2.1. Створення нової інформаційної бази даних, підготовка системи до роботи.

Програма 1С: Бухгалтерія 8.0 для України призначена для автоматизації бухгалтерського і податкового обліку в організаціях, які здійснюють комерційну діяльність, у тому числі займаються оптовою та роздрібною торгівлею, наданням послуг, виробництвом та ін. Бухгалтерський і податковий облік, складання звітності здійснюється у відповідності до діючого законодавства України.

За допомогою програми 1С: Бухгалтерія 8.0 для України можна вести облік господарської діяльності декількох організацій. Це можна робити в окремих інформаційних базах даних, а також в одній базі, що дає змогу отримати як звіти окремо по кожній організації, так і по всій інформації бази даних обліку.

До стандартної поставки програми 1С: Бухгалтерія 8.0 для України входять два шаблони інформаційних баз – демонстраційна і основна (інформаційні бази даних встановлюються при інсталяції програми). Демонстраційна інформаційна база – це контрольний приклад, який містить відомості про господарські операції абстрактного підприємства по всіх розділах обліку за деякий проміжок часу, її слід використовувати у навчальних цілях. Шаблон основної бази даних призначено для створення нових інформаційних баз даних користувача, у яких буде здійснюватися ведення бухгалтерського і податкового обліку. Шаблон основної інформаційної бази дає змогу користувачеві створювати практично будь-яку кількість власних інформаційних баз (обмеження накладаються технічними характеристиками комп’ютера) для ведення обліку по різним підприємствах, з ціллю навчання тощо. Тому на першому етапі роботи з програмою потрібно створити власну інформаційну базу з використанням шаблону основної бази даних. Для цього потрібно: створити нову папку, скопіювати у папку, що створено, увесь вміст папки, в якій знаходиться шаблон основної інформаційної бази даних - за замовчуванням папка C:\Program Files\1cv8, зареєструвати нову базу даних у вікні Запуск 1С: Предприятия за допомогою кнопки Добавить (більш докладну інструкцію наведено у прикладі виконання практичного завдання).

При першому завантаженні програми для роботи з новою базою даних автоматично здійснюється попереднє заповнення інформаційної бази даних, далі потрібно ввести данні про організації та описати їх структуру. Це можна виконати за допомогою стартового помічника, вікно якого виводиться командою меню Помощь – Стартовый помощник. За допомогою майстра Стартовый помощник слід визначити структуру організації, параметри облікової політики (у тому числі, метод визначення вартості товарно-матеріальних цінностей - по середній або ФИФО, настанови для ведення управлінського обліку та ін.), схему сплати податків, відомості про відповідальних осіб підприємства тощо. Ті ж відомості можна визначити за допомогою відповідних довідників, виконавши, наприклад, такі команди меню Предприятие – Организации, Предприятие – Учетная политика, Предприятие – Подразделения организации та ін.

2.2. Основні поняття і терміни комп’ютерного обліку

Під час роботи з програмою використовується значна кількість довідників. Довідники містять переліки об’єктів обліку та управління, які можуть поповнюватися, редагуватися, використовуються при оформленні господарських операцій і формування звітності. Для роботи з довідниками використовуються інструменти панелі інструментів вікна довідника:

	-	створення нового елемента довідника (товару, МШП, співробітника, підприємства та ін.). Інструменту відповідає натиснення клавіші Insert.
	-	Новая группа – створення групи елементів (наприклад, Постачальники, Покупці, Товари, Одяг, Взуття).
	-	Изменить - редагування реквізитів елементів довідників, найменування групи.

Конфігурація 1С: Бухгалтерія 8.0 для України включає план рахунків бухгалтерського обліку і спеціальний план рахунків податкового обліку (по податку на прибуток). План рахунків містить усі бухгалтерські рахунки, з якими здійснюється робота на підприємстві. План рахунків є найважливішим елементом системи, оскільки він визначає порядок ведення синтетичного й аналітичного обліку по рахунках. Відкрити вікно плану рахунків можна за допомогою команди меню Предприятие – Планы счетов – План счетов бухгалтерского учета. По кожному рахунку в системі зберігається наступна інформація:

Код – номер рахунка;

Найменування;

Ознака забалансовості рахунка (+ у колонку Заб., якщо рахунок є забалансовим);

Тип рахунка: А – активний, П – пасивний; АП – активно-пасивний;

Ознака ведення валютного обліку по рахунку (+ у колонці Вал., якщо ведеться валютний облік);

Ознака ведення кількісного обліку по рахунку (+ у колонці Кіл., якщо ведеться кількісний облік);

Субконто1, Субконто2, Субконто3 – до трьох ознак, що визначають порядок організації аналітичного обліку по рахунку. Видам субконто найчастіше відповідають довідники, елементи яких конкретизують операцію в аналітичному обліку.

Спеціальний план рахунків податкового обліку не передбачений нормативними документами і є частиною методики, що реалізована у конфігурації. План рахунків включає рахунки, необхідні для узагальнення даних по основних ділянках податкового обліку: валові доходи (рахунок ВД), валові витрати (рахунок ВР), запаси і обладнання (рахунок ЗО), основні засоби (рахунок ОС), нематеріальні активи (рахунок НА) та ін.

Основним способом ведення обліку у програмі 1С: Бухгалтерія 8.0 для України є реєстрація фактів господарської діяльності за допомогою документів. Документи створюються у відповідних журналах документів за допомогою інструмента . Під час роботи з документом можна визначити значення його реквізитів у вікні діалогу, сформувати документ типової форми за допомогою кнопки Печать, роздрукувати документ. Для завершення роботи з документом слід натиснути на кнопці Ok. Програма дає змогу переглянути проводки, сформовані по документу, за допомогою інструмента . Програма також полегшує процес створення зваємопов’язаних документів за рахунок використання технологій формування документів на основі раніше створених документів – інструмент Ввести на основании .

Деякі факти господарської діяльності реєструються шляхом введення проводок. Для цієї мети використовується журнал операції, у якому можна створити нові операції, що містять одну або декілька проводок. Щоб розчинити журнал операцій слід подати команду Проводки – Журнал операций.

Під час роботи з програмою у заголовку вікна журналу відображається інтервал видимості документів у журналі. Документи, дата яких не знаходиться у встановленому інтервалі видимості, в переліку документів журналу не відображаються, але з бази даних вони не видаляються. Після зміни інтервалу видимості можна з ними працювати. Змінити інтервал видимості можна за допомогою інструмента Інтервал - змінює інтервал видимості документів тільки для даного відкритого журналу і тільки на один поточний сеанс роботи.

Програма 1С: Бухгалтерія підтримує в актуальному стані бухгалтерські підсумки по аналітичних і синтетичних рахунках, а також по кореспонденціях рахунків до деякого встановленого кварталу. Звітні форми можуть бути сформовані тільки для періоду, що відповідає періоду актуальності бухгалтерських підсумків. Період актуальності бухгалтерських підсумків важливий також для проведення документів тому, що при проведенні система перевіряє наявність ресурсів для виконання господарської операції – товарів, грошей, матеріалів і ін. Встановити період актуальності можна командою меню Предприятие – Дата актуальности учета.

Введення даних про залишки на рахунках в програмі 1С: Бухгалтерія 8.0 для України виконується шляхом створення проводок, у яких основний балансовий рахунок кореспондує з допоміжним рахунком 00. Такий принцип уведення залишків по рахунках застосовується в програмі для введення сальдо вхідного по всіх рахунках бухгалтерського обліку. У результаті введення залишків сальдо повинне бути збалансовано тобто загальна сума дебетових оборотів буде дорівнювати сумі кредитових оборотів. У такому випадку обороти по дебету і кредиті рахунка 00 «Допоміжний рахунок» будуть рівні, рахунок закривається й у вихідних результатних формах не відображається.

Дата операції введення залишків повинна бути будь-яким днем до початку першого облікового періоду. У іншому випадку сальдо попадає в рух поточного місяця. Зверніть увагу на те, що наявність рахунка 00 у звітних бухгалтерських документах свідчить про помилку користувача – неправильно введена дата операції (операція потрапила в поточний обліковий період) чи сальдо по рахунках не збалансовано.

2.3. Технологічний процес розв’язання задач “Облік грошових засобів у касі підприємства”, “Облік розрахунків з підзвітними особами”

Технологічний процес розв’язання задач у середовищі автоматизованої інформаційної системи обліку в загальному випадку включає наступні етапи:

1. Створення на початок експлуатації системи бази даних нормативно-довідкової інформації – настроювання плану рахунків, введення умовно-постійних відомостей про підприємство, організацію, підготовка необхідних довідників.

2. Уведення залишків по рахунках на початок експлуатації автоматизованої інформаційної системи. Етап виконується тільки у тому випадку, якщо пакет прикладних програм автоматизації обліку впроваджуються на підприємстві, що уже функціонувало до моменту створення інформаційної системи обліку.

3. Введення і коректування оперативної інформації. На етапі уведення важливо забезпечити максимальний контроль даних, оскільки введена оперативна фактографічна інформація буде багаторазово використовуватися при формуванні всіх звітних результатних форм. Можуть застосовуватися різні методи контролю інформації: контроль підсумкових сум, контроль на наявність показників у довіднику, логічний контроль і т.д. При необхідності виконується доповнення, коректування бази даних нормативно-довідкової інформації.

4. Формування вихідних документів – облікових регістрів. При виявленні помилок у вихідній інформації потрібно відкоригувати базу оперативних даних.

5. Сервісні операції - копіювання, злиття, поділ масивів інформації і т.д.

Аналітичний облік грошових засобів на рахунку 30 “Каса” ведеться у розрізі одного виду субконто – довідника Статьи движения денежных средств. У даному довідникові потрібно зареєструвати кожну касу підприємства. Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами здійснюється у розрізі елементів довідника Физические лица.

Для введення даних про залишки на рахунках 30, 3721 потрібно створити господарську операцію, у якій для кожної каси створити проводку: дебет рахунка – рахунок 301 “Каса у національній валюті” або 302 “Каса у іноземній валюті”, субконто по дебету – елемент довідника Статьи движения денежных средств. (конкретна каса), кредит рахунка 00 “Допоміжний рахунок”, сума – залишок коштів у касі підприємства. При наявності заборгованості підзвітних осіб створюються проводки: дебет рахунка – рахунок 3721 “Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті”, субконто по дебету – фізична особа, кредит рахунка 00 “Допоміжний рахунок”, сума заборгованості. Якщо є кредиторська заборгованість, то її слід відобразити проводкою: дебет рахунка 00 “Допоміжний рахунок”, кредит рахунка 3721 “Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті”, субконто по кредиту - фізична особа, сума заборгованості.

Для реєстрації надходження грошових засобів у касу організації призначено документ “Прибутковий касовий ордер” (команда меню Банк и касса - Приходный кассовый ордер або Банк и касса – Журнал кассовых документов). Цей документ дає змогу відобразити такі господарські операції, як надходження у касу коштів в оплату від покупця, прийом роздрібної виручки. повернення грошових засобів підзвітною особою, повернення коштів постачальніков, отримання коштів у банку та ін.

Видача грошових засобів з каси оформляється шляхом створення документа “Видатковий касовий ордер” (команда меню Банк и касса - Расходный кассовый ордер або Банк и касса – Журнал кассовых документов). Зокрема, документ призначено для реєстрації таких фактів господарської діяльності, як оплата постачальнику, повернення коштів покупцеві, видача грошових засобів підзвітній особі, видача заробітної плати, внесення коштів на рахунок у банку, інкасація грошових засобів тощо.

Грошові розрахунки з підзвітними особами відображаються шляхом створення документів “Прибутковий касовий ордер”, “Видатковий касовий ордер”, а також “Авансовий звіт” (команда меню Банк и касса – Авансовый отчет). У документі “Авансовый отчет” на вкладинці Авансы визначаються документи, за якими підзвітна особа отримувала кошти, про використання яких вона звітує. На вкладинці Товары можна ввести перелік товарно-матеріальних цінностей – елементів довідника Номенклатура, які придбала підзвітна особа і які оприбутковуються на обраний склад. Якщо при закупівлі товарів і інших товарно-матеріальних цінностей підзвітна особа розрахувалась з контрагентом, то на вкладинці Оплата визначаються необхідні данні для ведення обліку розрахунків з контрагентами. На вкладинці Прочее визначаються різні інші витрати підзвітної особи, у тому числі витрати на відрядження.

У результаті розв’язання задач “Облік грошових засобів у касі підприємства”, “Облік розрахунків з підзвітними особами” можна сформувати різні стандартні звіти, що доступні за допомогою команд режиму меню Отчеты. Інформацію, накопичену у результаті розв’язання задач, можна представити у вигляді таких звітів, як Анализ счета, Карточка счета, Анализ субконто, Отчет по проводкам та ін. Програма 1С: Бухгалтерія 8.0 для України дає змогу також сформувати касову книгу – звіт, у якому відображається рух усіх коштів у всіх касах підприємства (команда меню Банк и касса – Кассовая книга).