Ділове листування.
Службові листи – узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступають основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підприємств.
Різновиди ділового листування:
дипломатичне (у міждержавних установах);
адміністративне (між органами влади та їх структурними підрозділами);
комерційне (між приватними установами).
Реквізити:
Назва міністерства (лише для державних структур);
Адресант;
Номер і дата листа;
Адресат;
Заголовок листа (щодо…., про….);
Текст;
Перелік додатків;
Підпис адресанта;
Печатка;
Віза виконавця (прізвище та номер телефону).
За функціональними ознаками службові листи поділяються на:
ті, що потребують відповіді: листи-прохання (метою є одержання інформації, послуг, товарів, ініціювання певних дій, необхідних автору листа), листи-звернення (коротко викладається суть свого проекту, де вказується, чому Ви вирішили звернутися саме до цього спонсору, доводите здатність Вашої організації виконати запропонований проект, і називаєте запитувану для проекту суму з розбивкою її по основних статтях), листи-пропозиції (пропозиціями про співпрацю. До тексту листа можуть бути прикладені доказові переконливі матеріали у вигляді угод, проспектів і т.д.), листи-запити (звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи посадової особи) із проханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо.), листи-вимоги (примушення адресата виконати взяті на себе зобов’язання за умови серйозного порушення ним раніше прийнятих домовленостей і безрезультатності неодноразових нагадувань про це), листи-претензії (пред’явленням претензій партнерові, який порушив умови укладеної угоди й виконав неякісно або ж зовсім не виконав покладені на нього обов’язки).
ті, що не потребують відповіді: листи-попередження (адресат попереджається про припинення попередньої домовленості, у разі невиконання ним своїх зобов'язань), листи-нагадування (містить нагадування про виконання домовленостей, зобов'язань і заходи, які будуть прийняті у разі їхнього невиконання), листи-підтвердження (письмове підтвердження попередньої угоди, домовленості або запрошення.), листи-відмови (негативна відповідь на прохання чи пропозицію адресата), листи-повідомлення (треба повідомити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо), супровідні листи (повідомлення адресата про напрям яких-небудь документів), гарантійні листи (складаються з метою підтвердження певних обіцянок або умов і адресуються організації або окремій особі), листи-розпорядження (містить в собі необхідні дії в тій чи іншій ситуації).
Окремим видом є лист-запрошення (з пропозицією взяти участь в семінарах, нарадах і інших заходах зазвичай адресуються керівникові організації, конкретному посадовцю, але можуть бути адресовані і всьому колективу. У листах вказуються умови участі, місце і час проведення заходів, а при необхідності і форма одягу. У листі зазвичай оформляється реквізит «додаток», в якому повідомляється програма заходу), який потребує відповіді в тому разі, якщо це вказано в тексті.