2.3 Документальное оформление заработной платы

В ООО «Дальневосточная Транспортная компания «Транзит»отражение оплаты труда можно найти в таких документах как расчетно - платежная ведомость (форма N Т-49, форма N Т-51, форма N Т-53), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц [8]. Расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49) и платежная ведомость (ф. № Т-53) закрываются двумя суммами — выплачено наличными и депонировано.

По окончании выплаты заработной платы персоналу по каждому структурному подразделению все платежные ведомости (ф. № Т-53) заносятся в Журнал регистрации платежных ведомостей (ф. № Т-53а).

Кроме того, в бухгалтерии на каждого работника открывается лицевой счет (ф. № Т-54), а в условиях автоматизированного учета ф. № Т-54а. Срок хранения лицевых счетов — 75 лет.

Начисление заработной платы и других видов оплат за текущий месяц производится на основании данных первичных документов по учету выработки (нарядов на работу, актов приемки работ, сменных рапортов о выработке), фактически отработанного времени (табеля учета рабочего времени – формы № Т-12), личной карточки работника (форма № Т-2) и других документов (таб. 2.1). [14]

Таблица 5 - Перечень форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в ООО «Дальневосточная Транспортная компания «Транзит»

Номер формы	Наименование формы
А	Б
1. По учету кадров
Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Т-2	Личная карточка работника
Т-3	Штатное расписание
Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Т-7	График отпусков
Т-11	Приказ (распоряжение) о поощрении работника
2. По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Т-12	Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
Т-49	Расчетно-платежная ведомость
Т-51	Расчетная ведомость
Т-53	Платежная ведомость
Т-54	Лицевой счет
Т-60	Записка – расчет о предоставлении отпуска работнику

Остановимся на характеристике представленных документов более подробно. Как говорилось ранее на ООО «Дальневосточная Транспортная компания «Транзит» заработную плату получаются посредством составления расчетно-платежных ведомостей, а сама выплата проходит по платежным ведомостям. Эти ведомости являются регистрами аналитического учета, так как составляются в разрезе каждого табельного номера, по категориям работников, по видам оплат и удержаний.

Они заполняются в одном экземпляре в бухгалтерии организации.[10]

В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплаты труда, другие доходы, например, стоимость различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации.

В графах «Удержано» и «Зачтено» указываются суммы удержаний из заработной платы (аванса за первую половину месяца, налога на доходы физических лиц, алиментов и т. п.).

В графе «К выплате» отражается сумма, подлежащая выплате каждому работнику, которая определяется как разница между начисленными и удержанными суммами.

Расчетные ведомости заполняются по данным лицевых счетов работников по формам № Т-54 или № Т-54а.

Лицевой счет формы № Т-54 заполняется бухгалтером расчетной группы ООО «Дальневосточная Транспортная компания «Транзит».

В форме № Т-54 отражаются все виды начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

В лицевом счете приводятся помесячно все виды произведенных начислений и удержаний. Исходя из них, исчисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т. д.

По данным лицевого счета составляется налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы с физических лиц по форме № 1-НДФЛ, в которой определяется доход работника нарастающим итогом с начала года, налогооблагаемая база, сумма налога на доходы с физических лиц. Налоговая карточка служит основанием для составления справки о доходах физического лица, которую представляют в налоговые органы.

Кроме того, по каждому работнику составляется индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов на обязательное медицинское страхование, социальное страхование и пенсионные отчисления. Индивидуальные карточки предназначены для определения налогооблагаемой базы для исчисления социальных выплат в части отчислений в федеральный бюджет, на социальное и пенсионное страхование.

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска применяется унифицированная форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период, согласно правилам исчисления среднего заработка. Также указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта) применяется унифицированная форма № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении} трудового говора с работником (увольнении)».

Форма составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом, а расчет причитающейся заработной платы и других выплат (например, компенсации за неиспользованный отпуск) производится работником бухгалтерии.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. Также указывается количество (календарных) рабочих дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Заработная плата в соответствии со ст.136 НК РФ выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным или трудовым договором.

Согласно ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором.

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте Российской Федерации (в рублях). В ООО «Дальневосточная Транспортная компания «Транзит»85% всех выплат производится через перевод на банковские карты («Сбербанк России»). В ООО «Дальневосточная Транспортная компания «Транзит»для выплаты заработной платы выбрана система расчетных (дебетовых) карточек. Расчетная (или дебетовая) карта – это выданная владельцу средств на банковском счете банковская карта, использование которой позволяет держателю банковской карты, согласно условиям договора, между эмитентом и клиентом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на его счете в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и/или получения наличных денежных средств.

По таким картам операции ограничиваются суммой, заранее внесенной на счет держателя карты.

Между банком и ООО «Дальневосточная Транспортная компания «Транзит»заключен договор на выдачу и использование зарплатных карт, в котором оговорены тарифы на обслуживание карт, условия оплаты изготовления карт.

Денежные средства для выплаты заработной платы наличными из кассы организация получает с расчетного счета в банке по чеку из чековой книжки. При выплате денежных средств из кассы ООО «Дальневосточная Транспортная компания «Транзит»на основании письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 "О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов" (09 июля 2014 г.) руководствуются указаниями 3210-У и 3073-у.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) и расчетно-платежным ведомостям (форма № Т-49). Расчетно-платежная и платежная ведомости являются оправдательными документами, утверждающими факт выплаты заработной платы работникам организации. Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации используется журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-5За), который ведется работником бухгалтерии.

Анализ документов на выдачу заработной платы показал, что они были составлены в соответствие с нормативными законами, имеют подпись руководителя, главного бухгалтера организации.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе ООО «Дальневосточная Транспортная компания «Транзит», производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.