20

Содержание:

Введение 3

1.Основные принципы «уважения ко времени» 4

2. Основные правила использования принципов «уважения ко времени» в компании 10

Заключение 18

Список литературы 20

Введение

Отношение ко времени в компании — обычаи, традиции, убеждения, неписаные нормы поведения, принятые в организации в области Уважение ко времени в компании — наличие в корпоративной культуре убеждений, традиций и «обычаев делового оборота», способствующих бережному отношению ко времени друг друга.

Корпоративная тайм-культура — совокупность присутствующих в системе управления компанией и в корпоративной культуре инструментов, убеждений и традиций, позволяющая использовать время как измеримый управляемый ресурс.

В любой компании так или иначе существует сложившаяся культура отношения ко времени. Насколько допустимо опаздывать на работу и на совещания; что подразумевается под словом «срочно»; можно ли вызвать подчиненного словами «зайди ко мне» или принято заранее планировать встречу на точное время — все это элементы культуры отношения ко времени в компании.

Когда в организации реализуется программа обучения таймменеджменту, частью корпоративной культуры становятся уважение ко времени — общая убежденность в его ценности, а также некоторые принципы и традиции, помогающие экономить время коллег.

Высший пилотаж развития отношения ко времени в компании мы называем ТМ-культурой.Она подразумевает, что время в компании приравнивается к деньгам не на словах, как в поговорке «время — деньги», а в реальных управленческих механизмах. В первую очередь — в системе учета рабочего времени и его экономической оценки.

1. Основные принципы «уважения ко времени»

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 мин на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов¹.

Принципы и правила планирования времени.

Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо прежде всего четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.

При планировании следует учитывать такие основные правила:

• при составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, т. е. 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие.

Система планирования времени

•          необходимо постоянно фиксировать затраченное время, при этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о

затратах своего времени, может составлять план на будущее;

•          для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

•          основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

•          для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которыми менеджер может реально справиться.

Основой плана использования времени менеджера может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и

подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени менеджера. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.

Методы упорядочения планов рабочего времени

Упорядочение планов дня с помощью метода "Альп". Этот метод охватывает пять стадий:

•          упорядочение заданий;

•          оценивание продолжительности действий;

•          резервировании времени (в соотношении 60:40);

•          принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

•          контроль учета выполненного.

Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Паретто (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени менеджера: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ (таблица). Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ базируется на трех закономерностях:

•          наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;

•          важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;

•          менее важные (малосущественные) задачи составляют 65  % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования анализа АБВ необходимо следовать таким правилам:

•          составить список всех будущих задач;

•          систематизировать их по важности и установить очередность;

•          пронумеровать эти задачи;

•          оценить задачи соответственно по категориям А, Б и В;

•          задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;

•          задачи категории Б (20 %) подлежат перепоручению;

•          задачи категории  В в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач². Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

1)         срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;

2)         срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;

3)         менее срочные  (важные)  задачи.  Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

4)         менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.

При планировании обеспечивается рациональное использование самого ценного достояния — времени: либо имеющееся время употребить для плодотворной деятельности (максимальный критерий), либо достичь поставленных целей с меньшим расходом времени (минимальный критерий).

Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени.

При увеличении затрат времени на планирование сокращается время, необходимое для исполнения, что в конечном счете приводит к экономии времени в целом. Рекомендуется около 1% планового периода (год, месяц, день) расходовать на планирование.

На практике преобладает недооценка менеджерами значимости планирования своей деятельности и соответственно недостаточное выделение ими времени на осуществление планирования личного времени.

Можно выделить следующие основные правила планирования рабочего времени менеджера:

• Охватывать планом лишь 70-80% рабочего времени, оставляя время на решение непредвиденных проблем.

• Осуществлять реалистичное планирование.

• Фиксировать в планах преимущественно не действия, а ожидаемые результаты.

• Отличать важное от срочного и избегать тирании срочных дел.

• Определять, какую работу выполнить лично, а какую можно поручить другим.

• В течение всего планового периода пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел.

• Планировать использование также личного времени.

• Планировать и использовать эффективно время на поездки и ожидания.

• Резервировать большие непрерывные периоды времени на решение крупных задач.

• Стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант.

• При планировании учитывать приоритетность, значимость дел для достижения целей.

• Предусматривать в планах время на повышение квалификации.

• Согласовать свои планы с коллегами и подчиненными.

• В план на определенный период включать в первую очередь невыполненные в предыдущем периоде дела, если нет срочных.

• При планировании учитывать изменения работоспособности в течение рабочего дня.

• Отводить для выполнения дел ровно столько времени, сколько требуется.

• Устанавливать точные сроки выполнения дел.

• Составлению плана работы на определенный период должен предшествовать анализ выполнения плана за аналогичный предшествующий период.

• Обеспечивать гибкость планов.

• Объединять при планировании небольшие однородные дела в рабочие блоки.

• Предусматривать в планах время на краткосрочные перерывы для отдыха.

• Все планы составлять в письменной форме и документировать расход времени.

• Использовать для планирования времени специальный инструментарий.

 В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные (стратегические) цели, которые подразделяются на оперативные. При установлении времени для достижения профессиональных целей можно получить представление о наиболее предпочтительном его распределении и целесообразной очередности дел.

Планы реальны в том случае, если определяется еще так называемое свободно планируемое время, а также предусматриваются резервы времени для решения дополнительных и непредвиденных задач.

Таким образом, планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени.

Все планы должны составляться в письменном виде, так как планы в голове легко отвергаются. Письменные планы обеспечивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомотивации к работе. Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование намеченной программе³.

Далее следует реализация менеджером разработанных планов. Рациональная организация труда руководителя в условиях хронического дефицита времени предполагает определение приоритетов в выполнении дел.

Все дела, выполняемые менеджером, могут различаться по следующим признакам:

• по значимости;

• по продолжительности выполнения;

• по количеству участвующих в их выполнении;

• по затратам нервно-эмоциональной энергии;

• по характеру и т. д.