Тема 4. Среда организации. Занятие 1. План:

1. Внутренняя среда организации и основные переменные.

2. Взаимосвязь внутренних переменных.

Литература.

Мескон А.и др. Основы менеджмента.

Тема 4. Среда организации.

ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА. Внутренние переменные — это факторы внутри организации. Они являются в основном результатом управленческих решений. Однако, это не значит, что все внутренние переменные контролируются руководством. Так, например, монотонность и усталость на конвейере нельзя преодолеть, отказавшись от поточной линии.

Основные переменные в организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.

ЦЕЛИ. У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Организации, занятые бизнесом, сосредоточены главным образом на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений — затрат и прибыли. Государственные органы и учебные заведения не стремятся получить прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в выборе целей.

В подразделениях, как и во всей организации, необходима выработка целей. Например, целью финансового подразделения может быть уменьшение кредитных потерь. Подразделение маркетинга ставит целью сокращение количества жалоб потребителей. Цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации.

СТРУКТУРА. Структура организации — это логические взаимоотношения уровней управления, построенные таким образом, что бы наиболее эффективно достичь целей организации.

СПЕЦИАЛИЗИРОВАННОЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА. В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного распределения работ между людьми. Характерной чертой является специализированное разделение труда — закрепление данной работы за специалистами.

Преимущества даже зачаточного разделения труда очевидны: даже у первобытных племен были выделены одни люди — для охоты, другие - для изготовления орудий, приготовления пищи и т. д. В идеальном городе Платона вся работа должна быть поделена между теми людьми, которые могут делать ее лучше всех.

На данный момент во всех организациях, кроме самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда. Если организация велика, то специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Как конкретно осуществить разделение труда в организации — вопрос, который относится к самым важным управленческим решениям.

ОБЪЕМ УПРАВЛЕНИЯ. Вертикальное разделение труда, т. е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения задания, необходимого для успешной работы. Лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в подчинении несколько руководителей среднего звена. Эти руководители, в свою очередь, имеют в подчинении нескольких линейных руководителей.

Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Не существует идеальной сферы контроля. На нее могут влиять многие переменные внутри организации и во внешней среде. Как бы высока не была структура организации, она не характеризует размеры организации. Церковь — организация, насчитывающая миллионы членов по всему миру, имеет всего 4 уровня. В отличие от нее стандартная армейская рота, насчитывающая 100 человек, имеет дюжину воинских званий и столько же уровней управления.

НЕОБХОДИМОСТЬ В КООРДИНАЦИИ. Она необходима всегда, когда работа делится = и по II. Если руководство не создает координации, люди не смогут работать вместе. Каждая функция управления имеет определенное значение в координировании разделенного труда.

ЗАДАЧИ. Задача — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом и в установленные сроки. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а должности. Считается, что если задача будет выполнена как положено, то организация будет работать успешно.

Характеристики задач. Задачи делят на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией. На обычном рабочем месте работа людей состоит из работы с предметами. Задача мастера — это в основном работа с людьми. Задача казначея предприятия — работа с информацией.

Задачи и специализация. Специализация задач повышает прибыль, т. к. увеличение производительности труда снижает затраты на производство.

ТЕХНОЛОГИЯ — четвертая внутренняя переменная. Задачи и технология тесно связаны между собой, т. к. выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форме, получаемую на выходе. По сути своей технология представляет собой способ, который позволяет осуществить такое преобразование.

Влияние этой переменной на управление в значительной мере определялось тремя крупными переворотами в технологии:

• промышленная революция;

• стандартизация и механизация;

• применение конвейеров.

Стандартизация и механизация. Первое применение стандартов связывают с именем Эли Уитни — изобретателя хлопкоочистительной машины. Использование стандартов значительно сократило стоимость производства и ремонтных работ.

Стандартизация стимулировала дальнейшее повышение специализации, дав возможность применить неквалифицированный и малоквалифицированный труд. Сегодня существует очень мало видов труда, которые не были бы стандартизированы. Даже в автомобилях, сделанных по специальному заказу, существует много стандартных узлов и деталей.

Конвейерные сборочные линии. В августе 1913 года Г. Форд выдвинул идею поточной линии. До этого автомобиль стоил 2100 долларов. После внедрения конвейера — 290 долларов. Сегодня движущиеся конвейерный линии применяются повсеместно. Некоторые операции настолько узко специализированы, что рабочий у конвейера лишь подкручивает несколько винтиков изо дня в день.

Люди. Всегда надо помнить, что и организация, и руководители, и подчиненные не что иное, как люди. Когда закрывается завод, решение принимает конкретный человек, а не абстрактное руководство. Когда выпускается продукция низкого качества, виноваты не «рабочие», а несколько конкретных людей. Руководство, вообще говоря, достигает целей организации через людей. Следовательно люди являются центральным фактором любой модели управления.

Всегда надо учитывать поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, его влияние на отдельных людей в группе.

Как ведет себя человек в обществе и на работе, является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды. Вероятность, что два человека будут вести себя одинаково в одной и той же ситуации, равна нулю.

Способности. Часто способности определяются наследственностью (интеллект, физическое состояние), но обычно они приобретаются с опытом.

Организации почти всегда пытаются использовать различные способности людей при подборе кадров. Однако на практике на поведение человека влияют и другие факторы, которые вынуждают человека вести себя не так, как можно было бы предположить, исходя из оценки его способностей. Поэтому на предприятиях предпочитают расширять способности человека путем обучения.

Предрасположенность, одаренность тесно связаны со способностями. Предрасположенность — это имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо работы, являясь результатом сочетания как врожденных качеств, так и приобретенного опыта, предрасположенность, одаренность становятся как бы талантом, открывающимся в определенной области. Это наиболее очевидно в таких областях, как музыка и спорт. Если руководитель не сможет правильно оценить предрасположенность человека к определенной работе, время и расходы на его обучение будут затрачены впустую.

Потребности — это внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо. Если они не удовлетворены, человек будет бессознательно стремиться к их удовлетворению.

Наглядный пример, - это поведение «классного шута». Все его выходки — это неприкрытая мольба об общественном признании и одобрении. Хотя его поведение вступает в конфликт с целями школы, обучением, оно удовлетворяет личные потребности самого шута. Похожий пример — поведение секретаря, который выдает конфиденциальную информацию, чтобы повысить свою значимость.

С точки зрения управления это значит, что организация должна стремиться создавать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работника вело бы к реализации целей организации.

Ожидания. Основываясь на прошлом опыте, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Сознательно или подсознательно, они решают, насколько вероятно или насколько нереально совершение чего-то значимого для них. Эти ожидания оказывают значительное влияние на поведение людей. Например, если продавец ожидает, что еще 9 сделок увеличат объем реализации на 15% и ему будет гарантирована премия, то он, вероятно, сделает несколько звонков потенциальным покупателям. И наоборот, если продавец считает, что дополнительные торговые сделки не изменят результат и вознаграждение не предвидится, он может во второй половине дня уйти домой.

Восприятие — сильно влияет на ожидание и все аспекты поведения. Не существует двух людей, которые могли воспринять что-либо совершенно одинаково. В обычном пауке или уже нет ничего опасного, однако некоторые люди их очень боятся.

Восприятие определяет, испытывает ли человек потребность и каково его ожидание. Если руководство хочет, чтобы работники стремились к достижению цели организации, оно должно сообщить работникам, что желаемое поведение приведет к удовлетворению индивидуальных потребностей. Пока работники не воспримут это и не поверят руководителю, они не будут вести себя соответствующим образом.

Отношение. Точка зрения — это еще один аспект различий между людьми. Психолог Дэрил Бэм определяет отношение, как «то, что нравится и то, что не нравится». Отношения формируют наше объективное восприятие окружающей среды и тем самым влияют на поведение. Примером этому могут быть расовые или иные предрассудки. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди будут реагировать на изменение условий и продолжительность работы, стимулирование труда.

Ценности — это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо или что безразлично в жизни. «Терпеть не могу ручной труд», - это выражение отношения. «Работа собственными руками — это самая благородная форма работы», - это ценность. Ценность всегда предполагает субъективное ранжирование по важности, качеству и т. д. Ценности, как и многие другие индивидуальные характеристики приобретаются посредством обучения. Им обучают в школе, религиозных заведениях, воспитывают родители, укрепляются через социальные контакты, развлечения, досуг.

Организации и их руководители имеют ценности, существующие в культуре данного общества. Преобладание частных фирм в США и нежелание японского менеджера уволить работника ни при каких обстоятельствах — это образцы поведения, точно отражающие социальные ценности данного общества. Большинство руководителей выражают этические ценности правилами, регулирующими этику поведения. Каждая организация сознательно или несознательно устанавливает свою собственную систему ценностей.

Влияние среды на личность и поведение. Психологи описывают поведение человека с точки зрения отдельных свойств личности, таких как агрессивность, честность, нерешительность, открытость, замкнутость. До 70-х годов большинство психологов считали, что эти черты являются постоянными во всех ситуациях, т. е. уверенный в себе человек будет уверен во всех ситуациях, а робкий всегда будет робким. Однако теперь многие считают, что поведение зависит от ситуации. Почти все честны в одних ситуациях и нечестны в других.

Эти выводы имеют очень большое значение, т. к. они указывают на важность создания такой окружающей обстановки на работе, которая бы поддерживала тип поведения, желательный для организации. Анализ заработков выпускников Стэнфорда показал, что те, кто зарабатывает много, добились большего успеха, имеют значительную энергию, уверенность, социальную смелость и малые опасения.

Таким образом, руководители должны совершенствовать свои способности направлять поведение работников таким образом, чтобы добиться целей организации, используя людей, имеющих черты, желательные для выполнения данной задачи, и в тоже время создать рабочую среду, которая способствовала бы поддержанию этих черт. Человек, который характеризуется высокими амбициями, самоуверенность и решительностью, вероятно, добьется относительно малого в среде, где мало поддерживают инициативу и вводят всякого рода ограничения в работе.

Рабочая среда — это совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью управления приспособлены к потребностям организации. Множество включенных сюда факторов делают рабочую среду очень сложной системой. Однако два фактора — группы и лидерство — наиболее сильно влияют на характер поведения человека.

Группы. Любой человек, побывавший на демонстрации, рок-концертах, знает, что группы могут оказывать влияние на поведение конкретных людей.

Члены группы формируют установки, ценности, ожидания в вопросах, связанных с пониманием поведенческой нормы. Норма — стандарты поведения, признаваемые приемлемыми в данных условиях. Чем в большей степени человек ценит свою принадлежность к группе, тем в большей степени его поведение будет совпадать с групповыми нормами. Такими нормами могут быть ценность коллективизма, открытость в общении.

Лидерство — средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным образом. Одна из точек зрения на лидерство касается стиля лидерства.

Стиль руководства отражает ценности и взгляды менеджера, его отношение к подчиненным, его самооценку и личность. Эффективность конкретного стиля зависит от ситуации, которая включает содержание выполненной работы и индивидуальные характеристики подчиненных. Уровень, до которого стиль руководства является эффективным, определяет, насколько хорошо сможет руководитель направить усилия работников на достижение целей, решить конфликтную ситуацию, создать коллектив для работы и управлять стрессовыми ситуациями.

Взаимосвязь внутренних переменных. Внутренние переменные обычно называют социо-техническими подсистемами организации, т. е. системы состоящей из взаимосвязанных социальных и технических систем. Если, например, руководство занимается только технологией, оно не может достичь поставленной цели. Но если вместе с технологией учитывать индивидуальное и групповое поведение, организация достигнет своей цели.