Информационно-управляющие системы в планировании и контроле.

Большая часть информации, на основе которой принимаются решения, получается неформальным путем (общение с коллегами, подчиненными, из газет и деловых изданий). Эти источники полезны, но недостаточны. Руководству необходимы также формальные методы сбора и обработки информации. С ростом размера организации объем информации увеличивается. Справится с этим потоком информации так, чтобы администрация могла принимать эффективные решения — в этом и состоит цель информационно-управляющих систем. Общей целью информационно-управляющих систем является облегчение эффектного выполнения функций планирования. Контроля и производственной деятельности. Самой важной его задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Информационно-управляющие системы не являются единственной всеобъемлющей системой для удовлетворения всех потребностей администрации в информации. Компьютерная революция привела к существенным изменениям в обработке информации в организациях. Электронная обработка данных и информационно-управляющие системы — два наиболее широко применяемых в управлении инструмента. Широкое использование компьютеров позволяет руководителям разных уровней использовать в своей деятельности большие объемы информации. Информационно-управляющие системы должны быть ориентированы на пользователя, т. е. информация, которую она обрабатывает, должна служить потребностям тех управляющих, которые ее получают.

Изучая различия в информационных потребностях руководителей, все виды управленческой деятельности делят на 3 категории:

1. стратегическое планирование;

2. управленческий контроль;

3. оперативный контроль.

Эти категории деятельности примерно соответствуют руководителям высшего, среднего и низшего звена.

Информация для стратегического планирования не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности. Информация для управленческого контроля необходима управляющим и высшего и среднего звена. Руководство высшего звена нуждается в информации о работе основных подразделений компании и о деятельности конкурирующих организаций. Руководителю среднего звена требуется информация о производительности труда, затратах и обороте, об изменениях требований потребителя и т. д. Эта информация должна быть более детальной, иметь узкие границы и быть более точной, чем та, которая требуется для стратегии планирования.

Информация для целей оперативного контроля, которая касается повседневной деятельности, должна быть очень точной, узкой и самой последней. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности.

Должны приниматься во внимание и внешние обстоятельства, в которых работает организация. Существуют 4 способа выработки информации: самонаблюдение, взаимодействие, сообщение и анализ.

1. Самонаблюдение — это собственные источники информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные знания.

2. Взаимодействие — это встречи с людьми, в течение которых происходит обмен информацией.

3. Сообщения — это письма, файлы.

4. Анализ — выработка информации путем использования количественных моделей и методов принятия решений.

Процесс проектирования информационно-управляющих систем состоит из 5 этапов:

1. Анализ системы принятия решений. Должны быть учтены потребности каждого уровня управления.

2. Анализ информационных требований. Определяется, какой тип информации требуется для принятия каждого решения.

3. Агрегирование решений. Решения, для которых требуется одна и та же информация, должны группироваться в одну задачу управления.

4. Проецирование процесса обработки информации. Разрабатывается реальная система для сбора, хранения, передачи и модификации информации.

5. Проектирование и контроль за системой контроля. Создание и воплощение системы, служащей для оценки выдаваемой информационно-управляющей системы информации и позволяющей распознавать и исправлять ошибки.

К сожалению, множество потенциальных проблем не позволяют эффективно работать даже такой информационно-управляющей системе, которая на первый взгляд хорошо спроектирована. Может также оказаться, что система получается слишком дорогой. Предлагается несколько советов, как разрешить эти и другие проблемы, чтобы информационно-управляющая система была эффективной на практике, а не на бумаге.

1. Вовлечение пользователей в проектировании системы. Важно привлечь тех управляющих, которые впоследствии будут ей пользоваться.

2. Процесс обучения пользователей. Такое обучение должно уменьшить страх перед неизвестностью, который внушает сложная информационно-управляющая система.

3. Критерий затраты — эффективность. Информационно-управляющая система не может считаться эффективной, если выгоды от ее использования заметно не превышают затраты на ее создание. Наилучшая информационно-управляющая система — это не обязательно такая, которая дает наибольшее количество информации и наибольшие точность и скорость. Лучшая система — это система, которая дает информацию такого количества и качества, которое необходимо для целей управления при наименьших возможных затратах. В состав затрат входит время, затраченное на ее проектирование, установку, обучение персонала.

4. Отбор нужной информации. Избыток информации так же нежелателен, как и ее недостаток. Хорошо спроектированная информационно-управляющая система избирательно снабжает руководителя информацией такого типа, которая необходима для его деятельности.

5. Обслуживающий персонал и тестирование оборудования. Если информационно-управляющая система использует компьютер, то организация должна нанять соответствующих специалистов и операторов. Они должны стать частью персонала и проникнуться идеями организации, а не просто обеспечить работу компьютеров. Кроме того, новые компьютеры и программы могут плохо работать из-за имеющихся ошибок. Поэтому все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование было проверено на точность в процессе работы в параллель с другими системами, прежде чем на систему можно будет положиться.

6. Модернизация системы и данных. На работу информационно-управляющей системы оказывают влияния изменения внутренних и внешних обстоятельств. Любое изменение в структуре организации обычно означает, что какую-то конкретную информацию нужно будет направлять по другому адресу. Например, если высшее руководство предпримет шаги к децентрализации организационной структуры, необходимо модифицировать информационно-управляющую систему, чтобы она выдавала информацию о новых потребителях и конкурентах. Если от правительства поступают новые распоряжения относительно налогообложения, безопасности изделий, потребительской информации, гарантии прав и т. д., необходимо модифицировать информационно-управляющую систему с целью сбора, хранения, обработки и распределения новой необходимой информации.