Початок бесіди

1. Побудова бесіди багато в чому залежить від її теми, важливості, особистості співрозмовника, передбачуваної діяльності тощо.

2. Якщо бесіда короткочасна, в ній вирішуються оперативні не дуже важливі виробничі питання, то до теми бесіди доцільно переходити одразу, без попередньої підготовки співрозмовника. В інших випадках хід бесіди ускладнюється.

3. Часто підлеглий не знає, з якого питання викликає його керівник. Невідомість теми і закінчення розмови викликають в ньому напруженість і настороженість. Ось чому на початку бесіди слід задавати питання, які не стосуються головної теми і знімають напруження.

4. Краще, якщо перші питання не будуть стосуватися керівника. Вони повинні бути такими, щоб підлеглий відповідав на них позитивно.

5. Керівник повинен дати відчути, що розуміє точку зору підлеглого, не повинен поспішати давати оцінку його відповідям.

6. Керівник, що веде бесіду, повинен бути чутливим до поведінки робітника, не перебивати його і, якщо він мовчить, трохи почекати, дати йому подумати для того, щоб він міг продовжувати розмову.

7. Питання повинні формуватись так, щоб робітник їх розумів, щоб для нього вони означали те ж, що і для керівника.

8. Доцільно задавати питання так, щоб підлеглий міг повністю виразити свою думку і довести її правильність.

9. В деяких випадках запропонувати підлеглому поставити себе на місце майстра, з тим, щоб підлеглий спробував прийняти рішення, яке він вимагає.

10. Розмова повинна стосуватися лише однієї головної теми і продовжуватись не більше 20 хвилин.

11. Думки слід викладати коротко, чітко, ясно.

12. В бесідах з підлеглими не слід допускати насмішок, іронії, саркастичних зауважень.

13. Розмовляти з підлеглими слід не поспішаючи, чітко, з почуттям власної гідності. Від цього залежить ефект мовлення, його впевненість.

Основна частина бесіди

1. Важливою частиною бесіди є передача інформації співрозмовнику.

1.1. Першим основним елементом фази передачі інформації є постановка питань. За допомогою питань можна: спрямувати процес передачі інформації в напрямок, який відповідає планам і побажанням керівника, що веде бесіду; перехватити і утримати ініціативу в бесіді, активізувати співрозмовника, щоб перейти від монолога до діалога.

1.2. Не можна забувати, що більшість людей з багатьох причин неохоче відповідає на прямі запитання. Тому треба пояснити співрозмовнику, чому вас цікавить той чи інший факт і як ви збираєтесь використати отриману інформацію, впевнити підлеглого, що відповіді на ваші запитання являють двосторонній інтерес і сприяють загальній справі.

1.3. Найчастіше зустрічаються наступні групи запитань:

1.3.2. Закриті запитання - це запитання, які потребують відповіді “так” чи “ні”. Їх задають, коли треба прискорити згоди чи підтвердження інформації, яка цікавить керівника, раніше досягнутої домовленості.

1.3.2. Відкриті запитання - це запитання. на які не можна відповісти “так” чи “ні”, вони потребують якого- небуть пояснення. Це запитання типу “що”, “які”, “скільки”, “чому” (наприклад: “як ви дійшли до такого висновку?”, “Чому ви вважаєте недостатніми прийняті міри?”) задаються, коли потрібні додаткові відомості чи коли керівник бажає виявити реальні мотиви і позицію співрозмовника.

1.3.3. На риторичні запитання не дають прямої відповіді, оскільки їхня мета – викликати нові запитання ї вказати на нерозв’язання проблеми чи забезпечити підтримку вашої позиції шляхом мовчазного схвалення, наприклад: “Чи можемо ми вважати подібні випадки нормальним явищем?”. “Ми ж додержуємось однієї думки з даного питання?”.

1.3.4. Переломні запитання задають в тих випадках, коли ви вже отримали достатньо інформації з однієї проблеми і хочете переключитись на іншу чи коли ви відчули опір співрозмовника і змушені виявити наполегливість. Наприклад: “Чи вважаєте ви доцільним перехід вашої бригади на госпрозрахунок?”.

1.3.5.Питання для обмірковування змушують співрозмовника розмірковувати, старанно обдумувати і коментувати сказане.

2. Найважливішим елементом бесіди є вміння слухати. Для цього керівнику слід дотримуватись наступних умов: