Общие теоретические сведения из области делопроизводства

Документирование – часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями.

Документ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется - системой документации.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

• Создание организации, предприятия;

• Реорганизация организации, предприятия;

• Ликвидация организации, предприятия;

• Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

• Распорядительная деятельность организации, предприятия;

• Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

• Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций организационно-распорядительную

документацию (ОРД) классифицируют на следующие группы:

1. Организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание);

2. Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

3. Информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные записки и т.д.);

4. По личному составу (заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу.

Состав реквизитов орд

Правила оформления организационно-распорядительной документации

регламентирует ГОСТ р-6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Несмотря на то, что в стандарте описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, «Название вида документа» и «Справочные данные об организации». Реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

ГОСТ р-6.30–2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

Код реквизита	Наименование реквизита
01	Государственный герб Российской Федерации
02	Государственный герб субъекта Российской Федерации
03	Эмблема предприятия, организации
04	Код организации
05	Основной государственный регистрационный номер
06	Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет
07	Код формы документа
08	Наименование организации
09	Справочные данные об организации
10	Наименование вида документа
11	Дата документа
12	Регистрационный номер документа
13	Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14	Место составления или издания документа
15	Адресат
16	Гриф утверждения документа
17	Резолюция
18	Заголовок к тексту
19	Отметка о контроле
20	Текст
21	Отметка о наличии приложения
22	Подпись
23	Гриф согласования документа
24	Визы согласования
25	Оттиск печати
26	Отметка о заверении копии
27	Отметка об исполнителе
28	Отметка об исполнении документа и направлении в дело
29	Отметка о поступлении документа в организацию
30	Идентификатор электронной копии документа