19. Документна комунікаційна система: поняття, основні підсистеми, модель комунікаційного процесу

1. Документная коммуникация

Понятия «документная коммуникация», «система доку­ментных коммуникаций», «документно-коммуникационная система» являются базовыми для документоведения, нахо­дятся на стадии своего становления.

Документной коммуникацией (ДК) будем называть ком­муникацию, опосредованную документом, построенную на обмене документами между двумя или более людьми. ДК является подсистемой социальной коммуникации.

Документ возник и существует в документно-коммуника­ционном процессе, т. е. в такой коммуникации (связи между объектами реального мира), в которой от одного субъекта (от­правитель) к другому (потребитель) передается документная информация (т. е. информация, содержащаяся в документе).

Передача документной информации в обществе называ­ется социальной ДК. Ее отправителем и потребителем явля­ется человек или группа людей, общество в целом. В соци­альной ДК документная информация, выступающая сред­ством коммуникации, зафиксирована на материальном но­сителе. Иначе говоря, ДК — это процессы или способы распространения (передачи) информации в обществе, осуществ­ляемые с помощью документов.

В ДК в качестве средства коммуникации выступает доку­мент — материальный (вещественный) объект, на (в) кото­ром социальная информация зафиксирована, что позволяет ее хранить, а также передавать во времени и пространстве вместе с материальным носителем.

Элементарная модель социальной документной коммуни­кации представлена на рис. 6.

В процессе социальной документной коммуникации явно или скрыто присутствуют три основных элемента: комму­никант, коммуникат и реципиент.

О тношение «коммуникат-реципиент» (книга-читатель, документ-потребитель) является источником возникновения документных информации и коммуникации. В процессе ком­муникации осуществляется кодирование и декодирование информации, содержащейся в документе.

Рис. 6. Модель

документной

коммуникации

Коммуникант — отправитель документного сообщения, начинающий акт коммуникации (автор сообщения). Реци­пиент сообщения — его получатель, приемник (читатель, слу­шатель, зритель). Между коммуникантом и реципиентом устанавливается канал коммуникации, без которого связь не может состояться. По этому каналу от коммуниканта к ре­ципиенту передается коммуникат — документное сообще­ние. Документную коммуникацию можно считать состояв­шейся только в том случае, когда реципиент (потребитель) получил закодированную на материальном носителе инфор­мацию, отправленную коммуникантом, и декодировал ее.

В основе ДК лежит коммуникационный акт, в котором выделяются следующие составные части:

1. тот, кто передает документную информацию, — комму­никант — лицо или организация, генерирующие сообщение (автор документа, документной информации, сообщения);

2. тот, кому предназначена документная информация, — реципиент — это лицо или группа лиц, принимающих сооб­щение (потребитель документной информации, читатель, слу­шатель, зритель);

3. способ или канал передачи информации — коммуни­кант — это документ в форме книги, журнала, газеты, филь­ма, дискеты и т. п.;

4. содержание передаваемой информации, зафиксирован­ной на материальном носителе;

5. код — правила языка, на котором зафиксировано сооб­щение;

6. контекст — в нем сообщение обретает всю полноту своего смысла.

Обычно коммуникант имеет представление о том, как со­общение может интерпретироваться реципиентом. Однако результат интерпретации, т. е. толкование сообщения полу­чателем, определяется рядом факторов — прежде всего, ко­дированием.

Как известно, кодирование — это представление идеи, которую стремится донести до получателя коммуникант, в кодах или символах, т. е. в знаках, переводящих идею на язык, понятный реципиенту. Кодирование должно обеспе­чить интерпретацию сообщения получателем в соответствии с целью коммуникации, поставленной отправителем. В каче­стве кодов, как уже отмечалось, могут использоваться слова, звуки, цвет и т. п. Процесс кодирования в значительной степе­ни субъективен, поскольку зависит от личности кодирующего.

Составляя вербальные сообщения, стремятся правильно использовать семантику, т. е. воспринимаемое значение слов. Сообщение — это зафиксированная идея, которую хотел ком­муникант сообщить реципиенту.

Сообщение состоит из двух ведущих компонентов:

1. содержания сообщения — что оно, собственно, содер­жит — мысли, аргументы, доводы, факты;

2. средства передачи (канала) документного сообщения — книги, журнала, газеты, афиши, грампластинки, диска и т. п.

Декодирование сообщения — это перевод его на язык получателя. Оно определяется личным восприятием полу­чателя, его способностью распознавать и интерпретировать коды, использованные для передачи идеи. Адекватность вос­приятия сообщения носит в определенной степени субъек­тивный характер и может варьировать от нуля до ста про­центов. Так, незнание иностранного языка сводит возмож­ность декодирования иноязычного сообщения к нулю. А на­личие сходного профессионального, жизненного опыта у от­правителя и получателя увеличивает адекватность восприя­тия. Принимающий сообщение — реципиент — неотъемле­мый элемент связи, без него коммуникации нет. Реакция получателя определяет результативность, т. е. степень дости­жения цели с учетом затраченных усилий. Обратная связь, позволяющая оценить результативность сообщения, являет­ся непременным условием управления (регулирования) ДК.

Приведенная схема существенно упрощает проблему. В действительности от автора к потребителю ведет гораздо бо­лее сложный путь, на котором происходит процесс создания, распространения, хранения и использования документа, до­ступа приемника к документному сообщению.

Место документа в социальной ДК обусловлено его функ­цией передачи сообщения от коммуниканта к реципиенту. Любой документ как элемент ДК можно охарактеризовать по формуле: «кто, что, по какому каналу, кому, с каким эф­фектом сообщает». Этот перечень вопросов получил извест­ность как «формула Ласвелла». Часто ее сокращают до ми­нимума: «кто, о чем, кому». Эти вопросы в своей совокупно­сти должны охарактеризовать процесс коммуникации: кто является коммуникантом; в чем состоит суть сообщения; по какому каналу оно передается (то есть особенности матери­ального носителя и знаковой системы); какому реципиенту предназначено сообщение; какова цель коммуникации и усло­вия ее осуществления (где, когда отправлено сообщение). Наконец, заключительный вопрос — с каким эффектом — должен показать, состоялась ли в действительности комму­никация, то есть получена ли потребителем информация. Таким образом, документ является средством (каналом) передачи информации, если его рассматривать как элемент коммуникационного процесса в целом, или источником ин­формации (коммуникатом), если рассматривать его с пози­ции реципиента.