28. Неопубліковані документи в системі документальних комунікацій

1. Понятие «неопубликованный документ»

По степени предоставленности сведений документы де­лятся на опубликованные и неопубликованные. Понятие «нео­публикованный документ» выступает как противополож­ное понятию «опубликованный документ», «публикация», «издание».

Появившись в 1960-х годах, термин «опубликованный», а затем «неопубликованный документ», не получили однознач­ного определения. Наиболее приемлемым представляется определение, согласно которому опубликованный — это до­кумент, предназначенный для широкого и многократного использования, как правило, прошедший редакционно-изда­тельскую обработку, имеющий тираж и выходные данные.

Неопубликованный документ не рассчитан на широкое распространение, создан в ходе работы учреждений, предпри­ятий, отдельных лиц, отражает результат их деятельности. Неопубликованные документы остаются в рукописном виде либо тиражируются в небольшом количестве экземпляров. К ним относятся отчеты о НИР и ОКР, диссертации (за ис­ключением изданных в виде научного доклада), описания алгоритмов и программ, проекты и сметы, рационализатор­ские предложения, неопубликованные заявки на изобрете­ния, депонированные рукописи, рукописи переводов.

В пределах неопубликованного выделяется непубликуе- мый документ — предназначен для однократного использо­вания, необходимый для принятия или исполнения непосред­ственных управленческих решений, содержащий первоначаль­ные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. д. Сюда относят административно-хозяйственную, орга­низационно-распорядительную, бухгалтерскую, технологиче­скую, снабженческую и подобную документацию. Непубли- куемые документы служат основой для составления новых обобщающих документов.

Неопубликованные документы оформляются, как прави­ло, средствами машинописи или печатаются принтером ЭВМ, регистрируются в органах информации и библиотеках для отражения в информационных изданиях или базах данных этих органов.

Неопубликованные документы возникли исторически рань­ше, чем опубликованные. Сейчас издается лишь 20% сведе­ний, полученных в процессе исследований, поэтому неопубли­кованных документов в 4 раза больше, чем опубликованных. По общему количеству названий число ежегодно появляю­щихся неопубликованных документов превышает выпуск опубликованных, а по важности, новизне, актуальности, уни­кальности и достоверности информации, оперативности выхо­да и иным информационным качествам они подчас превос­ходят опубликованные документы.

29. Нормативно-технічна документація як вид документа

1. Нормативный документ

1. Система стандартизации в Украине и за рубежом

Термин «стандартизация» прошел долгий эволюционный путь развития. Раньше это понятие называлось нормализа­цией (от англ. standard — норма, образец, мерило). На протя­жении нескольких столетий нормальным, стандартным счи­тали преимущественно серое, будничное, неинтересное. По­этому термин «стандартизация» долгое время имел двойной смысл. Сейчас стандартизация — это деятельность с целью Достижения оптимальной степени упорядочения в опреде­ленной отрасли путем установления положений для общего и многократного использования, для решения существующих или возможных задач.

Следует различать объект и область стандартизации. Объектом выступает предмет, подлежащий стандартизации

(продукция, процесс, услуга и т. п.). Совокупность объектов называется областью стандартизации. Ею может выступать любая область человеческой деятельности: управление, ма-ч шиностроение, сельское хозяйство, библиотечное дело, библио. графия, информатика и т. д.

Работа по стандартизации проводится в международном¹ масштабе, в пределах группы стран, отдельной страны либо отрасли народного хозяйства, объединения, предприятия.

В международной стандартизации участие является от- крытым для соответствующих органов всех стран. Ее ре­зультатом являются международные стандарты, используе­мые для облегчения научно-технических и торговых связей.

Межгосударственная стандартизация — это общая сис­тема стандартизации, используемая рядом независимых го­сударств, проводящих согласованную политику в этой области.

Национальная стандартизация осуществляется на уров­не одной конкретной страны. Эта система определяет основ­ные цели и принципы управления, формы и общие организа­ционно-технические правила выполнения всех видов работ по стандартизации в стране.

В нашей стране главным центром в этой области являет­ся Государственный комитет Украины по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт Украины), а в об­ласти строительства — Государственный комитет Украины по делам градостроительства и архитектуры Украины.

Общество давно осознало преимущества направленного ограничения, обеспечивающего единство методов и удобство изготовления и использования продукции. Еще древние хет­ты сорок веков тому назад использовали единые образцы в строительстве городов. В 2700 г. до н. э. в Китае была известна «система пяти измерений». Единицей этой системы было расстояние между двумя концами бамбуковой жерди, кото­рая при использовании ее в качестве стрелы издавала опре­деленный звуковой тон. В Древнем Египте во времена фара­она Тутмоса I в строительстве применяли стандартный кир­пич (410x200x130 мм). За соблюдением размеров кирпича следили специальные чиновники. Древние римляне также использовали изделия стандартных размеров: они, например,

установили единый диаметр труб для водопроводов — пять пальцев (95 мм). В XV в. в Венеции строили корабли с оди­наковым оснащением. Это позволяло плыть с одинаковой скоростью. «Золотой пояс» Великого князя Киевского Свя­тослава Ярославовича в свое время служил мерой длины.

Первые сведения о стандартизации у восточнославянских народов датируются 1555 г. В России во времена Ивана Гроз­ного специальным указом были введены постоянные разме­ры пушечных ядер, а также калибры (кружала) для провер­ки этих размеров. Метрологической реформой Петра I в Рос­сии были введены английские измерения, получившие ши­рокое применение на флоте и в кораблестроении — футы, дюймы.

В 1845 г. в Германии унифицировали ширину железно­дорожной колеи, а в 1870 г. определен единый размер кирпи­ча для всей страны. В 1875 г. в Париже представители 17 стран приняли Международную метрическую конвенцию и учредили Международное бюро меры и веса.

С 1925 г. в СССР функционировал Комитет по стандартиза­ции при Совете Труда и Обороны, призванный утверждать стан­дарты, обязательные для всех отраслей народного хозяйства.

Государственным Комитетом Украины по стандартиза­ции, метрологии и сертификации в 1992 г. создан Украин­ский научно-исследовательский институт стандартизации, сер­тификации и информатики (УкрНИИ ССИ — УкрНД1 CCI). С 1992 г. работает Международный совет по стандартизации, метрологии и сертификации.

Сейчас вопросами стандартизации занимаются свыше 450 международных и региональных организаций. Среди них две специализированные — Международная организация по стандартизации (ИСО — ISO) (основана в 1946 г.) и Между­народная электротехническая комиссия (МЭК — IEC) (ос­нована в 1906 г.).

ИСО и МЭК охватывают практически все сферы челове­ческой деятельности: научно-технический прогресс и пере­довую технологию, рациональное использование сырья и ма­териалов, взаимозаменяемость и техническую совместимость продукции, безопасность эксплуатации изделий и охрану окружающей природной среды. ИСО — крупнейшая международная организация, зани­мающаяся вопросами стандартизации. Членами ИСО явля* ются свыше 90 стран мира. Ею утверждено свыше 9 тысг международных стандартов, которые не имеют юридической силы: каждая страна имеет право использовать их полно* стью, отдельными разделами или вообще их не принимать. Однако эти стандарты, определяя требования и показатели,¹ отвечающие мировому техническому уровню, влияют на на­циональные стандарты, а через них обусловливают и спрос на ту или иную продукцию на международном уровне. МЭК

• одна из ведущих организаций по вопросам стандартиза­ции в области электроники, радиоэлектроники и связи; чле­нами МЭК являются 40 стран мира. С 1993 г. Украина являет­ся полноправным членом этих международных организаций.

2. Нормативный документ по стандартизации: стандарт, технические условия

Продуктом стандартизации выступает нормативный до­кумент.

Нормативный документ устанавливает правила, общие принципы или характеристики, касающиеся разных видов деятельности или их результатов. До 1993 г. применялись термины «нормативно-технический документ», «специальные виды нормативно-технических и технических документов и литературы».

К нормативным документам по стандартизации относят­ся: 1) стандарты и 2) технические условия.

Стандарт — нормативный документ, разработанный, как правило, на основе отсутствия противоречий по существен­ным вопросам большинства заинтересованных сторон и утвержденный компетентным органом. В стандарте установ­лены для общего и многократного использования правила, требования, общие принципы или характеристики, касающи­еся разных видов деятельности или их результатов и способ­ствующие достижению оптимальной степени упорядочения в определенной области. Это нормативное производственно­практическое издание, содержащее комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, которые устанавлива­ются на основе достижений науки, техники и передового опы­та и утверждаются в соответствии с действующим законода­тельством.

Различают следующие виды стандартов: международный, межгосударственный, национальный.

Международный — это стандарт, принятый международ­ной организацией по стандартизации (1ЭО или 1ЕС).

Межгосударственный — это стандарт, принятый государ­ствами, присоединившимися к соглашению о проведении еди­ной политики в области стандартизации, метрологии и сер­тификации. Он применяется ими непосредственно.

Национальный — это стандарт, принятый национальным органом одной страны по стандартизации.

В Украине создана система стандартов, состоящая из не­скольких видов, выделяемых по разным признакам.

По масштабам распространения стандарты делятся на следующие категории: государственный стандарт Украи­ны (ДСТУ), отраслевой стандарт (ГСТУ), стандарт предпри­ятия. К государственным стандартам приравниваются го­сударственные строительные нормы и правила, государствен­ные классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Государственный стандарт Украины (ДСТУ) — основ­ной нормативный документ по стандартизации в стране, под­лежащий безусловному выполнению органами исполнитель­ной власти, всеми предприятиями и гражданами, на деятель­ность которых распространяется действие стандарта. ДСТУ утверждается Государственным комитетом Украины по стан­дартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт Укра­ины), а в области строительства — Государственным коми­тетом Украины по делам градостроительства и архитектуры.

Отраслевой стандарт (ГСТУ) утверждается министер­ством (ведомством). ГСТУ разрабатывают на продукцию, Услуги при отсутствии государственных стандартов Украи­ны или в случае необходимости установления требований, превышающих или дополняющих требования ДСТУ. Отрасле­вой стандарт не должен противоречить государственному и подлежит безусловному выполнению предприятиями, учреж­дениями и организациями, входящими в сферу управления органа, утвердившего его.

Стандарт предприятия (СТП) утверждается и использу­ется только на конкретном предприятии; разрабатывается на продукцию (процессы, услуги), которую изготовляют (осу* ществляют, предоставляют) только конкретные предприятия.

Существует комплекс (система) стандартов — совокуп­ность взаимосвязанных стандартов, принадлежащих опреде­ленной отрасли стандартизации и устанавливающих взаи­мосогласованные требования к объектам стандартизации на основе общей цели. Например, в СССР существовала система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). В Украине создаются серии стандартов по информации и документации, системе обработки информа­ции и др.

В соответствии со спецификой объекта стандартизации, составом и содержанием устанавливаемых к нему требова­ний различают стандарты следующих видов: основополага­ющие, на продукцию и услуги, на процессы, на методы конт­роля (испытаний, изменений, анализа) и т. п.

Основополагающие стандарты устанавливают организа­ционно-методические и общетехнические положения для определенной области стандартизации, а также термины и определения, общетехнические требования, нормы и правила, обеспечивающие упорядоченность, совместимость, взаимосвязь и взаимосогласованность различных видов технической и производственной деятельности при разработке, производстве, транспортировке и утилизации продукции, безопасность про­дукции, охрану окружающей среды.

Стандарты на продукцию, услуги устанавливают требова­ния к группам однородной или конкретной продукции, услу­гам, обеспечивающим их соответствие своему назначению.

Стандарты на процессы устанавливают основные требо­вания к последовательности и методам (способам, режимам, нормам) выполнения разнообразных работ (операций) в про­цессах, используемых в разных видах деятельности и обеспе­чивающих соответствие процесса его назначению.

Стандарты на методы контроля (испытаний, изменений, анализа) устанавливают последовательность работ (операций), способы (правила, режимы, нормы) и технические средства их выполнения для различных видов и объектов контроля продукции, процессов, услуг.

Стандарты выходят как отдельно, так и в виде сборников. Единые требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов устанавливаются соответствующи­ми нормативными документами по стандартизации.

Построение стандартов всех категорий и видов должно соответствовать следующей типовой структуре: наименова­ние стандарта; вводная часть (при необходимости); основная часть; информационные данные; содержание (при большом объеме текста или в сборниках). Установлены требования к каждому из этих элементов структуры, что обеспечивает чет­кость построения стандарта, краткость текста, определенность излагаемых норм и правил, облегчает поиск стандартов по наименованиям, а элементов основной части стандарта — по нумерации, отражающей структуру данной части.

Стандарт — это текстовой документ, сочетающий при не­обходимости текст с графическим материалом и таблица­ми. Требования к тексту способствуют точности изложения, применения стандартизированных терминов и обозначений, исключению оборотов разговорной речи, иностранных слов и терминов при наличии равнозначных им в украинском языке. Установлены требования к заголовкам, формулам, таблицам, графическим материалам, ссылкам, алфавитным указателям, примечаниям, условным обозначениям и др. Даются типовые фрагменты текста, например: «Стандарт полностью соответствует международному стандарту ИСО (МЭК)...», «Утвержден и введен в действие приказом Гос­стандарта Украины...» и др.

Оформление стандартов основано на применении единых форм для обложки и страниц стандартов всех категорий, а также на использовании единых элементов, вносимых в эти формы: обозначение стандарта, порядковый регистрацион­ный номер (четыре знака), а через дефис — две последние Цифры года утверждения (ДСТУ 2732-94). Установлены пра­вила нумерации страниц, применения форматов бумаги прв издании стандартов и т. п. Все это снижает затраты на поод готовку и издание стандартов, придает им необходимую юрщ$ дическую силу, облегчает их поиск. Содержание стандартов подробно детализировано с указанием в ряде случаев наиме^ нования включаемых разделов и подразделов, что облегчай! пользование ими.

Технические условия (ТУ) — нормативный документу разработанный для установления требований, регулирующие отношения между поставщиком (разработчиком, изобрета­телем) и потребителем (заказчиком) продукции, на которую отсутствуют государственные или отраслевые стандарты (либо в случае необходимости конкретизировать требования дан­ных документов).

Технические условия бывают двух видов: 1) ТУ, являю* щиеся неотъемлемой частью комплекта нормативных до­кументов на продукцию (изделия, услуги); 2) ТУ, являющие­ся самостоятельным документом.

ТУ состоит из вводной части (область применения) и раз­делов, расположенных в следующей последовательности: тех­нические требования, требования безопасности и охраны окру­жающей среды, правила приемки, методы контроля, транс­портирования и хранения, указания по эксплуатации, гаран­тии изготовителя.

К основным реквизитам ТУ относятся: обозначение ТУ, индекс документа, сокращенное наименование государства, код предприятия (организации) — держателя подлинника ТУ (восемь знаков), порядкового регистрационного номера (три знака и две последних цифры года утверждения). А кроме того, приводится наименование ТУ и выходные данные.