлення причин та умов, що сприяють здійсненню порушень;

• скласти план отримання пояснень.

План отримання пояснень рекомендується складати за такою приблизною формою (зразок 3.14).

Зразок 3.14

ПЛАН перевірки та отримання пояснення ПІБ ________________________________________________________________________ Посада _____________________________________________________________________ Версії, які підлягають уточненню Питання, що підлягають перевірці після отримання пояснень Ревізійні дії, що проводяться для перевірки питань

Ревізору необхідно зібрати всі необхідні матеріали в комплексі, а потім запрошувати осіб для пояснень. Правильний вибір моменту отримання пояснень – одна з важливих вимог ефективної тактики здійснення ревізії.

Найчастіше ревізорам доводиться отримувати пояснення від матеріально відповідальних осіб по виявлених у них недостачах та лишках цінностей. Якщо необхідно отримати пояснення по фактах з виявлених недостач (лишків) за результатами проведеної інвентаризації, то слід розпочати з осіб, які не відмовляються від цього. Вони краще, ніж будь-хто знають стан справ на підприємстві, знають способи, застосування яких сприяє утворенню недостач та лишків.

Від теорії до практики...

Матеріально відповідальна особа, визнаючи факт недостачі (лишку), перед наданням письмового пояснення задає питання ревізору, чи буде вона усунута від посади, що займає, яке покарання буде нести за це тощо. Ревізор не повинен ухилятися від відповіді. Він повинен тактично пояснити, що його завдання полягає у з’ясуванні суті, а що стосується визнання провини, усунення від посади – то ці питання він не вирішує. Останнє відноситься до компетенції керівництва підприємства, вищих організацій, правоохоронних органів тощо

Інколи відповідальна особа задає питання: якщо недостача буде погашена, то чи буде її притягнуто до відповідальності. Ревізор повинен пояснити, що це йому невідомо, але при відшкодуванні матеріальної шкоди міра відповідальності може бути меншою.

Предметом отримання пояснень можуть бути тільки ті обставини, які мають відношення до виявлених ревізором фактів: недостача, лишки, виправлення в документах, підчищення та виправлення цифр, відсутність необхідних підписів, сумнівні підписи, операції, які суперечать одна одній, відсутність необхідного документа, протизаконна операція тощо.

Отримання пояснень вимагає від ревізора тактичних зусиль, наполегливості та обережності. Необмірковано зібрані ревізором пояснення часто заважають слідству встановити істину по справі, затягують строки розслідування, вимагають додаткових і повторних ревізій, бухгалтерських експертиз. Тому ревізору завжди необхідно дотримуватися тактично правильної черги у з’ясуванні фактів, поступово та плавно переходити до обставин, що є неприємними для того, хто пояснює. Кожне поставлене ревізором питання повинно бути письмово висвітлене матеріально відповідальною особою, а потім виходячи з того, що вже є (ревізору необхідно його прочитати, попросити доповнити, якщо це необхідно), поставити наступне запитання. Завжди необхідно спочатку ставити питання, які стосуються відповідальності інших осіб у недостачі (лишках). Наприклад, запущеність обліку, відсутність інструктажу відповідальних осіб, охорони, цінності зберігаються під відкритим небом, необладнані комори, незабезпеченість вагою, мірною тарою тощо. Потім поставити питання, якщо б усе це було, то чи була б недостача (лишок) чи ні? Ревізор повинен поважно відноситися до того, хто пояснює, це має виховний вплив, адже той хто пояснюється, відверто викладає свої думки.

Якщо особа визнала факт недостачі, то це ще не є доказом. Ревізору необхідно довести це документально, провести аналіз руху цінностей, яких не вистачає.

Важливим етапом підготовки до отримання пояснень є попереднє обміркування і формулювання питань. Ревізор, озброєний ретельно продуманим набором запитань, веде бесіду з тим, хто пояснює, більш ясно та чітко та має більше шансів на успіх. Першими питаннями необхідно зацікавити того, хто пояснює, щоб якомога швидше залучити його до активного живого контакту. Необхідно так ставити питання, щоб особа, яка дає пояснення, не могла задовольнити відповідь окремими словами “так” або “ні”, а висловлювала свої думки.

Повне розуміння досягається тоді, коли ревізор і особа, яка дає пояснення, мають на увазі один і той же факт. Нерозуміння ревізором особи, яка дає пояснення, та навпаки, може залежати від багатьох причин, у тому числі і від індивідуальних особливостей цих осіб, компетентності кожного з них у питанні, що з’ясовується.

Неправдиві пояснення з боку матеріально відповідальних та інших осіб можуть бути зумовлені наявністю наступних причин:

а) особиста зацікавленість (уникнення відповідальності);

б) характер взаємовідносин з особами, що фігурують у розборі конкретного факту (споріднені відносини, службова залежність, двостороння участь у здійсненні протизаконної операції);

в) вплив зацікавлених осіб на особу, яка дає пояснення (заздалегідь дали консультації з приводу конкретного факту);

г) небажання втручатись у “чужі справи”;

д) небажання бути свідком в правоохоронних органах;

е) втрата віри в те, що винуватці будуть притягнуті до відповідальності (вже багато разів перевіряли, а винуватці не притягнені до відповідальності);

є) несприятливі обставини отримання пояснень (присутність небажаних осіб);

ж) нетактовність ревізора, що викликала конфліктну ситуацію, або ревізор створив у особи, яка дає пояснення, неправильне уявлення про цілі та задачі отримання пояснень;

з) невпевненість у можливості виявити ревізією істину;

і) недовіра до ревізора, особиста неприязнь до нього тощо.

Зміст пояснення формулюється з моменту усного викладення особою, яка дає пояснення, відомої їй інформації. Ревізору не слід у момент запрошення особи для пояснення одразу давати їй папір для письмових відповідей на запитання, які слід заздалегідь підготувати і провести по них бесіду. Не можна відразу викладати всі запитання, їх необхідно називати поступово, по ходу бесіди. У визначеному місці їх можна перервати в залежності від отриманої інформації, попросити особу, яка дає пояснення, надати їм письмового вигляду, роз’яснити, для чого це необхідно. При відмові особи дати письмове пояснення слід перевести бесіду на іншу тему і поступово повертатися до цього ж питання. Без потреби не слід переривати вільну розповідь особи, яка дає пояснення, бо задані під час бесіди питання можуть розсіювати увагу особи, яка дає пояснення, порушує хід її думок, заважає пригадуванню фактів, а інколи й насторожує.

З метою отримання правдивих свідчень керуючий вплив ревізора на особу, яка дає пояснення, повинен здійснюватися не обманом та залякуванням, а методом переконання і шляхом передачі інформації, із якої особа, яка дає пояснення, могла би логічно вивести свою думку про конкретний факт, визначити своє відношення до нього.

Процес отримання пояснень – складна ревізійна дія і виконати її можна тільки при вмілому застосуванні тактичних прийомів, що представляють собою засновані на законі способи впливу ревізора на особу, яка дає пояснення, з метою отримання максимально достовірної інформації по виявлених ревізією фактах з найменшими витратами часу та коштів

Ревізори в своїй діяльності можуть використовувати наступні тактичні прийоми отримання пояснень:

• перефразування факту. Іноді особа, що дає пояснення, відтворивши факти, які їй відомі, може користуватися термінологією, яку десь почула чи підказаною їй самим ревізором. Для переперевірки достовірності наданих свідчень, а головне, правильності їх сприйняття, особа, що дає пояснення, на прохання ревізора, повинна продублювати йому окремі моменти, повторити їх іншими словами, тобто перефразувати вже сказане;

• застосування наочності. Цей прийом застосовується, коли особа, що дає пояснення, не може виразити словами ті чи інші властивості та ознаки наведеного ним факту. Надані ревізором для наочності документи можуть допомогти йому з’ясувати те, що цікавить ревізора. Можна також попросити особу, що дає пояснення, написати на папері цифри, слова чи поставити свій підпис;

• усна бесіда. Суть цього прийому полягає в тому, що ревізор, спілкуючись із запрошеним, одночасно проводить і роз’яснювальну роботу. В ході непримусової бесіди ревізор може отримувати необхідну інформацію по фактах, що цікавлять його, з’ясувати позиції та настрій особи, що дає пояснення. Бесіда іноді є засобом з’ясування та перевірки даних, отриманих із документальних джерел або інших осіб. Тематика бесіди визначається самим ревізором і може бути різноманітною. При цьому на початку розмови краще говорити про такі факти, використовувати такі словосполучення, які б не викликали небажання запрошеного вести бесіду. Особливу увагу слід звертати на вибір їх місця, середовище, присутність третіх осіб. Важливе значення мають способи фіксації інформації, яка отримується в ході бесіди. Досвідчений ревізор, який вміє налагоджувати взаємовідносини і цікаво вести розмову, ніколи не стане звертати увагу запрошеного на те, що кожне його слово фіксується. Він фіксує отримані свідчення в пам’яті, а пізніше складає записи моментів, які його цікавлять. Високе відчуття такту, спостережливість, професійна ерудиція часто підказують досвідченому ревізорові у важкі хвилини бесіди переконливі та необхідні слова;

• створення “пропущених місць”. Цей спосіб застосовується в тих випадках, коли ревізор має дані тільки про окремі випадки порушень чи зловживань, але повна картина факту, що цікавить, йому не відома. Тут ревізор на підставі наявних у нього даних, які не оскаржуються особою, що дає пояснення, разом з нею простежує логіку факту та показує їй окремі “пропущені місця”, пропонуючи пояснити їх. Підкреслені ревізором “пропущені місця” та незрозумілості викликають у запрошуваного бажання “заповнити” їх. Намагаючись усунути нелогічності, особа, що дає пояснення, відповідає на питання ревізора та наводить факти у відповідності з логікою та реальною дійсністю;

• створення протиріч в доказах. Коли ревізор знає або здогадується про те, що несумлінна особа дає неправдиві пояснення, необхідно надати їй можливість викласти це письмово, щоб вона ввійшла у протиріччя зі своїми ж початковими переконаннями чи документально підтвердженими ревізором фактами. Після представлення ревізором протиріч, що утворилися, непідготовлена до конструювання нової легенди особа, що дає пояснення, переходить до викладення дійсності;

• виклик на відвертість. Цей прийом застосовується тоді, коли особа, що дає пояснення, не бажає вести логічні судження з питання, яке пропонує обговорити ревізор. Щоб особа, яка дає пояснення, прийняла виклик і погодилася на логічну суперечку, ревізор навмисне акцентує увагу на деяких слабких та непідтверджених документально фактах, які особа, що дає пояснення, в змозі спростувати. Коли остання таким шляхом втягується у роздуми, то ревізор викладає їй більш суттєві факти, тобто операції, які підкріплені документально;

• раптовість. Цей прийом ревізор використовує тоді, коли запрошуваний дає неправдиву інформацію. В цей момент ревізор раптово задає питання або пред’являє документ, про наявність якого особа, що дає пояснення, не знала. Це порушує раніше заготовлену останнім систему неправдивих відповідей, йому складно логічно пояснити раптово наведені йому факти та швидко підготувати чергову продуману відповідь;

• послідовність. Цей прийом застосовують у ході бесіди із запрошуваним та при наданні йому документів. Прийом послідовності полягає в тому, що ревізор поступово переходить від з’ясування фактів, які нецікаві запрошеному, до з’ясування ситуації, яка безпосередньо стосується його інтересів. Що ж стосується питань, які задавати, то їх слід ставити в певній послідовності – спочатку загальні, а потім конкретні. Відносно порядку пред’явлення документів – спочатку, що непрямо відносяться до факту, потім – безпосередніх, або навпаки. Який в конкретній ситуації застосувати порядок – ревізор повинен вирішувати сам в залежності від індивідуальних особливостей особи, що дає пояснення, та конкретних обставин отримання пояснень;

• відвернення уваги. Щоб дезорієнтувати запрошеного, ревізор не акцентує увагу на головному питанні, з приводу якого йому необхідно отримати пояснення. Він розсіює його в числі інших питань, які не мають суттєвого значення для ревізії. В цьому випадку особа, що дає пояснення, стає менш уважною у викладенні фактів і всупереч своїм бажанням дає по головному питанню правдиві та обґрунтовані пояснення;

• темп пояснення. Нерідко особа, що дає пояснення, розмовляє повільно, прагне продумати та підготувати відповіді на запитання ревізора для того, щоб вони відповідали з’ясованим ревізором обставинам, не суперечили раніше сказаному та не розходились би з відповідями на нові запитання ревізора. В таких випадках доцільний високий темп бесіди. Нав’язуючи особі, що дає пояснення, активність, ревізор бере ініціативу в свої руки, випереджує хід її думок. Відповідаючи у форсованому темпі, особа, що надає пояснення, вимушена пояснити те, що їй відомо відносно факту, яким цікавиться ревізор;

• створення ревізором уявлення про знання деталей факту, що розглядається. Цей прийом полягає в тому, що ревізор під час бесіди навмисно надає окремі факти чи дані. Здивувавшись інформованості ревізора в таких деталях, особа, що дає пояснення, може дійти до висновку, що ревізору відомо все та почне давати правдиві пояснення;

• повторність отримання пояснень. Особа, що дає пояснення, через деякий час забуває певні деталі неправдивого пояснення, і не в змозі повторити їх іншого разу з такою ж точністю. Отримуючи вторинне пояснення, ревізор має можливість, по-перше, перевірити у поясненні ті місця, де є відхилення від первинного варіанту, по-друге, впевнитися у правдоподібності пояснення в цілому і, по-третє, з’ясувати, що та особа, яка надає пояснення, говорить неправду, використовуючи протиріччя у її розповідях.