22.3. Ведення первинної документації на підприємствах громадського харчування

Діяльність підприємств громадського харчування включає три взаємопов'я­зані процеси:

• формування сировинної бази;

• випуск продукції власного виробництва;

• реалізацію придбаних товарів і продукції власного виробництва покупцям.

Розглянемо документальне оформлення господарських операцій в цих процесах.

Типові форми первинних документів з обліку в сфері громадського харчу­вання наведено в Методичних рекомендаціях щодо впровадження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у сфері громадського харчування і побутових послуг, гармонізованих з міжнародними стандартами, затвердженими наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 17 червня 2003 р. № 157.

22.3.1. Документальне оформлення руху продуктів і товарів на складі

На товари і продукти, що надійшли до комори (на склад), випису­ється прибуткова накладна, в якій вказуються найменування товару (про­дукту), облікова ціна за одиницю, кількість одиниць, сума. У разі облі­ку продуктів і товарів у продажних цінах у прибутковій накладній також відображаються сума торговельної націнки і продажна ціна продуктів і товарів, що прибуткуються. Для оприбуткування вантажів, перевезених автомобільним транспортом, су­б'єкт господарювання у сфері громадського харчування застосовує товарно-транс­портну накладну (типова форма N 1-ТН).

Якщо продукція оприбутковується в комору без супровідних документів, на неї потрібно скласти акт про приймання матеріалів типової форми М-7. Акт у двох примірниках складає приймальна комісія за обов'язкової участі матеріаль­но відповідальної особи і представника незацікавленої організації. Акт затвер­джує керівник підприємства (організації) або особа, яка на те уповноважена. Пі­сля приймання цінностей акти передають до бухгалтерії підприємства. Прибутковим документом є також і закупівельний акт.

Кількісний облік продуктів і товарів у коморі в натуральному вираженні, за найменуваннями і кількістю ведеться матеріально відповідальною особою (комі­рником) у товарній книзі або в картках кількісно-сумового обліку. Картки (кни­ги) кількісно-сумового обліку видаються матеріально відповідальним особам у бухгалтерії для ведення аналітичного обліку і після використання повертаються до бухгалтерії для зберігання.

На кожне найменування продуктів, товарів за сортами відкривається окре­ма картка або відводиться певна кількість сторінок у книзі. Книга видається ко­мірнику бухгалтерією під розписку. Використані книги здаються до бухгалтерії для зберігання. Записи в товарній книзі (картці) робляться щоденно на підставі

прибуткових і видаткових документів комірника за кількістю без зазначення суми. Після запису кожної операції виводиться кількісний залишок продуктів і товарів. Залежно від умов і обсягу роботи комори в терміни, встановлені керівником під­приємства, дані товарної книги (карток) звіряються з даними бухгалтерії.

Підставою для списання товарно-матеріальних цінностей підприємством гро­мадського харчування, що здійснило їх відпуск, для оприбуткування їх підприємством-одержувачем і для дозволу на вивіз з території підприємства-постачальника, а також для їх складського, оперативного і бухгалтерського обліку є накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей за формою N М-20.

Підставою для відпуску сировини (продуктів) з комори є вимога (забірна картка тощо), що складається з урахуванням потреби в сировині (продуктах) на наступний день і залишків сировини (продуктів) на початок дня, і яка затверджу­ється керівником підприємства. Вимогу в комору виписує завідувач виробництва (шеф-кухар, бригадир) або начальник цеху в одному примірнику.

На підставі вимоги виписують накладну на відпуск потрібної кількості з комори. Накладна на відпуск товару з комори застосовується для оформлення відпуску продуктів (товарів) і тари з комори підприємства у виробництво (кух­ню), буфети, ятки, кіоски, а також при одноразовому відпуску виробів кухні про­тягом дня (зміни) буфетам, кіоскам. Накладну виписують за обліковими цінами. Вона виписується у двох примірниках матеріально відповідальною особою. Пер­ший примірник вручається матеріально відповідальній особі, що отримала това­ри, а другий залишається в особи, що відпустила товар.

Усі прибуткові та видаткові документи матеріально відповідальні особи зда­ють до бухгалтерії разом з товарним звітом, в якому відображено рух товарів і тари в коморі за звітний період. Товарні звіти здаються до бухгалтерії щодня або не менше ніж один раз на три дні. Товарний звіт складається у двох примірниках: перший примірник з документами, що додаються до нього, здається до бухгал­терії, другий залишається в матеріально відповідальної особи. Обидва примірни­ки підписуються матеріально відповідальною особою.

Крім товарного звіту, для контролю за рухом сировини, товарів і продуктів у коморі доцільно щомісяця складати реєстр обліку продуктів і товарів у коморі. Реєстр містить перелік продуктів, наявних у коморі, із зазначенням їх залишків на початок і кінець звітного періоду, а також інформацію про надходження і видаток таких продуктів протягом звітного періоду.

В умовах автоматизованого обліку прибуткові та видаткові документи, що свідчать про рух товарів в коморі, можуть здаватися до бухгалтерії за реєстром, на підставі якого складається товарний звіт на комп'ютері. Правильність записів у картках (книгах) кількісно-сумового обліку контролюється бухгалтерією не менше ніж один раз на тиждень і підтверджується підписом працівника бухгал­терії у товарному звіті.

Після закінчення місяця або на дату інвентаризації за даними карток (книг) кількісно-сумового обліку складається відомість про залишки товарів на складі, правильність виведення залишків у якій перевіряється бухгалтерією і підтверджується підписом матеріально відповідальної особи. Загальна вартість товарів на кінець місяця (або на день інвентаризації) за цією відомістю звіряється

з даними бухгалтерського обліку, відомість підписується матеріально відповіда­льною особою і бухгалтером підприємства.

У разі використання журнальної форми обліку облік товарів в коморі здійс­нюють в журналі 5 і 5 А (наказ Міністерства фінансів від 29.12.2000 № 356 „Про затвердження Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерсь­кого обліку"), а малі підприємства використовують Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції та товару — В-2, затверджену наказом Міністерства фінансів від 31.05.96 № 112 „Про затвердження Вказівок про склад та порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами".