5. Возможные сферы практического использования методов организационного проектирования

Как уже было наглядно показано в предыдущих разделах настоящей книги, методы и приемы организационного проектирования могут активно применяться:

- для создания новых организаций и групп;

- для процессов реорганизации (реинжиниринга) действующих организаций и групп.

Вместе с тем некоторые отдельные приемы теории организационного проектирования могут быть полезны для каждого человека в плане выработки общего системного мышления. Например, в настоящее время активно развивается рынок труда и особенно рынок управленческого персонала. Многие люди вынуждены часто менять места работы по различным причинам - низкая заработная плата, неуважение со стороны руководства, собственников и т.д. Но, приходя на новое место работы, большинство новых сотрудников - руководителей зачастую сталкиваются с проблемой освоения и адаптации на новом месте, в новом коллективе. Данные проблемы особенно актуальны для руководителей среднего и высшего звена, которые, приходя на новую работу, иногда не представляют себе свое место и роль в новой организации, не знают ее традиций, специфики, организационной системы. Для этих целей любой новый сотрудник-управленец (будь то начальник отдела, управления, департамента) для наиболее быстрой и успешной адаптации в новой организации или холдинге может использовать приемы организационного проектирования, которые на практике обычно сводятся к следующим практическим действиям.

Придя на новое место работы, сотрудник (руководитель среднего и высшего звена) должен вначале ясно представлять для себя две вещи:

- для чего его взяли на работу;

- что он будет делать на новой работе (какие функциональные обязанности он будет выполнять).

Первым шагом в знакомстве с новой организацией должно стать активное общение с коллективом, заведение деловых отношений, знакомств как с подчиенными, руководителями, так и с собственниками бизнеса (по возможности, так как в крупных организациях собственники практически недоступны).

Во-вторых, новый руководитель должен внимательно изучить учредительные документы организации, где он работает, затем нарисовать для себя бизнес-модель организации, составить организационно-экономическую и организационно-управленческую схемы организации, узнать о всех наиболее важных контрагентах (поставщиках и покупателях), изучить все договора, внутреннюю организационно-распорядительную документацию (приказы, учетную политику - внешнюю и внутреннюю). После этого необходимо изучить организационно-штатное расписание организации с указанием должностей, фамилий, имен, отчеств, рабочих телефонов всех сотрудников.

Проделав эти достаточно несложные действия, каждый руководитель среднего и высшего звена может с уверенностью сделать следующие выводы:

- стоит ли продолжать работать в данной организации;

- определить все свои основные должностные обязанности и должностные обязанности своих подчиненных;

- в каком направлении необходимо сосредоточить все основные усилия, чтобы принести наибольшую пользу новой организации.

Заключение

В настоящей книге можно выделить две последовательные логически взаимосвязанные части. Первая часть касается проблем организационного проектирования, т.е. отвечает на вопрос: как создать "с нуля" новую высокоэффективную организацию или группу? Вторая часть представляет собой практические рекомендации на общем концептуальном уровне по проведению реструктуризации или реинжиниринга уже действующего бизнеса, если он находится в кризисном положении. Процесс реструктуризации непосредственно включает в себя: описание, анализ действующей организации и группы по схеме с помощью методов организационного проектирования (согласно последовательным шагам, изложенным в первой части книги) и выработку мер по улучшению и совершенствованию ее работы.

Таким образом, для того чтобы быстро и эффективно создать новую организацию или группу организаций, целесообразно воспользоваться приемами теории организационного проектирования.

Основными этапами создания организации и групп являются:

- разработка максимально подробного организационного проекта создания будущей организации или группы, включающего в себя девять последовательных практических шагов (вводная концепция с описанием целей и задач, бизнес-модель, организационно-экономическая схема, организационно-управленческая схема, организационно-технические мероприятия, финансово-экономическое обеспечение; юридическое обеспечение, кадровое обеспечение, практическая адаптация организационного проекта к реальным условиям);

- предварительное согласование организационного проекта с основными заинтересованными лицами (например, с будущими учредителями, собственниками, топ-менеджерами и др.);

- непосредственное создание новой организации или группы (т.е. практическое осуществление всех мероприятий разработанного организационного проекта);

- выявление в процессе работы созданной новой организации или группы организаций отрицательных и положительных особенностей, проведение комплекса мероприятий по совершенствованию разработанного организационного проекта и созданной организации или группы организаций.

Важнейшим залогом успеха созданной организации или группы является обязательный учет индивидуальной специфики каждой организации или группы, а также обязательное активное участие собственников бизнеса в процессе создания новой организации или группы. Так как именно сам предприниматель точно знает, что надо создать и для чего. Только собственник может определить цели и пути развития своего бизнеса, иначе собственник - не предприниматель, ему не нужен новый бизнес, а процесс организационного проектирования служит для него просто развлечением.

В случаях, когда бизнес находится в состоянии:

- банкротства;

- систематического падения прибыли или ее отсутствия;

- систематического дефицита оборотных средств;

- плохой управляемости организации;

- активного роста, всестороннего развития;

- резких изменений внешней среды бизнеса,

целесообразно применять процедуру реструктуризации (реинжиниринга).

Основными этапами реструктуризации (реинжиниринга) являются:

- разработка в письменном виде подробного проекта реструктуризации (реинжинирнга) выбранного объекта (отдельной компании или группы предприятий и организаций), включающего в себя подробное описание, анализ и выработку практических рекомендаций по его совершенствованию (вводной концепции с описанием и анализом целей и задач, бизнес-модели, организационно-экономической схемы, организационно-управленческой схемы, организационно-технических мероприятий, финансово-экономического обеспечения; юридического обеспечения, кадрового обеспечения, практической адаптации проекта реструктуризации к реальным условиям);

- согласование и утверждение проекта реинжинирнга с реальными заказчиками (собственниками бизнеса, который предстоит реорганизовывать);

- практическое осуществление всех мероприятий утвержденного проекта реинжинирнга;

- оценка эффекта от реорганизации (например, сравнение прибыльности до и после реорганизации), выявление всех возможных недостатков и ошибок, которые могут возникнуть в процессе реорганизации, и полное устранение их; если ощутимого положительного эффекта от реинжиниринга достичь не удалось, то целесообразно либо пересмотреть проект реинжиниринга, либо принимать кардинальные решения о дальнейшем существовании бизнеса.

Собственник - это владелец бизнеса, и он всегда заинтересован в его процветании, а процессы создания или реорганизации являются наиважнейшими этапами развития бизнеса, успешно пройдя которые, можно с уверенностью смотреть в будущее с надеждой на реальный успех и перспективы в предпринимательском деле.

Все приведенные в настоящем пособии подходы и методы касательно организационного проектирования и реструктуризации (реинжиниринга) носят универсальный характер и могут активно применяться в равной степени как для крупного, так и для среднего и малого бизнеса.

Приложение 1

Рекомендуемые примерные формы финансовой отчетности

Условия обращения в антимонопольные органы

в соответствии с Законом о конкуренции

Группа таблиц 1

Примерные формы отчетов о финансовом состоянии холдинга (группы)

Таблица 1.1. Аналитический баланс (сводный, консолидированный) (фактический или прогнозный)

Таблица 1.2. Общий отчет о прибылях и убытках

Таблица 1.3. Общий отчет о выпуске и отгрузках ТМЦ

Таблица 1.4. Общий отчет о движении денежных средств

Таблица 1.5. Общий отчет о текущих затратах

Таблица 1.6. Анализ хозяйственной деятельности

Таблица 2. Примерная укрупненная форма плана движения денежных средств, рекомендуемая для оформления заявок на предоставление кредитов в коммерческих банках (возможное применение: заявки на кредит, бюджеты, бизнес-планы, инвестиционные проекты)

Таблица 3. Примерная детальная форма плана движения денежных средств, рекомендуемая для оформления заявок на предоставление кредитов в коммерческих банках (возможное применение: заявки на кредит, бюджеты, бизнес-планы, инвестиционные проекты)

Таблица 4. Примерная форма плана доходов и расходов, рекомендуемая для оформления заявок на предоставление кредитов в коммерческих банках (возможное применение: заявки на кредит, бюджеты, бизнес-планы, инвестиционные проекты)

Таблица 5. Примерная форма еженедельного сводного плана платежей

Таблица 6. Примерная форма ежедневного сводного реестра платежей

Таблица 7. Примерная форма ежедневной заявки на оплату

Таблица 8. Примерная форма ежедневной заявки на отгрузку

Таблица 9. Примерная форма справки по дебиторской задолженности и кредиторской задолженности (авансам полученным) на дату (покупатели) для подразделений продаж

Таблица 10. Примерная форма справки по дебиторской задолженности (авансам выданным) и кредиторской задолженности на дату (поставщики) для подразделений продаж

Таблица 11. Примерная форма общего отчета о движении материалов, полуфабрикатов и готовых изделий (для производственных подразделений)

Таблица 12. Примерная форма общего отчета о движении денежных средств

Таблица 13. Примерная форма общего отчета о движении готовой продукции (для подразделений продаж)

Таблица 14. Примерная форма общего отчета о фактических отгрузках готовой продукции (для подразделений продаж)

Таблица 15. Примерная форма общего отчета о текущих расходах

Таблица 16. Примерная форма общего отчета о подотчетных средствах

Таблица 17. Примерная форма общего отчета об основных средствах

Группа таблиц 18

Условия обращения в антимонопольные органы

в соответствии с Законом о конкуренции

Таблица 18.1

Создание коммерческой организации

┌─────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────┐

│ Требование │ Суммарная балансовая стоимость │

│ ├───────────────────┬──────────────┬──────────────────┤

│ │ │ │ > 200 тыс. МРОТ │

├─────────────────┼───────────────────┼──────────────┼──────────────────┤

│ Предварительное │ │ │ - │

│ согласие │ │ │ │

├─────────────────┼───────────────────┼──────────────┼──────────────────┤

│ Последующее │в течение 45 дней с│ │ Да │

│ уведомление │ момента │ │ │

│ │ государственной │ │ │

│ │ регистрации │ │ │

└─────────────────┴───────────────────┴──────────────┴──────────────────┘

Таблица 18.2

Слияния и присоединения коммерческих организаций

┌─────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────┐

│ Требование │ Суммарная балансовая стоимость активов коммерческих │

│ │ организаций после сделки слияния, присоединения │

│ ├───────────────────┬────────────────┬────────────────┤

│ │ │ > 100 тыс. МРОТ│ > 200 тыс. МРОТ│

├─────────────────┼───────────────────┼────────────────┼────────────────┤

│ Предварительное │ │ - │ Да │

│ согласие │ │ │ │

├─────────────────┼───────────────────┼────────────────┼────────────────┤

│ Последующее │в течение 45 дней с│ Да │ - │

│ уведомление │ момента │ │ │

│ │ государственной │ │ │

│ │ регистрации │ │ │

└─────────────────┴───────────────────┴────────────────┴────────────────┘

Таблица 18.3

Приобретение акций (долей) с правом голоса в уставном капитале

хозяйствующего субъекта

┌───────────┬─────────────┬──────────────┬─────┬────────────────────────┐

│ │Приобретатель│ Сумма │ или │ Если хотя бы один из │

│ │получит право│ балансовой │ │ участников сделки по │

│ │распоряжаться│ стоимости │ │ слиянию, присоединению,│

│ │ > 20% акций │ активов │ │ приобретению внесен в │

│ │ (долей) │приобретателя │ │ Реестр хозяйствующих │

│Требование │приобретаемо-│ и │ │ субъектов, имеющих на │

│ │ го, в │приобретаемого│ │ рынке определенного │

│ │совокупности │ > 200 тыс. │ │ товара долю более 35%, │

│ │ с уже │ МРОТ │ │ либо приобретателем │

│ │имеющимися в │ │ │ является группа лиц, │

│ │ его │ │ │ контролирующая │

│ │распоряжении │ │ │деятельность хозсубъекта│

├───────────┤ акциями ├──────────────┤ ├────────────────────────┤

│Предварите-│ (долями) │ Да │ │ Да │

│ льное │ │ │ │ │

│ согласие │ │ │ │ │

├───────────┼─────────────┼──────────────┼─────┼────────────────────────┤

│ │ │ Сумма │ или │ Каждый из участников │

│ │ │ балансовой │ │ сделки по слиянию, │

│ │ │ стоимости │ │ присоединению, │

│ │ │ активов │ │приобретению, внесенный │

│ │ │приобретателя │ │в Реестр хоз. субъектов,│

│ │ │ и │ │ имеющих на рынке │

│ │ │приобретаемого│ │ определенного товара │

│ │ │ > 100 тыс. │ │ долю более 35%, обязан │

│ │ │ МРОТ │ │ уведомить антимонопо- │

│ │ │ │ │льный орган об избрании │

│ │ │ │ │ физических лиц в │

│ │ │ │ │ исполнительные органы, │

│ │ │ │ │ советы директоров в │

│ │ │ │ │ течение 45 дней с │

│ │ │ │ │ момента избрания │

├───────────┼─────────────┼──────────────┤ ├────────────────────────┤

│Последующее│в течение 45 │ Да │ │ Да │

│ согласие │ дней с │ │ │ │

│ │ момента │ │ │ │

│ │ совершении │ │ │ │

│ │ сделки │ │ │ │

└───────────┴─────────────┴──────────────┴─────┴────────────────────────┘

Таблица 18.4

Получение в собственность (или пользование) основных средств или

нематериальных активов

┌───────────┬────────────┬──────────────┬─────┬─────────────────────────┐

│ │ Приобрета- │ │ или │ Если хотя бы один из │

│ │тель получит│ │ │ участников сделки по │

│ │по отношению│ Сумма │ │ слиянию, присоединению, │

│ │ к │ балансовой │ │ приобретению внесен в │

│ │хозяйствую- │ стоимости │ │ Реестр хозяйствующих │

│Требование │ щему │ активов │ │ субъектов, имеющих на │

│ │ субъекту │приобретатели │ │ рынке определенного │

│ │исключитель-│ и │ │ товара долю более 35%, │

│ │ ные права │приобретаемого│ │ либо приобретателем │

│ │ "влияния" │ > 200 тыс. │ │ является группа лиц, │

│ │ │ МРОТ │ │ контролирующая │

│ │ │ │ │деятельность хозсубъекта │

├───────────┤ ├──────────────┤ ├─────────────────────────┤

│ Предвари- │ │ Да │ │ Да │

│ тельное │ │ │ │ │

│ согласие │ │ │ │ │

├───────────┼────────────┼──────────────┼─────┼─────────────────────────┤

│ │ │ Сумма │ или │ Каждый из участников │

│ │ │ балансовой │ │ сделки по слиянию, │

│ │ │ стоимости │ │ присоединению, │

│ │ │ активов │ │приобретению, внесенный в│

│ │ │приобретателя │ │ Реестр хозсубъектов, │

│ │ │ и │ │ имеющих на рынке │

│ │ │приобретаемого│ │определенного товара долю│

│ │ │ > 100 тыс. │ │ более 35%, обязан │

│ │ │ МРОТ │ │уведомить антимонопольный│

│ │ │ │ │ орган об избрании │

│ │ │ │ │ физических лиц в │

│ │ │ │ │ исполнительные органы, │

│ │ │ │ │ советы директоров в │

│ │ │ │ │течение 43 дней с момента│

│ │ │ │ │ избрания │

├───────────┼────────────┼──────────────┤ ├─────────────────────────┤

│ │в течение 45│ │ │ │

│ После- │ дней с │ │ │ │

│ дующие │ момента │ Да │ │ Да │

│ согласие │ совершения │ │ │ │

│ │ сделки │ │ │ │

└───────────┴────────────┴──────────────┴─────┴─────────────────────────┘

Таблица 18.5

Получение приобретателем прав (посредством договоров поручения,

о совместной деятельности, об управлении или иным способом),

позволяющих определять условия ведения хозяйствующим субъектом,

права которого приобретаются, его предпринимательской

деятельности, либо осуществлять функции

его исполнительного органа

┌───────────┬────────────┬──────────────┬─────┬─────────────────────────┐

│ │ Приобрета- │ │ или │ Если хотя бы один из │

│ │тель получит│ │ │ участников сделки по │

│ │ > 10% │ Сумма │ │ слиянию, присоединению, │

│ │ балансовой │ балансовой │ │ приобретению внесен в │

│ │ стоимости │ стоимости │ │ Реестр хозяйствующих │

│Требование │ основных │ активов │ │ субъектов, имеющих на │

│ │ средств и │приобретателя │ │ рынке определенного │

│ │нематериаль-│ и │ │ товара долю более 35%, │

│ │ных активов │приобретаемого│ │ либо приобретателем │

│ │приобретае- │ > 200 тыс. │ │ является группа лиц, │

│ │мого (в том │ МРОТ │ │ контролирующая │

│ │ числе в │ │ │деятельность хозсубъекта │

├───────────┤совокупности├──────────────┤ ├─────────────────────────┤

│ Предвари- │ с уже │ Да │ │ Да │

│ тельное │имеющимися) │ │ │ │

│ согласие │ │ │ │ │

├───────────┼────────────┼──────────────┼─────┼─────────────────────────┤

│ │ │ Сумма │ или │ Каждый из участников │

│ │ │ балансовой │ │ сделки по слиянию, │

│ │ │ стоимости │ │ присоединению, │

│ │ │ активов │ │приобретению, внесенный в│

│ │ │приобретателя │ │ Реестр хозсубъектов, │

│ │ │ и │ │ имеющих на рынке │

│ │ │приобретаемого│ │определенного товара долю│

│ │ │ > 100 тыс. │ │ более 35%, обязан │

│ │ │ МРОТ │ │уведомить антимонопольный│

│ │ │ │ │ орган об избрании │

│ │ │ │ │ физических лиц в │

│ │ │ │ │ исполнительные органы, │

│ │ │ │ │ советы директоров в │

│ │ │ │ │течение 45 дней с момента│

│ │ │ │ │ избрания │

├───────────┼────────────┼──────────────┤ ├─────────────────────────┤

│ │в течение 45│ │ │ │

│ После- │ дней с │ │ │ │

│ дующие │ момента │ Да │ │ Да │

│ согласие │ совершения │ │ │ │

│ │ сделки │ │ │ │

└───────────┴────────────┴──────────────┴─────┴─────────────────────────┘

Приложение 2

Положение о финансовой службе холдинга

Положение о руководителе финансовой службы холдинга

Положение о начальнике отдела внутреннего финансового учета