Соціальна суть і функції документа
Поняття «документ» являється центральним, фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відбиває признаки реально існуючих предметів, слугуючи об’єктами практичної діяльності по створенню, відбору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, розповсюдженню та використанню документної інформації в суспільстві. Це поняття широко використовується в усії сферах суспільної діяльності. Майже в кожній структурі знання є одна чи кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об’єктів, яким надається статус документа.
Як і будь-яка система, документ створюється суспільством лише стільки, скільки він виконує ті чи інші необхідні суспільству функції.
Функція документа – це його суспільна роль, соціальне призначення, ціль, задача. Документ – полі функціональний об’єкт, виконуючий ряд взаємопов’язаних соціальних функцій.
Весь спектр соціальних функцій документа можна поділити на три групи:
Головну;
Спільну;
Спеціальну.
Головна найбільш розповсюджуючи функція документа – це зберігання і передача інформації в часі чи просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства за допомогою розповсюдженої документної інформації.
Спільні функції – інформаційна, комунікативна, кумулятивна – характерні для всіх документів, незалежно від їх типу і виду.
Спеціальні функції не для всіх, а для конкретних типів документів, де вони проявляються в великій степені в відповідності з соціальними потребами суспільства. До них відносяться: управлінська, пізнавальна (освітня), правова, суспільно культурна, меморіальна, гедонічна та ін. функції.
2. Комунікаційні можливості документа
Документ як джерело інформації
Нині людство наблизилося до створення глобальної інформаційної цивілізації, у якій найважливішим ресурсом стає інформація. Зростає зацікавленість до оперативної передачі релевантної інформації, її накопичення, упровадження найновіших досягнень у повсякденне життя, легкодоступного виходу у світові телекомунікаційні мережі.
Формування інформаційних взаємозв'язків між людьми в процесі пізнання дійсності світу визначається на терені історичного поступу тим, що поняття інформації стає щодалі все більш фундаментальним чинником розвитку науки. Інформація в цьому аспекті поєднує найрізноманітніші явища пізнання як об'єктивної реальності, так і людської психіки, особливо у взаємозв'язках людини й навколишнього середовища.
Джерелами інформації, згідно із Законом України "Про інформацію", є "передбачені або встановлені Законом її носії: документи та різного роду носії інформації, які являють собою матеріальні об'єкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи".
У свою чергу, "документ" - це передбачена Законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання й поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.
Із поняття м и "джерело інформації" та "документ" пов'язане поняття "носій інформації (даних)", яке у науковій літературі визначається як матеріальний об'єкт, призначений для зберігання даних. Наведені визначення джерел інформації та документів мають ключове значення у випадках, пов'язаних із вирішенням правових аспектів інформаційних відносин.
Як свідчить історія розвитку цивілізації, інформатизація - це удосконалення спілкування, комунікацій між людьми за допомогою новітніх досягнень науки та техніки.
Характерним виявом визнання важливості процесів інформатизації, створенням умов для всезростаючого задоволення інформаційних потреб населення стало прийняття у 1998 р. Закону "Про Національну програму інформатизації", який визначив загальні принципи державної політики у сфері інформатизації суспільства, а також пріоритетні напрями розвитку провідних галузей економіки, соціальної сфери, науки, освіти, культури. Законом покладається на державу регулювання процесів інформатизації суспільства, забезпечення системності, комплексності й узгодженості їх розвитку.
Зазначене вимагає чіткої диференціації керуючих і керованих соціальних об'єктів, керування соціальними процесами в яких реалізується за допомогою управлінської інформації - інформації, що відображає зміст дій управління.
Інформаційні потоки
Розглянемо формування та рух інформаційних потоків, на прикладі управлінської документації.
Спрямування потоків управлінської інформації від об'єктів вищого рівня до об'єктів нижчого рівня й навпаки - знизу вгору, відбиваючи зміст діяльності цих об'єктів відповідно до їх завдань та встановлених повноважень.
Низхідні потоки інформації за ступенем поширення можуть бути загальнодержавними чи територіальними. Наприклад, Універсал національної єдності, закони України, укази Президента України, постанови, рішення Верховної Ради та Кабінету Міністрів України мають загальнодержавне поширення, а розпорядження голови міської ради - тільки в межах міста).
У низхідних потоках управлінської інформації можна виділити частину інформації, призначену для всіх суб'єктів господарювання (наприклад, Державного комітету статистики України чи Міністерства фінансів України), або орієнтовану на тих, що функціонують у певній галузі чи сфері діяльності, наприклад, рішення колегії Міністерства освіти й науки України для навчальних закладів.
Існує чітка регламентація створення та розповсюдження управлінської інформації в державі, що зафіксована в нормативних документах (наприклад, Порядок розроблення та прийняття законів України й правозастосовної діяльності чи Порядок підготовки, подання та розгляду проектів постанов і розпоряджень та інших документів загальнодержавного значення Кабінетом Міністрів України).
Висхідні потоки інформації містять показники управління в межах самого соціального об'єкта. Вони свідчить про його ефективність, відображаючи таким чином зміст дій управління. Як база для оцінювання діяльності соціальних об'єктів, ця інформація водночас показує, наскільки ефективним є управління з боку вищих ланок, якого воно погребує коригування чи оновлення. У свою чергу, рівень керування вищих органів влади всіма низовими інфраструктурними ланками в державі також залежить від якості організації управління в цих низових установах.
Таким чином, більшу частину документаційного фонду будь-якої установи складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління.
Отже, в цілому зв'язок документа з інформацією можна подати таким чином:
а) документ є носієм соціальної (а не природної) інформації, оскільки він створюється людиною для використання в суспільстві;
б) документ передбачає наявність семантичної (смислової) інформації, що є наслідком інтелектуальної діяльності людини;
в) інформація розповсюджується дискретно, тобто у вигляді повідомлення, яке може являти собою окремий документ чи сукупність документів;
Сукупність підготовлених для ефективного використання членами суспільства документів з метою отримання оперативної інформації й створює його документний ресурс.
Документно-комунікаційна система
Комунікація - це процес обміну інформацією.
Термін "комунікація" походить від латинського слова, яке означає "спільне" або "розділене між усіма". Якщо не досягається взаєморозуміння, то комунікація не відбувається.
Основні функції комунікаційного процесу полягають у досягненні соціальної спільності при збереженні індивідуальності кожного її суб'єкта, тобто комунікаційний процес можливий лише за умови існування соціуму, отже, носить соціальний характер.
Відповідно до закону документаційного супроводу соціальних комунікацій, запропонованого Ю.М.Столяровим, "кожна соціальна комунікація обов'язково опосередковується документом, і всі соціальні інститути за своєю сутністю є документними, оскільки кожен з них зайнятий або виробництвом, або транспортуванням, або одержанням, обробкою та зберіганням документа, наданням його користувачам тощо" [32].
В окремих актах комунікацій може реалізуватись управлінська, інформативна, емотивна (така, що викликає емоції) та інші функції документа.
Документна комунікація - це комунікація, опосередкована між документами в соціумі та побудована на їх обміні між двома або більше споживачами інформації. У своїй основі процес комунікації становить процес руху інформації в ланцюзі "відправник - канал - одержувач".
Документна комунікація має свою модель, яка показана на схемі.
Модель документної комунікації.
Комунікант - відправник документної інформації.
Комунікат - канал передачі інформації (архів, бібліотека, усна розмова, традиційна пошта, електронні засоби зв'язку тощо).
Реципієнт - одержувач документної інформації.
Кодування - певні мови, якими представлено зміст документа.
Декодування - розшифрування коду, що може вимірюватись у процентному співвідношенні від 0 до 100%.
Зазначена модель має місце у випадку безпосередньої взаємодії між учасниками комунікаційного процесу. У реальній дійсності документно-інформаційна комунікація має більш складні форми й включає цілий ряд посередницьких структур.
Функціонування процесу документної комунікації забезпечується документно-комунікаційною системою, що являє собою підсистему соціальної комунікації і е потужною системою передачі соціальної інформації.