3.2 Оптимизация учета мпз в ооо «Монолит»

Учет материальных запасов в ООО «Монолит» организован в соответствии с нормативными актами. Однако не всегда качественно отражаются операции по учету материальных запасов, не производится своевременно сверка расчетов с поставщиками, не всегда качественно осуществляется внутренний контроль учета материалов.

Важнейшим приемом фактического контроля за наличием и сохранностью производственных запасов в ООО «Монолит» является инвентаризация.

Инвентаризация материально-производственных запасов на складах ООО «Монолит» проводится для проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей. При этом выявляется соответствие фактического наличия материалов, товаров на момент инвентаризации их остаткам по данным бухгалтерского учета. Помимо обеспечения сохранности ценностей и проверки правильности организации материальной ответственности инвентаризация решает задачи контроля учетных данных по товарам и таре, их реального отражения в балансе; а также посредством инвентаризации выявляются неиспользуемые, залежалые товары, продукция устаревших фасонов и моделей и т. п.

Основными этапами инвентаризации являются:

1. Проверка фактического наличия товаров.

2. Документальное оформление результатов инвентаризации.

3. Принятие хозяйственных решений на основании результатов инвентаризации.

Инвентаризация материально-производственных запасов на складах проводится в ООО «Монолит» не менее не менее двух раз в год (1 марта и 1

октября).

Также в ООО «Монолит» проводятся по две-три выборочные инвентаризации по наиболее ценным, пользующимся повышенным спросом МПЗ, а также по ценностям, по которым имеются сверхнормативные запасы. Если при выборочных, проверках будут установлены расхождения с данными бухгалтерского учета, то проводится внеочередная инвентаризация всех товаров, находящихся на складе.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя филиала ООО «Монолит» создается центральная постоянно действующая инвентаризационная комиссия, возглавляемая руководителем в составе: главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. Документ о составе комиссии регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

Так, в ООО «Монолит» председателем инвентаризационной комиссии является генеральный директор Комов Г.А.

В состав комиссии входят:

главный бухгалтер Балышева Н.С.

коммерческий директор Клещин А.И.

Инвентаризационная комиссия ООО «Монолит» несет ответственность за соблюдение порядка проведения инвентаризации, ее своевременность, полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товаров и тары и их потребительских признаках, правильное оформление инвентаризационных материалов и своевременную сдачу их в бухгалтерию. Занесение в инвентаризационные описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач или излишков ценностей виновные лица привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

К началу инвентаризации бухгалтерия ООО «Монолит» заканчивает проверку и обработку документов на складе, определяет остатки на день инвентаризации по каждому наименованию товара.

Рабочая комиссия ООО «Монолит» перед началом инвентаризации опломбирует подсобные помещения и другие места хранения материально-производственных запасов, имеющие отдельные входы и выходы, проверяет исправность весоизмерительных приборов, получает от материально ответственных лиц последнии отчет, визирует его, проставив штамп «До инвентаризации», дату и подпись председателя комиссии.

Материально ответственные лица до начала инвентаризации дают расписку в том, что все документы по приходу и расходу ценностей к отчету приложены и сданы в бухгалтерию, что неоприходованных или не списанных в расход ценностей не имеется.

РАСПИСКА К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, приняты на учет, а выбывшие списаны в расход. Материально ответственное (ые) лицо (а): кладовщик Золоторева Ж.А. (должность)                  (подпись)

Рисунок 6 - Расписка материально-ответственного лица перед началом инвентаризации

Инвентаризация в ООО «Монолит» проводится по единицам бухгалтерского учёта, в число которых входят цеха, склады, хранилища, кладовые, кабинеты и так далее, в порядке размещения материальных запасов на специально отведённых местах, полках, поддонах и стеллажах справа налево и сверху вниз.

Сама инвентаризация производится комиссией в присутствии материально ответственного лица (например, заведующего складом) путём проверки фактического наличия материально-производственных запасов. Фактическое наличие последних устанавливается в процессе визуального наблюдения (осмотра учётных единиц), а данные о количестве могут быть получены в ходе пересчета, перевешивания и перемеривания.

Наличие на местах хранения материальных запасов фиксируется в специальной описи товарно-материальных ценностей. Отдельная опись ведётся по каждой учётной единице организации. Целесообразно составлять сразу несколько описей. Одна их группа используется для отображения МПЗ, находящихся под отчётом у материально-ответственных лиц ООО «Монолит», другая составляется в целях учёта запасов, хранение которых производится на территории сторонних организации.

Во всех случаях обнаружения несоответствия наличного содержимого складов, цехов, офисов данным, заявленным в учётнои документации, инвентаризационной комиссией ООО «Монолит» составляется так называемая сличительная ведомость, представляющая собой документ, содержащий полный объём информации о результатах инвентаризации, в том числе и о фактах подобных расхождении. Отдельные сличительные ведомости составляются на объекты материально-производственных запасов, не принадлежащие организации, но числящиеся в её бухгалтерском учете. Суммы излишков и недостач материально-производственных запасов в сличительных ведомостях должны указываться согласно той оценке, которая была дана в бухгалтерском учете. В ходе систематизации полученных сведении и непосредственно перед направлением результатов инвентаризационных мероприятии в бухгалтерию организации, комиссия объединяет инвентаризационные описи и сличительные ведомости в единыи сводныи регистр.

Все обнаруженные излишки материально-производственных запасов в ходе инвентаризации подлежат отражению или на счете 91 «Прочие доходы и расходы», или на счёте 99 «Прибыли и убытки». Оприходование излишков материально-производственных запасов производится по дебету счёта 10 «Материалы» и кредиту счёта 91 «Прочие доходы и расходы».

Для оформления инвентаризации в ООО «Монолит» применяются формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Выписка из инвентаризационной описи товарно материальных ценностей представлена в таблице 16.

Инвентаризационные описи заполняются как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Таблица 16 - Инвентаризационная опись товарно–материальных ценностей

N п/п	Счет, суб-счет	Товарно-материальные ценности		Единица измерения		Цена	Номер		Фактическое наличие		По данным бухгалтер. учета
		Наим., вид, сорт, группа	номенк-латурный номер	код	наиме-нование		инвен-тарный	паспорта	коли-чество	сум-ма	коли-чество	сум-ма
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13
1	08.04	Дюбель	00001046	796	шт	10,59			25	264.83	25	264.83

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения,

принятых в учете.

Данные инвентаризации, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризациеи (унифицированная форма ИНВ-26).

В ходе последней инвентаризации в ООО «Монолит» расхождении в данных инвентаризации и данных бухгалтерского учета обнаружено не было.

Для улучшения и повышения эффективности учета и контроля материальных запасов следует:

– своевременно и качественно отражать все хозяйственные операции по поступлению, выбытию материальных запасов. Ежедневно работником бухгалтерии должна проверяется правильность записей поступления и расходования материалов на складе и подтверждаться остаток по карточке складского учета личной подписью бухгалтера, а каждого первого числа месяца остаток по каждому номенклатурному номеру переноситься в ведомость учета остатков производственных запасов на складе (без выделения оборотов расходов и поступления запасов). На основании данных ведомости должны выводиться итоги по составу. 

– своевременно производить истребование недостающих документов при расчетах с поставщиками и подрядчиками через использование актов сверок расчетов.

Для совершенствования документооборота и порядка учета расчетов с поставщиками рекомендуется отражать в учете полученные материальные ценности в день их фактического поступления на склад.

При отсутствии счетов - фактур от поставщиков материальные ценности следует учитывать по ценам, предусмотренным соответствующими хозяйственными договорами с поставщиками (протоколами согласования цен и пр.). Также необходимо улучшить схему документооборота с тем, чтобы информация о поступивших материалах попадала в бухгалтерию в самые кратчайшие сроки (в день обработки ТТН на складе и в день получения счета-фактуры предприятием), избегая простоя документов на складах и в транспортной службе ООО «Монолит» с обязательным отражением данных требований в учетной политике предприятия;

– проведение своевременных расчетов с поставщиками по приобретенным материальным ценностям, направленных на погашение чрезмерной кредиторской задолженности;

– контролировать состояние расчетов по отсроченной (просроченной) задолженности через проведение инвентаризации расчетов;

– следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженностью. «Значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости организации и делает необходимым привлечение дополнительных (как правило, дорогостоящих) средств, превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности организации;

– необходимо усилить внутренний контроль за поступающими первичными документами по поступлению, выбытию, потерям материальных запасов;

– необходимо усилить контроль за хранением материальных запасов. Усиление контроля за состоянием производственных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность предприятия и его финансовое положение.

Основным направлением повышения эффективности использования производственных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий.

Рациональное использование запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки.

Большое значение для сохранности материалов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.

Важным условием повышения эффективности использования материальных ресурсов является усиление личной и коллективной ответственности, а также материальной заинтересованности рабочих, руководителей в рациональном использовании указанных ресурсов.

Должна быть минимизирована вероятность порчи материалов на складе. Для этого нужно соблюдать правила пожарной безопасности, исключить хранение на открытом воздухе. Необходимо минимизировать потери запасов в результате краж, злоупотреблений, порчи, непроизводительного расходования, для этого нужно правильно организовать охрану складских помещений.

Кроме того недостаток материалов нарушает режим работы предприятия, в то время как излишек замедляет оборачиваемость оборотных средств, увеличивает расходы на хранение, загружает складские помещения. На складе можно применить систему maximum - minimum. Запас maximum - это сумма всех запасов, minimum - текущий запас + гарантированный. Производится сравнение фактического наличия с max. и min. и делаются выводы о величине запасов. Считается нормальным если minimum>фактическое наличие > minimum. Анализ проводят по каждому материалу в отдельности. По тем материалам, где фактический запас превышает minimum нужно применить меры или продать материалы или отсрочить следующую поставку. Если запасы меньше minimum, нужно принять меры по закупке материалов;

– осуществлять предварительный контроль, который начинается в процессе подписания главным бухгалтеров документов. Подписывая документ, работник берет на себя ответственность за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение;

– осуществлять оперативный и последующий контроль, который должен осуществляться работниками бухгалтерии постоянно при совершении финансово-хозяйственных операций. Последующий контроль производится, главным образом, в форме документальных ревизий, путем проверки в бухгалтерии всех поступающих документов, а также при аудиторской проверке;

– проводить своевременный учет неправильно оформленных документов по поступлению, выбытию, потерям материальных запасов.

Более тщательно подходить к оформлению первичной документации и не принимать к учету документы, составленные с нарушением установленных правил документирования фактов хозяйственной жизни;

– ввести график документооборота по поступлению, выбытию, потерям материальных запасов. Если график документооборота составлен правильно и соблюдается должным образом, должностные обязанности между работниками распределяются более рационально, контроль усиливается, внешняя и внутренняя отчетность составляется своевременно.

Перед подписанием графика документооборота необходимо согласовать его со всеми заинтересованными лицами, утвердить его у руководителя организации и ознакомить с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись. Также целесообразно вручить каждому исполнителю выписку из графика, в котором перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления всей организацией и кадровой службой в частности, избежать дублирования документов и улучшить качество функционирования подразделений;

– создать в ООО «Монолит» службу внутреннего аудита или назначить специалиста, исполняющего функции ревизора, контроллера. Помимо проведения проверок, они занимаются консультированием бухгалтеров, проверкой внутренней документации предприятия, оценкой и улучшением эффективности систем бухгалтерского и налогового учет.

Таким образом, осуществление данных мероприятий при ведении учета материальных запасов будет способствовать не только оптимизации организации и ведения учета и оценки материальных запасов на предприятии, но и всего бухгалтерского учета в целом.

Итак, можно сделать выводы:

1) В ООО «Монолит» необходимо организовать эффективную систему контроля за состоянием материальных запасов, организации закупок, оптимизации хранения запасов, производственного процесса, реализации готовой продукции. Одним из возможных направлений организации данной системы является применение современных разработок в области управленческого учета, и в частности, компьютеризации учета прихода и расхода материалов.

2) Для совершенствования учета необходимо усилить внутренний контроль как фактического наличия материально-производственных запасов, так и организации бухгалтерского учета данного сегмента.