2. Документальное оформление движения материалов

Наличие материальных ценностей на предприятии постоянно изменяется в связи с их движением (поступление на предприятие, внутреннее перемещение, отпуск в производство, реализация, выбытие). Все операции по движению материалов осуществляют материально ответственные лица – кладовщики, заведующие складом, лаборанты и т. д. Руководитель предприятия, принимая их на работу, заключает с ними договор о полной материальной ответственности. Материальная ответственность может быть полной, индивидуальной, коллективной. В соответствии с Гражданским кодексом отдельные должности подразумевают наличие полной индивидуальной ответственности. Перечень таких должностей определен положением о материальной ответственности.

Предприятие получает материалы в основном от поставщиков. Это промышленные и сельскохозяйственные предприятия, предприятия оптовой торговли и т.д. Взаимоотношения между ними строятся на основе договора поставки.

Договор поставки – это правовой документ, который определяет права и обязанности поставщика и покупателей. Его основные реквизиты:

• наименование сторон;

• основные реквизиты сторон – адрес, банковские реквизиты и т.д.;

• предмет договора;

• цены;

• сроки поставки;

• порядок расчетов;

• санкции за нарушение условий договора и т.д.

Порядок приемки ценностей и их документальное оформление зависит от места приемки. Если ценности принимаются на складе поставщика, то предприятие поручает лицу, с которым заключен договор о материальной ответственности, получить ценности. При этом ему выдается доверенность.

Доверенность – это бланк строгой отчетности. Учет таких бланков ведется в специальной книге, где указывается дата выдачи доверенности, ее номер, фамилия, имя и отчество получателя доверенности, цель ее выдачи, срок действия.При получении доверенности получатель расписывается за нее в этой книге. Если в установленные сроки доверенность не использована, то она возвращается на предприятие, ее гасят (перечеркивают) и прикладывают к книге учета доверенностей, а по строке, где она зарегистрирована в книге, помечают:«Не использована».

Основные реквизиты доверенности:

• наименование предприятия;

• его ИНН;

• расчетный счет;

• номер, дата доверенности;

• паспортные данные лица, которому выдана доверенность;

• цель выдачи доверенности;

• подпись главного бухгалтера и руководителя;

• печать.

При приемке материалов получатель оставляет доверенность у поставщика. Поставщик в документах на отпуск обозначает реквизиты получателя.

Приемка материальных ценностей на складе поставщика осуществляется путем проверки соответствия количества и качества.

Затаренные ценности принимаются по количеству мест и массе брутто или по количеству единиц и массе нетто по трафарету. В случае если тара оказывается поврежденной, получатель должен потребовать вскрытия тары и проверки содержимого по количеству единиц, массе и качеству.

Товарный груз обязательно сопровождается основными и вспомогательными документами. К основным документам относят накладные всех видов, счета-фактуры, закупочные акты, а к вспомогательным ― сертификат соответствия, гигиенический сертификат, качественное удостоверение и т.д.

Материалы могут перемещаться внутри предприятия. Такое перемещение, называемое движением, оформляется лимитно–заборными картами. В последних записи производятся ежедневно в соответствующих графах, отражаются материалы, возвращенные на склад. Возврат материалов из производства оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов.