3.3. Документация и технология ее формирования

3.3.1. Понятие, виды, структура экономического документа

Основными носителями информации в автоматизированных финансовых системах являются входные и выходные документы, представляющие собой носители информации утвержденной формы и имеющие юридическую силу.

Входные документы содержат первичную, необработанную информацию, отражающую состояние управляемого объекта. Они заполняются вручную либо при помощи технических средств.

Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и изготавливается на принтерах.

В бухгалтерском учете и финансово-кредитной системе принятые формы документации регулируются действующими нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов Республики Беларусь. В кредитных органах документация используется для управления денежным обращением, в финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, распределения национального дохода.

Развитие систем автоматизированной обработки, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. Такая унификация была проведена в государственном масштабе в 70-х гг.

Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям построения.

Документ — информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу. В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с ОКУД.

Унификация предполагает следующие требования к документам:

• стандартная форма построения;

• приспособление к автоматизированной обработке;

• минимизация показателей;

• исключение дублирования;

• полнота.

Cтандартная форма построения предусматривает выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит следующие реквизиты, характеризующие место и назначение документа:

• наименование учитываемого объекта;

• индекс формы документа, код по ОКУД, гриф утверждения;

• наименование документа;

• зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которая должна быть закодирована.

Содержательная часть строится, как правило, в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия. Документы могут быть однострочные и многострочные, односторонние и многосторонние. Все производные строки и графы снабжены подсказками.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

3.3.2. Проектирование форм входных документов

На предварительной стадии проектирования в ходе обследования объекта автоматизации тщательно изучаются все виды и формы первичных документов (см. п. 4.2), применяемых для решения задач:

• выясняется соответствие форм первичных документов требованиям внедряемых компьютерных технологий;

• анализируется принадлежность используемых документов к унифицированным системам документации;

• выявляется возможность замены действующих нестандартных бланков унифицированными.

Если таковой возможности не представляется, осуществляется разработка новых форм первичных документов.

Разработка форм первичных документов осуществляется в следующей последовательности:

1) уточняется состав реквизитов, включаемых в документ;

2) выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке, и распределяются по следующим трем зонам:

• 1-я зона — постоянные признаки, располагаемые в заголовочной части, в рамке для построения кодов постоянных признаков;

• 2-я зона — переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков;

• 3-я зона — количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.

В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые располагаются в последней графе (строке) или в конце документа. Контрольные суммы получаются путем арифметического подсчета данных строки, графы или документа.

Реквизиты, подлежащие вводу в машину, обводятся утолщенными линиями для удобства заполнения и наглядного ввода данных путем набора на клавиатуре персонального компьютера.

Сначала составляется эскиз первичного документа. Затем он утверждается, тиражируется и внедряется при переводе экономической задачи на автоматизированную обработку. Дальнейшая технология работы с первичными документами связана с организацией размещения этих документов в памяти компьютера.

Для ввода данных вручную на основе бланков первичных документов возможно несколько вариантов:

• экранная форма полностью копирует бланк документа;

• экранная форма является унифицированным макетом для помещения в нее значений реквизитов разных, но примерно одинаковых по наполнению платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров и иных документов.

Возможность проектирования форм первичных документов, отраженных на мониторах ПК, позволяет реализовать идею создания безбумажной технологии. Машинный документ в этом случае выполняет функции первичного документа, имеет юридическую силу, так как подписывается составителем; авторизация документа устанавливается паролями.