Общие нормы и правила оформления управленческих документов

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое

10 мм – правое

20 мм – верхнее

20 мм – нижнее

Левое поле предназначено для подшивки документов. Правое и нижнее оставлено на случай износа бумаги. Верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм.

При составлении многостраничного документа вторая и последующая

страницы нумеруются. Номер наносится на верхнем поле листа посередине.

Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «страница» и знаков тире.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

• одинарный интервал – 12 пт;

• полуторный интервал – 18 пт;

• двойной интервал – 24 пт.

Текст документа рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5–2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал)

Технический директор

ЗАО «ТЕРМИКА»

(межстрочный интервал)

личная подпись К.В. Воробьев

(межстрочный интервал)

дата

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2–3 межстрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 пунктов (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 пунктов через 1–2 интервала. В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Размещение начал печатания реквизитов по горизонтали и их взаимное расположение

Условно предусмотрено восемь стандартных положений от границы левого поля.

0 положение:

• Название вида документа

• Дата

• Ссылка на индекс входящего документа

• Заголовок к тексту

• Текст (если он состоит из одного абзаца)

• Наименование должности в реквизите «ПОДПИСЬ»

• Гриф согласования

• Фамилия исполнителя и номер телефона

• Заверительная надпись «ВЕРНО»

• Отметка об исполнении документа

• Слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОВЕСТКА ДНЯ и так далее.

1 положение (5 знаков от границы левого поля) :

• Начало абзаца в тексте, отметка о наличии приложения

2 положение (16 знаков от границы левого поля):

• Индекс исходящего документа

• Дата в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа»

• Расшифровка подписи

• Расшифровка подписи в первом грифе согласования,

• Переменная информация во вводной части актов и протоколов

3 положение (24 знака):

• Название вида документа в продольном штампе,

• Расшифровка подписи исполнителя в реквизите «Отметка об

• исполнении документа и направлении в дело»

4 положение (32 знака):

• Номер страницы

• «Адресат»

5 положение (40 знаков)

• Гриф ограничения доступа к документам

• Гриф утверждения

• Второй гриф согласования

• Надпись на приложении к документам с указанием номера приложения

• Идентификатор электронной копии документа

6 положение (48 знаков):

• Расшифровка подписи в реквизите «Гриф утверждения»

• Расшифровка подписи в реквизите «Подпись»

• Отметка о поступлении документа

• Отметка о контроле

7 положение (56 знаков):

• Слово «Копия»