10.3. Організація обліку розрахунків з постачальниками та підрядчиками

Документування розрахунків з постачальниками та підрядчиками. Розрахунки підприємств з постачальниками та підрядчиками виникають по операціями придбання товарів, отримання робіт, послуг, для забезпечення основних видів діяльності підприємства. Види первинних документів, що використовуються для оформлення операцій за розрахунками з постачальниками аналогічні тим, що використовують при розрахунках з покупцями (рис. 10.10).

Серед документів, що створюються самим підприємством з контрольною метою та створення яких повинно бути закріплено в наказі про облікову політику, необхідно назвати спеціалізовані реєстри виписаних та отриманих документів. Форма Реєстру виписаних документів (за видами: рахунки, платіжні доручення, накладні і т.д.) була наведена в попередньому розділі (див. “Організація обліку розрахунків з покупцями та замовниками”).

Реєстр отриманих документів не зручно вести за всіма отриманими документами, однак його доцільно та необхідно застосовувати за отриманими рахунками та іншими документами, які підлягають сплаті.

В цьому випадку реєстр документів до сплати є зведеним розпорядчим документом оскільки він представляється на підпис керівникові для отримання дозволу на оплату рахунків. На великому підприємстві кількість документів до сплати досягає десятків і сотень щоденно, тому звичайно неможливо, щоб керівник зробив розпорядчий підпис про сплату на кожному з них. Але при підготовці реєстру документів на оплату, відповідальний робітник бухгалтерії перевіряє своєчасність їх надходження, відповідність умовам договорів, правильність цін, тарифів та здійснених розрахунків, потім формує реєстр і представляє його керівникові для вирішення питань з оплати всього реєстру документів або деяких з них.

Така постановка роботи виключає можливість нецільового витрачання коштів, проведення оплати рахунків, які не мають дозволу керівника, а також посилює роботу з приводу попередньої перевірки документів на предмет їхньої законності, доцільності та достовірності.

Приклад такого реєстру наведений нижче.

Затверджую:

Директор _________ В.П. Біленко

“ 18 ” вересня 2010 р.

Реєстр документів до сплати ТОВ “АЛМАР” за “18” вересня 2010 р.

(назва підприємства) (дата)

№ з/п	Кому платити	№ і дата документу	За що платити	Сума
1	ДП “Донмаш”	№15 від 14.09.10	За оренду в серпні 2004р.	180-00
2	ТОВ “Корунд”	№24-56 від 17.09.10	За торговельні вітрини	2 400-00
3	АТ “Техніка”	№04184 від 16.09.10	За ремонт принтера	80-00
	РАЗОМ:			2 660-00

Виконавець _____________ бухгалтер розрахункового сектору Н.М. Іваненко

Приклад індивідуального графіку (оперограма або документограма) руху отриманого рахунку про оплату товарів наведено в табл. 10.4.

Таблиця 10.4 - Оперограма (документограма) отриманого рахунку

на оплату товарів

№ п/п	Найменування роботи	Виконавці
		менеджер з постачання	бухгалтер 1	директор	бухгалтер 2	оператор АСУ
1	Отримання рахунку на сплату товарів
2	Перевірка найменування, кількості, ціни товарів, відповідності умовам договору
3	Включення рахунку до реєстру на оплату
4	Дозвіл на оплату рахунку
5	Формування платіжних документів
6	Передача сплаченого рахунку до бухгалтерії

Приклад індивідуального графіку (оперограма або документограма) руху отриманої накладної наведено в таблиці 10.5.

Таблиця 10.5 - Оперограма (документограма) прибуткової накладної

№ з/п	Найменування роботи	Виконавці
		менеджер з постачання	бухгалтер	матеріально-відповідальна особа	оператор АСУ
1	Отримання накладної від постачальника, її перевірка. (Можливий електронний варіант)
2	Оприбуткування товарів, їх перевірка за кількістю та якістю, підтвердження їх првальності підписом та печаткою (штампом)
3	Передача накладної в бухгалтерію (перший екземпляр) та постачальникові (другий екземпляр). За домовленістю можливо передавати й електронний варіант документу
4	Реєстрація накладної в Реєстрі отриманих документів
5	Включення накладної до Реєстру документів до сплати (якщо не має рахунку)

Для накопичення інформації про розрахунки з постачальниками та підрядчиками Планом рахунків активу, капіталу, зобов’язань та господарських операцій передбачено активно-пасивний рахунок 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядчиками”, який має три субрахунки:

631 “Розрахунки з вітчизняними постачальниками та підрядчиками”;

632 “Розрахунки з іноземними постачальниками та підрядчиками”;

633 “Розрахунки з учасниками промислово-фінансових груп”.

В разі застосування розрахунків з постачальниками та підрядчиками на умовах попередньої оплати товарів, робіт, послуг, авансові платежі, які перераховані з поточного рахунку підприємства, обліковують на активному субрахунку 371 “Аванси видані”. Аналітику до цього рахунку можна вести в розрізі валюти платежів, контрагентів, первинних документів. Особливу увагу треба приділяти перевірці сальдо цього рахунку з метою недопущеня дублювання записів відносно оплати по рахунку 63 “Розрахунки з постачаль-никами та підрядчиками”, не припускати відображення оприбуткування товарів за кредитом субрахунку 371, а також непроведення (або несвоєчасного проведення) взаємозаліку заборгованості між цими рахунками.

Також необхідно звернути увагу, що підприємство повинно обов’язково зазначити в наказі про облікову політику підприємства порядок відображення в обліку інформації про авансові розрахунки з постачальниками та підрядчиками: з використанням спеціального субрахунку 371 “Аванси видані” або ж вести усі розрахунки і з попередньою і з наступною оплатою товарів, робіт, послуг лише на рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядчиками”. Це випливає з того, що в Інструкції про застосування рахунків Плану рахунків активів, капіталу, зобов’язань та господарських операцій рахунок 63 зазначений як активно-пасивний, тобто у нього може бути як кредитове, так і дебетове сальдо.

Для обліку розрахунків з покупцями робочі рахунки можна будувати за схемою, яка описана в попередньому розділі для організації обліку розрахунків з покупцями та замовниками (рис. 10.12).

Аналітичний облік розрахунків з постачальниками та підрядчиками необхідно будувати за такою схемою: інформацію про розрахунки, в першу чергу, в розрізі контрагентів, за країнами контрагентів, за валютою розрахунків, за контрактами, за первинними документами, за предметом розрахункових операцій.

Регістром аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядчиками може бути Аркуш-розшифровка розрахунків з контрагентами, наведений в попередньому розділі.

Результат розрахунків з контрагентом за місяць (підсумковий рядок Аркуша-розшифровки) формуватиме відповідний рядок у Відомості, яка призначена для синтетичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядчиками. Форма Відомості повинна бути тотожною графам Аркушів-розшифровок.

Результат розрахунків з групою контрагентів за місяць (підсумковий рядок відповідної Відомості) формуватиме відповідний рядок у Журналі 3, форма якого повторюватиме графи Аркушів-розшифровок та Відомостей.

Організація синтетичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками. Відповідно до Методичних рекомендацій облік розрахунків з постачальниками і підрядчиками здійснюється в Журналі 3, а аналітичний – у відомості аналітичного обліку 3.3.

Відомість 3.3 призначена для аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядчиками за отримані продукцію, товари, виконані роботи і послуги, що відображаються на рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядчиками”, крім заборгованості, забезпеченої векселями.

Цю відомість можна вести за окремими субрахунками, що доцільно на підприємствах, де крім продажу товарів (продукції), виконання робіт і послуг для вітчизняних покупців (замовників), такі операції здійснюються і на експорт. При цьому варто мати на увазі, що при відсутності операцій по рахунку (субрахунку) у поточному місяці, Відомість 3.3. не застосовують.

Відомість 3.3 можна вести двома способами.

Перший спосіб – для кожного постачальника (підрядчика) відводять необхідну кількість рядків, яку попередньо визначають виходячи з можливої кількості документів (товарно-транспортних накладних, рахунків, платіжних доручень), дані яких сюди необхідно буде внести.

Другий спосіб – позиційний, тобто для кожного постачальника (підрядчика) у цій відомості відводять один рядок. Якщо протягом поточного місяця потрібно внести дані декількох документів, їх попередньо групують в аркушах-розшифровках, і у Відомості 3.3 записують підсумок за однорідними документами.

Підприємства також можуть формувати регістри синтетичного обліку за допомогою спеціалізованих комп’ютерних програм ведення бухгалтерського обліку. Приклад такого регістру (журналу-ордеру) наведено нижче.