14. Нормативно-правова база професійної діяльності спеціаліста в в галузі документно-інформаційного забезпечення управління.

Оскільки закону про діловодство та діловодну службу досі ще прийнято не було, базовим законом в сфері діловодства, а отже й документаційного забезпечення установи, є закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи». В ньому подаються визначення діловодству, номенклатурі справ, документам та визначається їх цінність і рівень доступу до них [7, ст.3].

Закон України «Про інформацію» підтримує право громадян на інформацію та регулює правові основи інформаційної діяльності установ, встановлює загальні правові основи одержання, використання, поширення та зберігання інформації, в тому числі документної. Дає визначення інформації, інформаційній політиці та іншим термінам, які використовуються в інформаційній діяльності будь-якої організації [6, ст. 1].

Закон України «Про державну таємницю» дає визначення таємності документів, визначає доступ до інформації, режим секретності та умови роботи з нею [2, ст. 3].

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» - встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Дає визначення поняттям, що стосуються впровадження та використання електронного документообігу. Регулює відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів [5, ст. 2].

Відповідно до закону України «Про засади державної мовної політики» документи складаються державною (а отже українською) мовою [4, ст. 6].

До документів, що регламентують роботу з документами відносяться:

• Інструкції;

• Стандарти;

• Класифікатори;

• Держстандарти;

• Нормативно-методичні посібники.

На основі «Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» безліч установ розробляють власні інструкції з діловодства. Вона визначає загальні положення, що регулюють функціонування структурних підрозділів з діловодства. Встановлює вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами (підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням) [12, ст. 2].

«Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію» визначає порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, що які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави [9, ст. 1-95].

«Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» розроблено відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій. Це нормативно-правовий акт, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі – архівне зберігання) або для знищення. Використовується під час формування справ, при підготовці різних видів номенклатур справ, розробленні схем класифікації документів [11, ст. 1].

Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-98) номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями. Створений для збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами [13].

ДСТУ 2732: 2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» – державний стандарт, що дає визначення термінам та поняттям у сферах діловодства та архівної справи. Застосовується в роботі органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших суб'єктів господарювання, що діють в Україні, а також технічних комітетів стандартизації, науково-технічних та інженерних товариств [15, ст. 3-5].

ДСТУ 4163: 2003 «Державна уніфікована система документації. Основні положення.». Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Поширюється на організаційно-розпорядчі документи (окрім процесів створювання та використання електронних організаційно-розпорядчих документів) [18, ст. 4-7].

ДСТУ 3843: 1999 «Державна уніфікована система документації. Основні положення» - призначений для використання міністерствами (відомствами), підприємствами, організаціями усіх форм власності з метою впорядкування інформаційних документопотоків. Визначає загальни положення з уніфікації управлінскої документації та правила розроблення, узгодження, затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документів у складі державної уніфікованої системи документації [14, ст. 2].

ДСТУ 3844:1999 «Державна уніфікована система документації. Формуляр зразок. Вимоги до побудови» - розроблений для створення ОРД. Визначає склад реквізитів документів, вимоги до їх змісту та розташовування, зображення емблеми організації або товарного знака, посилання на реєстраційний індекс і дату, вимоги до бланків та оформлювання[13, ст. 3].

Вся ця нормативно-правова база організації сучасних діловодних процесів регулює чітке керування інформаційним та документним забезпеченням організацій будь-якої форми власності, встановлює стандартні вимоги щодо створення, використання та зберігання документної інформації.