20. Документний фонд: поняття, основні види та їх значення в системі документ них комунікацій

Документний фонд (ДФ) – це сукупність документів, які через суспільну значущість охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються і використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі і т.ін.

Головною підсистемою ДФ є бібліотечний фонд (БФ) -це систематизована сукупність документів, що відповідають задачам, типу, профілю бібліотеки, а також документним потребам її користувачів і призначена для використання і зберігання документів протягом усього часу, поки вони представляють для користувачів реальну чи потенційну цінність.

Інформаційний фонд (ІФ) - це масив документів найбільших галузевих і міжгалузевих центрів та інститутів інформації, відділів НТІ різних підприємств, організацій, фірм, комерційних служб, бірж, агентств з інформації, обчислювальних центрів тощо.

Архівний фонд (АФ) - сукупність документів, утворилися в процесі діяльності установи організації, підприємства, суспільства чи особи (родини, роду). АФ складається в основному з текстових документів, що несуть ретроспективну інформацію, історично чи логічно зв'язаних між собою. Документи, незалежно від їхнього виду, місця створення і форми власності на них, що зберігаються на території України і відображають історію духовного, матеріального життя народу, мають історико-культурну цінність і визнані такими відповідною експертизою з реєстрацією у встановленому порядку, складають Національний архівний фонд України.

Музейний фонд - це упорядкований масив документів, збережених у музеях - організаціях, що займаються збором, збереженням, дослідженням і експозицією документів наукового чи культурного характеру. Усі колекції державних музеїв об'єднюють в Національний музейний фонд України. У фондах музеїв зберігаються документи двох видів: створені природою (зразки фауни і флори) і створені людиною, тобто ті, які несуть соціальну інформацію (картини, книги, предмети побуту тощо).

Документні фонди виконують ряд загальних завдань і функцій. Наприклад, рукописні, депозитарні фонди в бібліотеках виконують ту ж функцію, що й архіви. Бібліотечний фонд є в будь-якій іншій документній системі( в архіві, музеї та ін.). В той же час в бібліотеці може бути музей книги ( музейний фонд), архів, інформаційний центр та ін. Різниця між ними полягає в тому, що кожний ДФ підкорюється завданням тієї установи, в якому він функціонує. Наприклад, книга існує перш за все для читання, але поміщена в музейний фонд вона стає експонатом, що призначений не для читання. Будучи частиною експозиції, книга підкорюється правилам експозиційної діяльності. На відміну від бібліотечної, музейну книгу не видають додому, безпосередній доступ до неї обмежений. Функції фонду:

кумулятивна;

комунікативна;

меморіальна;

інформаційна;

освітня;

гедонічна;

виховна.

21. Документний поток та масив як системні об’єкти

ДП – це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаційним каналам від створювачів та виробників до користувачів.

Тимчасові слабо структуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу та транспортуванню) – це документні масиви (ДМ).

ДП та М – це складні явища і визначити їх сутність безпосередньо, тобто шляхом практичного обстеження, дуже важко. Найраціональніший шлях вивчення складних явищ – послідовний розподіл їх на елементи, встановлення зв’язків між ними та функцій кожного елемента.

На загальнотеоретичному рівні ДП та М - це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль. Поняття «система» – відносне, як і поняття «елемент». Наприклад, документ як система – це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає елементом більш загальної системи – документного потоку або масиву.

Система утворюється тоді, коли між елементами виникають зв’язки. Вони створюють структуру системи. Забезпечують її цілісність. У ДП та М як системних об’єктах зв’язки характеризуються багатоаспектністю.

За напрямом розрізняють прямі і зворотні зв’язки. Дп та М виникають в процесі встановлення прямих та зворотних зв’язків між створювачами та споживачами.

Зовнішнє середовище, що впливає на ДП та М як систему безпосередньо або опосередковано, виявляє себе через такі основні фактори:

економічний – рівень та структура доходів населення країни, темпи інфляції, обсяг бюджетних асигнувань на функціонування документно-комунікаційної сфери безробіття та ін.;

політико-правовий - вплив пануючого політичного режиму, офіційної ідеології, прийнятих законів та ступінь їх виконання, стан щодо дотримання прав людини;

науково-технічний – етап у розвитку науково-технічного прогресу, технології, що використовуються, рівень комп’ютеризації та ін.;

соціокультурний – звички, традиції, пануюча форма релігії, національна психологія, менталітет, грамотність населення;

демографічний – густота населення, динаміка народження та смертності, тривалість життя, міграційні процеси та ін.;

природничо-екологічний – розміри території країни, клімат, запаси корисних копалин, особливості екологічної ситуації та ін.

Зовнішнє середовище прямого впливу – це державні органи, виробники, розповсюджувачі та користувачі документів, джерела фінансування процесів створення, розповсюдження, акумулювання документів у суспільстві. Зовнішнє середовище непрямого впливу – це рівень розвитку технологій, стан економіки, політичні та соціокультурні фактори, чинники міжнародного середовища. Наприклад, аналіз даних науково-статистичного довідника «Преса УРСР: 1918-1973 рр.» свідчить про вплив на розвиток Дп та М соціально-політичних факторів. У роки Другої світової війни ДП книг і брошур УРСР зменшилися за обсягом у 5 разів, а окремі роки складав лише 3-4% від довоєнних років. У періоди стабільності ДП неухильно зростав – у 1970-ті роки середньорічний обсяг ДП книг і брошур удвічі перевищував аналогічні показники 1950-х років.

Нині в Україні у зв’язку з економічною нестабільністю кількісні показники річного обсягу ДП книг та брошур за назвами та тиражем знаходяться на рівні 1928-1929 рр.

Ці дані свідчать про системний характер ДП та М, що дійсно мають прямі та зворотні зв’язки з зовнішнім середовищем, які безпосередньо впливають на їх розвиток.

Ознаки, властивості, параметри та функції документних потоків та масивів:

Документні потоком і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документі потоки та масиви – це складові однієї системи, родоутворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.