Как пользоваться методикой tco

Эффективность методики TCO подтверждается временем – она уже более 20 лет успешно применяется для анализа сложных информационных систем. На сегодняшний день аудит информационных систем по стандартам Gartner Group является одним из наиболее широко применяемых приемов, использующихся для выработки рекомендаций по оптимизации затрат на ИТ.

Даже однократная оценка совокупной стоимости владения ИТ-инфраструктурой может повысить эффективность управления затратами, тем самым увеличивая эффективность использования ИТ на предприятии. Если учет затрат на ИТ-инфраструктуру по методике TCO будет проводиться на регулярной основе – это даст возможность не только оптимизировать затраты на содержание и развитие информационных систем, но и привести план развития ИТ-инфраструктуры в соответствие основным бизнес-целям фирмы.

Однако было бы странно предположить, что вопросы проверки работы ИТ-инфраструктуры и сервисных служб будут возложены на существующий в компании Отдел информационного обеспечения. Для того, чтобы непредвзято посчитать все затраты в рамках методики вычисления совокупной стоимости владения IT-инфраструктурой рекомендуется пригласить сторонних консультантов.

Профессиональные консультанты, в отличие от «Отдела информационного обеспечения», не являются заинтересованной стороной, им не потребуется скрывать те или иные махинации или просчеты – в данном случае они будут выступать независимым арбитром. Более того, этим консультантам не потребуется разбираться в методике расчетов совокупной стоимости владения и в инструментах для ее расчета – это их специализация.

Для эффективной работы по аудиту ИТ-инфраструктуры предприятия необходимо сформировать рабочую группу, в состав которой войдут сторонние специалисты и ряд менеджеров со стороны предприятия Заказчика. Менеджеры со стороны Заказчика должны быть специалистами в прикладных областях, связанных с бизнес-процессами, происходящими на предприятии и будут выполнять функции бизнес-аналитиков. Рабочая группа должна в обязательном порядке включать одного из топ-менеджеров предприятия, наделенного полномочиями принимать ответственные для бизнеса решения.

Результатом работы такой рабочей группы будет план по реформированию сервисных ИТ-служб, по модификации (устранению узких мест) в ИТ-инфраструктуре предприятия. Итоговыми документами станут планы по развитию информационных систем на ближайшую перспективу, включая рекомендации по ИТ-бюджету, а так же ряд внутренних регламентов, регулирующих описанные выше производственные процессы.

Упрощенная методика расчета tco

Упрощенная методика, о которой пойдет речь, представляет собой шаблон подсчета итоговой цифры и, казалось бы, мало полезна. Однако в нашей стране, скорее всего, нет ни одной организации, в которой бы велась регулярная оценка показателя совокупной стоимости владения собственной информационной системой в расчете на одно рабочее место. Рассказывать сразу о комплексной методике расчета TCO (например, от Gartner Group) было бы равносильно рассказу о специфике организации производства по технологии JIT (Just In time Manufacturing) - производства точно по графику без складских запасов. Интересно, но в наших условиях совершенно бесполезно.

Упрощенная методика расчета TCO дает возможность сравнивать затраты на разных временных участках (например, текущий год и прошлый, или текущий квартал и предыдущий), оценивая изменения. Самое главное, что дает эта методика - понимание структуры затрат на ИТ, а следовательно, и возможностей сокращения этих затрат. Основной ее недостаток заключается в том, что по ней невозможно сравнивать различные варианты построения системы.

Итоговая форма отчета "Анализ общей стоимости владения" представлена далее. Для иллюстрации выбрана структура затрат за 2001 г. украинской компании, работающей в сфере информационных технологий и ведущей отдельный бюджет отдела автоматизации и связи, что позволяет рассчитать и контролировать показатель TCO.