3.Организация учёта и отчётности аптечных подразделений сети.

3.1.Учёт ежедневной выручки.

В аптечной сети «Аптечный Стандарт» товар отпускается через кассу. Касса представляет собой компьютер и фискальный регистратор. Во время работы фармацевт или провизор отбивает товар по штрих-коду или по названию (можно по цене) и в результате на мониторе компьютера появляется сумма и перечислены все позиции товара, который приобрёл покупатель. В конце смены каждый из кассиров-провизоров и фармацевтов снимает Х-отчёт, считает остаток денежных средств в кассе и передаёт их по смене. Такая операция необходима для контроля количества денежных средств в кассе. В конце каждого дня снимается Z-отчёт и выводится остаток денежных средств на следующий день. На Z-отчёте хорошо видно выручку за смену (день) с одного кассового аппарата, также там прописаны отдельно сумма денежных средств по наличному и безналичному расчёту (если в аптеке есть терминал).

В каждой аптеке на каждый кассовый аппарат заводится книга кассира- операциониста. Её заполняют все кассиры, которые работали на кассе. В книге кассира - операциониста указывается дата, фамилия, имя и отчество кассира, порядковый номер контрольно-кассового счётчика, остаток денежных средств на начало смены, остаток денежных средств на конец рабочей смены (далее этот остаток переносится на начало следующей смены), указываются данные о сданных средствах, подписи человека, заполняющего журнал. В конце каждого месяца обязательно высчитывается сумма выручки за месяц.

Остатки на определённый месяц высчитываются следующим образом: все приходные операции (счета-фактуры) суммируются и складываются с остатком, который был выведен за прошлый месяц, вычитается расход, который проходит по кассе за текущий месяц и выводится остаток денежных средств на конец месяца.

2. Сдача (инкассация) выручки.

Выручка в аптеках сети «Аптечный Стандарт» разная, т.е. каждая аптека сдает определенную сумму. В нашей аптеке инкассация происходит три раза в неделю. Сдача выручки в банк происходит через инкассатора. Обычно собирают инкассаторскую сумку, в которую помещаются денежные средства и препроводительная ведомость к сумке. Сумка запечатывается. Перед этим заполняют накладную к сумке и квитанцию к сумке ( смотри Приложение). Передача инкассаторской сумки производится при приезде инкассатора, он отдаёт провизору маршрутную карту, в которой тот указывает время приезда инкассатора ,дату, номер сумки с наличными средствами, сумму, которую сдают в банк, номер сумки, принятой от инкассатора и подпись провизора.

Вся выручка, которая сдаётся в банк, фиксируется в специальном журнале, отражающем движение денежных средств.

2. Отчёты о движении товарно-материальных ценностей.

В конце каждого месяца заведующие аптек составляют отчёт на основании накладных и счетов – фактур, по которым приходит товар. В отчете строго прописывается наименование поставщика, номера приходных документов и суммы, на которые пришёл товар по этим документам. Все приходные документы раскладываются в алфавитном порядке.